Capítulo 7:

 Organización y realización del propio trabajo

La procedente atención y la eficaz respuesta de la administrativa ante las múltiples y variadas tareas encomendadas, requiere:

-Esforzarse siempre en distinguir lo esencial de lo accesorio y atender realmente a lo primero.

-Determinar cuál será para ella el mejor método de trabajo. Realizar sus tareas burocráticas de forma más rápida, ágil y flexible.

-Tener orden y método, pero sólo en tanto en cuanto la eficacia personal y su rendimiento se vean aumentados. A veces, un cierto "desorden efectivo" es preferible a un "orden inoperante".

-Conservar el espíritu vivo y abierto, al objeto de poder adaptarse a las circunstancias cambiantes de la vida, de la actividad de su propio trabajo y de la empresa.

-Mantener su forma física y su equilibrio psíquico. Aprovechar razonablemente sus fuerzas.

-Combatir en si misma la posible rutina, la pereza y la ceguera intelectual.

-Evitar la agitación y la sobreexcitación que turban el espíritu, trastornan la salud, alternan la moral y perjudican el rendimiento.

El lugar de trabajo.- En la actualidad, la secretaria está ubicada generalmente en un lugar de trabajo dotado de adecuadas condiciones ambientales y provista de medios materiales que le permiten, le facilitan y le simplifican la procedente ejecución de su tarea profesional:

-Espacio físico debidamente alumbrado, ventilado, protegido del frío y del calor.

-Mobiliario funcional.

-Medios técnicos que le permiten racionalizar y simplificar las operaciones básicas y auxiliares de su competencia (máquinas de escribir y calcular, ordenador personal, impresora, fax, teléfonos, etc.).

-Otros medios materiales necesarios.

En todo caso, le será útil y conveniente también a la secretaria poner orden en su espacio de trabajo. Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar:

-Sacar el mejor partido posible del espacio de que disponga.

-Colocar los instrumentos de trabajo, útiles diversos, archivo y documentos de forma tal que se puedan encontrar y utilizar sin pérdida de tiempo y con el mínimo esfuerzo; precisa ordenar las cosas, no "enterrarlas".

-Volver a colocar las cosas en su lugar una vez utilizadas. Desprenderse de todo lo que haga referencia a un trabajo ya terminado.

-Tener siempre al día su documentación y agenda de trabajo. Caso contrario éstas no tienen valor alguno.

-No dejar que los papeles se acumulen y "duerman".

-No conservar más que los objetos y documentos útiles. Desembarazarse periódicamente de lo que ha "envejecido" o perdido todo interés.

-Mantener las máquinas útiles e instrumentos de trabajo en buen estado (a punto de ser empleados).

-Apartar los objetos que distraigan inútilmente del trabajo que se realice.

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