Capítulo 3:

 Perfil profesional de la secretaria de departamento

Veamos las funciones de la secretaria de Departamento:

Funciones y responsabilidades más significativas.-

-Recibe, lee y distribuye el correo de entrada de su departamento.

-Redacta correspondencia de trámite, o más compleja, en base a las indicaciones recibidas, preparándola para su firma y salida.

-Mecanografía/procesa la documentación que se le encomiende.

-Busca informaciones pertinentes en la empresa.

-Realiza tareas administrativas elaboradas, aplicando instrucciones recibidas al efecto (Estadísticas, cuadro de mando del departamento, etc.).

-Mantiene al día e introduce eventualmente adaptaciones en el sistema de archivo de su departamento.

-Participa en la confección y gestión de la agenda de trabajo de su superior.

-Prepara los desplazamientos del personal del departamento.

-Eventualmente, participa en las reuniones del departamento y redacta los informes y actas correspondientes.

-En ausencia de su superior, puede sustituirle momentáneamente en actividades rutinarias y de trámite.

-Atiende y filtra visitas y llamadas telefónicas. Concierta las procedentes entrevistas.

-Consigue informaciones pertinentes de sus interlocutores.

-Prepara las condiciones materiales necesarias para la celebración de reuniones, conferencias, etc.

-Utiliza adecuadamente la información confidencial (personal, técnica, comercial, etc.) que conoces.

Formación.-

-A nivel de BUP o Formación Profesional Administrativa.

-Cursos de Secretariado.

-Mecanografía a partir de 250 pulsaciones por minuto.

-Taquigrafía, a partir de 80 palabras por minuto y traducción de lo escrito a nivel normal de lectura.

-Conocimiento práctico, como usuaria, de procesador de textos, hojas de cálculo y aplicaciones informáticas.

-Idiomas. Conveniencia/-necesidad, según la empresa y el departamento- de conocer/dominar uno o más idiomas extranjeros (inglés, francés, alemán,entre otros).

Experiencia.-

-Dos o tres años. Uno de ellos, al menos, realizando tareas similares a las anteriormente descritas.

Perfil.-

-Orden y pulcritud en el trabajo.

-Facilidad para las relaciones interpersonales.

-Rapidez de comprensión.

-Discreción y cuidada atención en el trato personal y telefónico.

-Positiva disposición para trabajar en equipo.

-Capacidad de iniciativa para redactar escritos y resolver situaciones imprevistas.

-Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.

-Espíritu de superación.

-Resistencia física y nerviosa.

Dependencia.-

-Director de departamento / división.

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