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Access. Formularios, tablas y consultas

Autor: Julián Casas
Curso:
10/10 (1 opinión) |2737 alumnos|Fecha publicación: 23/06/2010
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Capítulo 1:

 Formularios de varias tablas 

Objetivos del capítulo 1, 2 y 3

•   Operar con formularios de varias tablas.

•   Introducir cuadros de lista desplegables.

•   Los subformularios.

En capítulos anteriores hemos aprendido a crear formularios; en este capítulo crearás formularios avanzados que nos permitirán gestionar información de varias tablas relacionadas.

También aprenderás a incorporar nuevos controles en tu formulario, e incluso, a introducir un subformulario.

Formularios de varias tablas

Ya hemos visto en capítulos anteriores un par de ejemplos de formularios de varias tablas. Sin embargo, queremos dedicar un capítulo independiente a este tema, ya que hay algunos aspectos que no hemos visto y que son muy importantes a la hora de crear formularios. Entre éstos destacan:

ð Cómo lograr que el profesor se pueda seleccionar de una lista y no haga falta conocer su código para asignarlo a un curso.

ð Cómo lograr que no aparezca un código sino un nombre para identificar al profesor.

ð Cómo crear un formulario con tablas que están relacionadas de muchos a muchos (bueno, ya sabemos que para este tipo de relación, se crean tres tablas, una de ellas de enlace, como hicimos en las tablas Alumnos, AlumnosPorCurso y Cursos).

En la figura 8.1 vemos un ejemplo del formulario de varias tablas que vamos a crear en este capítulo. Como puedes ver, este formulario contiene los datos de un curso, incluidos sus alumnos y el nombre de su profesor.

formulario a crear

Figura 8.1. Formulario que vamos a crear

Crear este formulario va a implicar que debemos aplicar casi todo lo visto sobre formularios hasta ahora, y ver algunos aspectos nuevos. Observa de nuevo el formulario y ten en cuenta lo siguiente:

ð El formulario contiene datos de las cuatro tablas de nuestra base de datos de ejemplo, incluida también la tabla AlumnosPorCurso, la cual utilizamos como tabla intermedia entre los cursos y los alumnos.

ð En la parte superior, aparecen los datos completos del curso.

ð En la parte inferior, aparecen los datos de los alumnos asignados al curso.

ð Dentro de los datos del curso, el profesor aparece con nombre y apellidos, y no sólo con su código de identificación.

Pues bien, en los siguientes apartados veremos cómo crear un formulario de estas características.

Formulario principal y subformulario

Al crear un formulario de varias tablas, éste suele estar formado por varios formularios unidos en uno solo. En estos casos, se habla de formulario principal y subformulario (o subformularios):

ð El formulario principal es el formulario que muestra los datos de la tabla más importante para dicho formulario. Por ejemplo, el formulario de la figura 8.1 es un formulario pensado para mostrar e introducir datos sobre cursos. Por tanto, el formulario principal es un formulario basado en la tabla Cursos.

ð El subformulario (o subformularios, ya que pueden ser varios) contiene los datos del resto de tablas relacionadas. Por ejemplo, en la figura 8.1, el subformulario muestra información sobre los alumnos que asisten a un curso.

Nota

Lo dicho aquí no es siempre exacto, ya que el formulario principal puede estar basado en una consulta y no en una tabla. El objetivo es que entiendas que en un formulario siempre hay una tabla que actúa como tabla principal.

Alternativas al formulario de varias tablas

Es posible que ahora te estés planteando la necesidad o no de usar formularios de varias tablas. Si, al fin y al cabo, ya hemos creado formularios con más de una tabla con el Asistente para formularios, ¿para qué vamos a continuar con este tema tan complejo?

Si es tu caso, intenta ahora introducir los datos de un curso con sus alumnos respectivos. Para hacerlo, tendrías que seguir estos pasos:

1.  Utilizar un formulario de cursos para introducir los datos del curso. El formulario de ejemplo Formulario para cursos que creamos podría servir, aunque con ciertos cambios.

2.  Eso sí, al introducir el profesor tendrías que conocer su código, ya que el campo que aparece en la tabla Cursos para identificar al profesor es su código.

3.  Después, una vez definido el curso, tendrías que apuntar el código del curso en un papel (por ejemplo, para el curso de Access, el código es el 2).

4.  Para introducir los alumnos, habría que usar un formulario de alumnos, como Formulario para alumnos que modificamos en el capítulo 6 y que tiene la apariencia de la figura 8.2.

5.  Finalmente, habría que utilizar un formulario de la tabla AlumnosPorCurso para incluir el código del curso y el código de cada alumno de dicho curso. Esta tarea que parece tan sencilla podría llevarte mucho tiempo, ya que tendrías que ir abriendo y cerrando la tabla de alumnos para conocer el código de cada uno de ellos.

ejemplo formulario access

Figura 8.2. Ejemplo de formulario ya muy trabajado

No es mala idea que intentes ahora introducir los datos de un curso como el mostrado en la figura 8.1 para que compruebes exactamente el problema que surge al no utilizar un formulario de varias tablas como el que vamos a crear en este capítulo.

Pasos para crear un formulario de varias tablas

A la hora de crear un formulario de varias tablas, no hay una única forma de hacerlo. Para simplificar, hay tres maneras principales de llevar a cabo esta tarea:

1.  Utilizar el Asistente para formularios para introducir todos los datos necesarios en el formulario y, una vez creado el formulario, utilizar las técnicas de modificación de formularios que cono­cemos para darle su apariencia final.

2.  Crear el formulario principal por un lado y el subformulario por otro y unirlos posteriormente.

3.  Utilizar una consulta como base para el formulario. Esto veremos cómo hacerlo en otro capítulo, cuando sepamos crear y usar las consultas de totales y de agrupación.

La elección del método que se va a seguir depende de cada caso. Como norma, nuestro consejo es el siguiente:

ð Usa el Asistente para formularios siempre que sea posible, ya que es más fácil modificar un formulario ya creado que tener que crear dos formularios y unirlos luego. En este libro hemos usado esta técnica al crear el formulario Formulario para profesores (figura 5.6). En este formulario sólo hay dos tablas relacionadas con una relación de uno (Profesores) a muchos (Cursos).

ð      Usa el método del formulario principal y subformulario cuando ya hayas creado un formulario muy sofisticado que te pueda servir como formulario principal. Por ejemplo, ya le hemos dedi­cado mucho tiempo a mejorar el formulario Formulario para alumnos (figura 8.2). Si queremos crear el formulario de la figura 8.3, que muestra todos los cursos a los que ha asistido cada alumno, es mejor crear el subformulario y unirlos posteriormente. Lo crearemos en otro capítulo.

formulario de alumnos

Figura 8.3. Formulario de alumnos indicando sus cursos

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