En este post analizaremos de forma breve la webinar impartida por Bernardo Baiz Núñez, experto en Dirección de Proyectos de Negocio y especialista en implementaciones de PMO (Oficina de gestión de proyectos).
La implementación de una PMO en cualquier tipo de organización es una actividad cada vez más recurrente a nivel global, el vídeo nos muestra ejemplos reales de estas implementaciones y de cuáles son los pasos correctos a seguir.
Lo primero de todo es saber qué es una PMO, Bernardo Baiz Núñez nos da la siguiente definición:
Es una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobierno relacionados con el proyecto y hace más fácil compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas. Las responsabilidades de una PMO pueden abarcar desde el suministro de funciones de soporte para la dirección de proyectos hasta la responsabilidad de la propia dirección de uno o más proyectos.
Una vez que ya sabemos qué es exactamente una oficina de gestión de proyectos hemos de tener en cuenta que existen de diferentes tipos, aproximadamente más de 40, pero son cuatro las más usadas, concretamente:
- PMO Autónoma, para un proyecto único, consta de una ejecución y gestión propia.
- PMO Funcional, da enfoque a proyectos y funciones, se encuentra muy presente en la implementación de tecnologías.
- PMO Finalista, trabaja integrada al negocio y se enfoca en los resultados.
- PMO Estratégica, se orienta sobre todo al ROI.
Que decidamos incluir un tipo de PMO no quiere decir que debamos renunciar al resto dado que circulan entre ellas y pueden ir variando, son ejecuciones muy dinámicas.
Existiendo tantos tipos de PMO debemos tener en cuenta cuáles son las necesidades de nuestra organización para implantar la más adecuada, por eso debemos considerar todos los aspectos que intervienen en el proyecto y plantear nuestros objetivos a largo plazo.
La inclusión de una PMO en una empresa consta de 5 fases:
- Diagnóstico y evaluación
- Definición del alcance y planificación
- Establecer procedimientos y recursos
- Gobernabilidad y organización
- Analizar los reportes y KPIs
Con una buena gestión y enfoque en estas cinco fases lograremos los resultados deseados, es decir, habremos cumplido los objetivos que hemos establecido en dicha planificación o estaremos en el camino adecuado para lograrlo. Para que esto ocurra es esencial ver dónde o qué puede provocar errores y debilidades.
Aun así, como se muestra en el webinar, el 50% de las PMO fracasan pasados tres años, las razones de esta situación se debe a que en ocasiones se las pone en duda y que no existe una buena ejecución. Por el contrario organismos como KPGM indican que contar con una oficina de proyectos es una práctica que ayuda a mantener el foco de atención en la dirección de proyectos.
Esto sólo es un pequeño comentario sobre las PMO, si deseas conocer más acerca de ellas, te recomiendo visualizar la webinar de Bernardo Baiz Núñez ¡Totalmente aconsejable!
