Cuántas veces habrás deseado que el día sea más largo o vas diciendo por ahí frases del tipo «no me da la vida», mientras tratas en vano de llegar a todo. Bienvenido al club de la falta de tiempo, adelante, acomódate que al fondo hay sitio entre el señor con bigote que no separa la vista de su Smartphone y la morena que rebusca nerviosa algo en su bolso. Por mucho que pongamos velas a San Pancracio, las 24 horas del día no se van a alargar.
Asumamos que el tiempo es el mismo para todos y que quizá el problema no es la falta de él, sino la falta de organización. Para que salgas de ese club donde el rendimiento brilla por su ausencia, te dejamos 10 consejos para aprender a gestionar el tiempo y ayudar a mejorar tu productividad.
1. ¿Qué tienes que hacer?
Lo primero es lo primero así que empieza por saber qué tienes que hacer. Analiza las tareas para priorizarlas, según sean más o menos importantes. Es muy práctico organizarlas por grado de urgencia, de dificultad, o de afinidad para agrupar aquellas que pertenezcan al mismo ámbito.
2. Fija objetivos
Antes de ponerse manos a la obra, es básico saber a dónde nos dirigimos para no perder de vista la meta. Comenzar a trabajar sin saber a dónde vamos hará que nos perdamos por el camino. Hacer una lista con unos objetivos claros y definidos te ayudará a alcanzarlos. Cada vez que logres uno, el hecho de tacharlo de la lista te motivará a seguir y aumentará tu confianza.
3. Hazte con una agenda
Es imprescindible contar con un soporte donde dejar por escrito todo lo anterior. Desde la simple libreta y el boli, a las agendas más completas, pasando por las aplicaciones móviles o incluso los programas de monitorización de tiempo, que te avisan del tiempo que llevas invertido en una tarea y el que te queda, e incluso se sincronizan con tu Google Calendar. Elijas el formato que elijas, necesitas una herramienta que te ayude a planificar y organizar el trabajo.
4. Planifica
Ahora solo te queda planificar el tiempo de trabajo, como mínimo a una semana vista. Asigna a cada tarea un tiempo de ejecución concreto y hazlo de un modo realista, no estimes fechas de entrega que luego sean imposibles de cumplir. Programa lo más urgente primero, para liberarte lo antes posible e intenta alternar tareas cortas con otras más complejas.
5. Mantén el orden
Algo tan simple como ordenar el espacio de trabajo, despejar el escritorio de papeles y objetos innecesarios facilita que centres tu atención, te evita perder tiempo buscando documentos y ayuda a mantener hábitos rutinarios que te harán más eficaz.
6. No te olvides de descansar
Cuando planifiques los horarios de trabajo no olvides incluir al menos 15 minutos de descanso cada dos horas para despejar la mente. Es importante además cuidar los tiempos de sueño y conocer tus propios ritmos para trabajar en tus horas de mayor rendimiento y recuerda que, normalmente, después de comer y al final de la jornada se pierde concentración.
7. Evita los ladrones de tiempo
Esfuérzate por mantener a raya las distracciones. Céntrate en identificar cuáles son tus puntos débiles para eliminarlos o, al menos, minimizar su impacto. Ojo, por ejemplo, con el móvil, las redes sociales, las conversaciones banales, el correo electrónico o las consultas a internet que se prolongan más de lo necesario.
8. Huye de…
El perfeccionismo excesivo, la impuntualidad, las reuniones innecesarias, no saber decir que no, asumir tareas que no te corresponden o hacer varias cosas a la vez.
9. Revisa y actualiza
El plan de trabajo no es algo estático, sino que ha de adecuarse a la realidad. Por eso, es importante que cada día revises si has cumplido tu planificación de la jornada anterior, veas dónde has fallado y vayas actualizándolo con la práctica.
10.Fuerza de voluntad
De nada sirve una buena planificación si después no la llevas a cabo. Respetar la gestión del tiempo requiere fuerza de voluntad y constancia pero, una vez que comiences y empieces a ver los resultados, estarás más motivado para seguir adelante.
Actualizado en abril de 2022.
