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Access. Formularios, tablas y consultas

Autor: Julián Casas
Curso:
10/10 (1 opinión) |2737 alumnos|Fecha publicación: 23/06/2010
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Capítulo 3:

 Introducir datos en el formulario

Vamos a usar el formulario para incluir alumnos en los ­cursos existentes. Así comprobarás lo fácil que es introducir ahora ­nuevos alumnos y asignar un profesor y un alumno a un curso sin saber los códigos. Realiza las siguientes ­operaciones:

ð Asigna al primer curso los 6 alumnos ya existentes en la tabla ­Alumnos.

ð Asigna al segundo curso los 4 primeros alumnos de la tabla Alumnos.

ð En el tercer curso, asigna los 3 últimos alumnos de la tabla ­Alumnos.

ð En el cuarto curso, asigna los 3 primeros alumnos de la tabla.

ð En el último curso existente, añade los alumnos segundo, cuarto y sexto al último curso.

ð Finalmente, crea un nuevo curso y añade los alumnos que se ven en la figura 8.1. Los tres primeros los hemos seleccionado de los ya existentes, pero los otros dos son nuevos.

Incluir un subformulario en un formulario

Para terminar con el tema de los formularios de varias tablas, vamos a ver cómo introducir un formulario existente como subformulario de otro. Para hacerlo, vamos a utilizar los formularios Formulario para profesores y Formulario para cursos que creamos en los capítulos 5 y 8. Los tres pasos esenciales que se siguen a la hora de crear formularios y añadirles un sobformulario son:

1.  Crear el formulario principal.

2.  Crear el subformulario.

3.  Añadir el subformulario al formulario principal y enlazarlos.

Crear el formulario principal

En realidad, en el ejemplo, los puntos 1 y 2 están ya hechos, puesto que disponemos de los formularios ya creados. Si no fuera así, tendrías que crear el formulario principal con el Asistente para formularios, como vimos en los capítulos 5 y 8. En nuestro caso, en lugar de crear el formulario principal, abriremos el formulario Formulario para profesores y eliminaremos el subformulario que hay en su ­interior.

Eliminar un subformulario no es más que eliminar un control, así que para preparar nuestro formulario principal, sigue estos pasos:

1.  Abre el modo de vista de diseño del formulario Formulario para profesores.

2.  Haz clic en el subformulario para seleccionarlo.

3.  Finalmente, haz clic en la tecla Suprpara borrar el subformulario.

Crear el subformulario

Ya sabemos que un subformulario no es más que un formulario dentro de otro. Por tanto, para crearlo, sólo tienes que utilizar el asistente para crearlo. Eso sí, como se va a utilizar como subformulario, has de seguir unas normas mínimas:

ð Incluye el campo que sirva para relacionar el formulario con el subformulario. Suele ser el campo clave si es una relación de uno a muchos.

ð Utiliza un formato de hoja de datos o tabular para el subformulario. Es la mejor forma de que el resultado quede elegante y se vean todos los campos en el formulario final.

Abre ahora el formulario Formulario para cursos y modifícalo para que tenga la apariencia de la figura 8.9. Lo único que hemos hecho ha sido:

subformulario modificado access

Figura 8.9. El subformulario modificado

ð Reducir el tamaño del control IdCurso (es un número y no aporta información alguna).

ð Eliminar el control IdProfesor y su etiqueta. Ten en cuenta que al ser un subformulario, el IdProfesor ya aparecerá en el ­formulario principal. (No lo elimines de la Lista de campos, sólo del formulario).

ð Aumentar el tamaño del control FechaInicio y de su etiqueta, para ver completos el contenido del control y de la etiqueta.

ð Aumentar el tamaño del control FechaFin y su etiqueta para lograr ver sus contenidos completos.

ð Reducir el tamaño del control Precio y de su etiqueta.

ð Finalmente, hemos movido los controles y las etiquetas para que quedaran encima del control correspondiente.

Añadir el subformulario al formulario principal

El tercer paso consiste en añadir el subformulario al formulario principal. No hay mucha diferencia entre añadir un control del tipo «subformulario» y otros tipos de controles, como muestran los siguientes pasos:

1.  Abre la vista de diseño del formulario principal.

2.  Asegúrate de que se ve el grupo de comandos Controles y de que está activado el botón Asistente para controles.

3.  Haz clic en el botón Subformulario/Subinforme del Cuadro de herramientas.

4.  Haz clic sin soltar en la posición del formulario en la que desees incluir el subformulario y arrastra hasta darle un tamaño apropiado (si no queda bien, puedes ampliarlo o reducirlo después). Aparece la primera ventana del Asistente para subformulario.

5.  Selecciona el formulario que desees y haz clic en Siguiente. En nuestro caso, selecciona Formulario para ­cursos.

6.  Selecciona la opción de relación que sea correcta y pulsa Siguiente. En nuestro caso, se relacionan por el campo IdProfesor.

7.  Finalmente, asigna un nombre al subformulario y pulsa ­Finalizar. Nosotros hemos usado el nombre Subformulario de cursos.

Nota

Si no está instalado el Asistente para subformularios, Access te lo indicará y te ofrecerá la posibilidad de instalarlo.

La figura 8.10 muestra el formulario terminado. En principio, no parece necesitar muchas modificaciones. Si hubiera que modificarlo, solamente tendrías que abrir la ventana de diseño del formulario y realizar los cambios que desees como ­siempre.

formulario terminado

Figura 8.10. Formulario terminado

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