Capítulo 6:

 Despacho de los materiales

NORMAS GENERALES

En el despacho de los materiales se han de considerar las siguientes normas:

Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las órdenes de entrega o de requisición, le sean comunicadas, en lo posible, con anticipación, a objeto de preparar el despacho de ellas. 

El encargado de bodega no debe entregar ningún artículo sin emitir o recibir un documento escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la empresa.

Todas las unidades de la empresa deberán solicitar los materiales a Bodega, mediante un formulario, por ejemplo,”Pedido de Materiales”. Este formulario se confeccionará en triplicado y se debe enviar a la bodega, debidamente timbrado y firmado por el funcionario autorizado.

Recibidos los pedidos, el encargado de bodega debe verificar las firmas y timbres y, si están correctos, debe proceder a preparar el despacho solicitado.

La solicitud se utilizará, además, para registrar el despacho de los artículos, debiendo indicarse en ésta los materiales y las cantidades entregadas.

1. Solictante 2. Bodega despachadora 3. Departamento solicitante

Los ejemplares de la solicitud deberá distribuirse de la siguiente forma:

Copia 1: solicitante

Copia 2: bodega despachadora

Copia 3: envío al departamento de compras u otro solicitante

Si el stock de materiales no es suficiente para cubrir lo solicitado, el encargado de Bodega mantendrá el pedido en archivo pendiente y activará la reposición de su stock (pedirá al departamento de Adquisición o al encargado de Compras las cantidades para reponer su stock).

En la carga y despacho, al utilizar cuerdas para amarrar, emplee canoas protectoras para no dañar los productos en cajas o sacos, y cada cierto tiempo, reemplácelas.

Las Bodegas deberán establecer horarios de atención para la recepción de pedidos y despachos de los mismos, a fin de tener tiempo suficiente para las labores administrativas de preparación de documentos, archivar documentos y poner al día el stock y formularios en general.

REGISTROS

Corresponde al control administrativo de los materiales, involucrando tanto el ingreso, la distribución como la salida de ellos.

En la bodega o recinto deberá mantenerse un registro de toda la documentación que sea utilizada para la entrega y recepción de materiales, con el propósito de mantener un respaldo documentado de todos los movimientos, para justificar su uso,  procedencia o despacho.

TIPOS DE DOCUMENTOS UTILIZADOS EN BODEGA (COPIAS)

 

1.-  Ordenes de Compra

2.-  Notas de pedido o entregas internas

3.-  Guías de despacho del proveedor

4.-  Guías de devolución

5.-  Guías de ingresos

6.-  Tarjetas de registro de cada artículo (si las tuviera)

7.-  Notas o solicitud de reposición de  stock.

8.-  Notas o Guías de productos dados de baja.

Deberá mantener al día todos los registros, de manera de mantener informado a todos los departamentos de la empresa y que tienen relación con la bodega, como por ejemplo:

Compras.- Para que conozcan que materiales se necesita adquirir y en que cantidad.

Contabilidad, para mantener actualizados los Costos de los volúmenes disponibles en Bodega, como también de los productos dados de baja.

Control de inventario.- Para que conozcan todos los materiales que hay en bodega

Todo material dado de baja o por mermas deberá quedar registrado en los documentos internos y ser firmada por el Jefe de Bodega.

Recuerde que los documentos de registros son el respaldo oficial de los movimientos de materiales dentro de una Bodega.

 

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