Una conferencia de prensa puede ser la mejor manera de difundir una noticia relevante. Con este curso usted aprenderá pasos fundamentales para lograr la asistencia de periodistas a su Conferencia de Prensa. No importa el tema a tratar, simplemente se debe tener en cuenta los siguientes puntos: contactar periodistas del área, enviar invitaciones, confirmar la asistencia, recordar la actividad y entregar un detalle al finalizar en evento.

Sin embargo, es conveniente que el día de la conferencia sea martes, miércoles o jueves dado que, los periodistas suelen estar ocupados los lunes y viernes, y el fin de semana, los medio de comunicación reducen su personal.

Contactar periodistas del área

El primer paso consiste en recabar información de los periodistas del área. Por ejemplo, si  la Conferencia de Prensa es sobre un torneo de golf, entonces tendremos que contactar a periodistas que cubran el área de deportes.

Para ello se deberá hacer una lista telefónica de los medios de comunicación a nivel departamental (periódicos, medios televisivos, medios radiales, revistas, portales de internet, entre otros) para contactar a los periodistas y editores del área y recabar sus correos electrónicos y números de celular, es importante adelantarles que se les enviará una invitación. En el caso de la televisión también se deberá hablar con los Jefes de Prensa. Recuerde tener un trato afectuoso y amigable con los periodistas

Enviar invitación

Para este paso, se recomienda que la invitación resalte el hecho noticioso más importante, indique cuándo, dónde y la hora del evento, además no se olvide señalar que se trata de una  Conferencia de Prensa. Una vez lista la invitación deberá enviarla por correo electrónico, y vía fax y si fuera posible enviar la invitación física.

En el caso del correo electrónico no sólo se deberá adjuntar la invitación, sino también copiarla en el mismo mensaje después del texto introductorio, que sintetizará dicha invitación.

Confirmar la asistencia

Enviadas las invitaciones se deberá llamar a los periodistas para confirmar la recepción de la invitación y su asistencia a la Conferencia de Prensa. Esta oportunidad se debe aprovechar para explicarles lo novedoso del evento, recodarles que es exclusivo para periodistas, además comentarles que se entregará un presente, habrá un sorteo o que a la empresa le gustaría que compartiera un brindis de honor por su valiosa colaboración.

 

Recordar el evento

Si el evento es en la noche se deberá llamar el mismo día, entre 9 y 12 am, para recordarles la hora y el lugar, mientras que si la Conferencia se desarrollará en la mañana se deberá llamar un día antes, entre 3 y 6 pm.

Conferencia de Prensa

Ya en la Conferencia de Prensa es importante tomar nota de la prensa asistente y entregarla nota de prensa e ir indicar quienes son los voceros del evento, por si desean tomarles algunas fotografías o hacerles una breve entrevista.

Detalle

Concluida la conferencia de prensa se deberá entregar un presente, realizar un sorteo o pasar bocaditos, con el fin de que la prensa asistente se lleve una buena imagen de la empresa y asista nuevamente a la próxima Conferencia de Prensa programada.

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