Las jornadas “El Arte de Organizar” son un éxito en Ostelea porque permiten a los alumnos de MICE poner en práctica todo lo aprendido durante el Máster, adquirir conocimiento y desarrollar un evento de verdad. Para ellos, es siempre una experiencia: “Entre las seis personas que lo organizábamos, nos hemos dividido las tareas. Por un lado, ha estado la atención a cada ponente y, por otro, el trabajo de diseño, organización de sala, regalos… Nos hemos complementado muy bien”, explica Lara Torreguitart, alumna organizadora de las jornadas. Lara destaca que tales actos ayudan a planificarte mejor y “a tener una base para el próximo evento, pues se aprende de los errores”. Para la alumna es muy importante asistir a las actividades de Ostelea, mostrarse proactivo y aprovechar el contacto y el networking de los profesionales que vienen a la escuela, “te va a servir para el futuro”.
Anaid Gil, jefa de desarrollo en una multinacional del sector de distribución; Gloria Montalvo, organizadora de bodas y directora de la finca Santa Margarita; y María Vives, experta en protocolo y actualmente socia de la empresa Código 372 han sido las tres mujeres profesionales de diversos ámbitos convocadas por los estudiantes.
Desde el punto de vista de los Recursos Humanos, Anaid Gil explica que, primero, se debe tener claro el tipo de evento que se va a realizar para reclutar a los mejores. “La pasión, gustarte lo que haces, dónde lo haces… Son temas fundamentales para que se lleve a cabo”. Como consejos a los alumnos, Anaid, responde que, además de la imagen, hacer un buen currículum también es muy importante. “Los detalles, qué poner y qué no, demostrar el talento y si algo no ha salido bien, habla de ello y sobre todo cómo lo hemos solventado”.
Su ponencia ha versado sobre la gestión de un evento desde el departamento de Recursos Humanos. Aquí inciden temas como el talento y el personal adecuado, así como la elección de los colaboraciones para el equipo. “En la gestión del talento debemos potenciar lo mejor de cada uno, es decir, poner a cada uno en el lugar en el que lo sabe hacer mejor”. También debe tenerse en cuenta la entrevista, la definición de puestos y responsabilidades, y la elección del líder. Para Anaid las competencias y habilidades que se necesitan para organizar el evento son la planificación, las multitareas, la capacidad de influencia y persuasión, la orientación al cliente y resultados, el trabajo en equipo y la creatividad.
Coordinadora de eventos y actualmente responsable del mantenimiento y de la organización de bodas en Santa Margarita, una preciosa finca situada a unos kilómetros de Barcelona, Gloria Montalvo opina que lo más gratificante de la organización de eventos es poder adaptarse a cada boda y dar lo mejor de ti. “Es especial, cuando una persona se te acerca, y te dice que han estado bien atendidos o que la decoración está muy cuidada. Disfrutas con ellos”. Gloria explica que lo importante es detectar las necesidades de los novios y tener un plan B, siempre. “En Santa Margarita ofrecemos algo más, pues en muchos lugares todo está muy medido, encorsetado, y en la finca damos mayor libertad”.
La organizadora de bodas reconoce que lo más complicado del sector son las novias perfeccionistas, el tiempo que va a hacer y cumplir los horarios. Gloria explica que estamos ante un ámbito como muchas fluctuaciones, “declives y subidas. Este año hemos notado una recuperación, y en parte, se debe al auge de las redes sociales que favorece que las novias tengan más ganas de hacer muchas cosas en sus bodas”.
Experta en protocolo, y profesional de la comunicación y las RRPP durante muchos años, María Vives es socia ahora de su propia empresa, y en “El Arte de Organizar” ha explicado, de forma amena, lo peor y mejor de un evento, analizando un caso concreto. María aconseja que todo evento tenga un hilo conductor, que se dé importancia a la comida, que la información es poder y que los detalles cuentan, “en cuidarlos, radica la diferencia”. Para María el protocolo es saber descifrar cualquier imagen y saber quién es quién para, sin conocerlos, darle a cada uno el sitio que le pertenece. Indiscutiblemente, el protocolo ha cambiado mucho “antes pertenecía al ámbito más oficial y ahora el mando lo tienen las empresas”. Los hándicaps de este sector, según la experta en protocolo, son los horarios, por lo que es algo vocacional. “El valor añadido es la creatividad; todo está inventado, debes demostrar creatividad con poco presupuesto. Y esto se puede hacer”.
En cuanto al desarrollo del evento, María estuvo encantada. “Es la primera vez en mi vida, y llevo más de 30 años en esto, que veo que se utiliza el arte de recibir como práctica, y esto es un gran valor. Me ha sorprendido gratamente, porque una de las cosas más importantes de nuestro trabajo es saber recibir y despedir. Es con lo que te quedas”.
La profesora de MICE, Sara Gómez, es una de las impulsoras de estas jornadas. Hace balance de las que se han celebrado durante este año. “Las jornadas son muy importantes al estar, los alumnos, en contacto con profesionales de élite que explican sus experiencias, tanto lo bueno como lo malo, que es lo realmente interesante. Y los alumnos participan en la realización del evento, toman contacto con ellos y entienden cómo se organizar un evento”.
