Capítulo 4:

 Secretaria de dirección general

Veamos las funciones de una secretaria de Dirección General:

Funciones y responsabilidades más significativas.-

-Colabora con la Dirección General contribuyendo a potenciar su capacidad y rendimiento.

-Asegura que su superior disponga de todos los medios materiales y ambientales necesarios para el desarrollo eficaz de su trabajo.

-Redacta correspondencia y documentos complejos, con solo indicaciones de su contenido, preparándolos para su firma y salida.

-Mecanografía/procesa documentación confidencial y archiva la misma con absoluta reserva.

-Busca y sintetiza informaciones dentro y fuera de la empresa (periódicos y revistas especializadas, publicaciones, etc.), en función de los objetivos encomendados.

-Reagrupa y sintetiza información periódica sobre la Empresa.

-Organiza el archivo según criterio propio.

-Se responsabilizará de la agenda de trabajo de la Dirección General.

-Organiza y gestiona viajes de trabajo de la Dirección General.

-Redacta informes y actas sobre lo tratado en reuniones y despachos con la Dirección.

-Sigue la evolución de los asuntos y vigila la buena ejecución de las decisiones.

-Pide y facilita informaciones de cierta complejidad.

-Toma conocimiento de los problemas, peticiones e intereses de los visitantes en el ámbito de su competencia y responsabilidad y procura ofrecer las soluciones procedentes.

-Fomenta la cooperación y la calidad de las relaciones interpersonales en su entorno de actuación profesional.

-Tiene acceso no restrictivo a la información generada y obtenida en la empresa, incluso a la de carácter estratégico (proyectos de reestructuración, desarrollo de nuevos productos y servicios, entre otras cuestiones).

-Por delegación, realiza tareas ejecutivas.

-Supervisa el trabajo de uno o varios empleados bajo su dependencia

Formación.-

-A nivel de COU o Formación Profesional Administrativa, como mínimo.

-Cursos de secretariado de Dirección en escuelas de negocios de reconocido prestigio.

-Mecanografía, a partir de 250 pulsaciones por minuto.

-Taquigrafía, a partir de 80 palabras por minuto y traducción de lo escrito a nivel normal de lectura.

-Conocimiento práctico, como usuaria, del procesador de textos, hojas de cálculo y aplicaciones informáticas.

-Idiomas: Imprescindible dominio de uno o más idiomas extranjeros (inglés, francés, alemán, entre otros)

Experiencia.-

-Cinco años. Dos de ellos, al menos, realizando tareas similares a las anteriormente descritas.

Perfil.-

-Persona muy equilibrada.

-Organizada, práctica y eficiente.

-Alta capacidad de iniciativa y decisión.

-Motivada por su tarea.

-Discreción controlada.

-Seria y muy profesional.

-Trato personal esmerado.

-Habilidad de comunicación muy desarrollada

-Sin limitación de horario.

La secretaria de dirección depende del  Director General/Consejero/Delegado/Presidente.

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