Capítulo 9:

 Tipos de documentación

Veamos los diferentes tipos de documentación que existen:

-La documentación particular de la empresa: notas, informes, estadillos, ¿ establecida en y para la empresa.

-La documentación general: libros, encuadernaciones, revistas, artículos, ¿ publicados fuera de la empresa.

Ésta, se subdivide a su vez en:

1.La que tiene por objeto aportar al lector una información "flash" sobre cuestiones de actualidad, que dependen generalmente de un campo de reglamentaciones: fiscalía, derecho, legislación social, etc.

2.La que constituye un estudio más o menos exhaustivo sobre un problema o un conjunto de problemas. Ejemplo: una revista especializada en el estudio de métodos de gestión: comercial, industrial, financiera, etc.

1.La primera -la información "flash"- hay que leerla sin tardanza, porque tal vez hay que tomar enseguida iniciativas o disposiciones. En cambio, poco aporta a la cultura del dirigente.

2.La lectura de la segunda -estudio exhaustivo sobre un problema- constituye un enriquecimiento intelectual, pero, en cambio, se puede diferir sin inconvenientes. Es más, muchas veces es ventajoso diferirla: nada es más fastidioso y hasta enervante que el ser "acogido en frío" por un artículo o una obra de fondo, de tema importante en su esencia, pero que no corresponde a las preocupaciones del momento. En cambio, unos meses más tarde, quizás hasta años, ese problema se plantea en toda su amplitud; ¡como podría lamentarse de no tener a mano ese estudio del que se recuerdan uno más o menos, o cuya existencia se ha olvidado! ¡Con qué atención, y hasta con qué apasionamiento se leerá mientras que, unos meses o unos años antes, no estábamos sensibilizados para ello!.

Por consiguiente, ese estudio hay que memorizarlo:

-Cuando no es posible ni oportuno, ni fructífero ir leyendo la documentación general sin interés inmediato, conforme se va presentando.

-En cambio, es previsible que llegará un día en que se podrá explotar con fruto.

El método consiste en tener un repertorio analítico, que comprende epígrafes adaptados a las necesidades, es decir, que corresponden a temas o asuntos dados, la clasificación y la colocación de los documentos haciéndose en exacta correspondencia con cada epígrafe o grupo de epígrafes del repertorio.

A cada epígrafe corresponde una hoja de un repertorio alfabético de hojas móviles. Esta hoja:

-Enumera, por título y nombre del autor, los libros y obras que contiene.

-Encierra una lista de dossiers abiertos para recoger documentos no encuadernados (folletos, circulares, recortes de prensa, etc.).

-Comprende el título de artículos aparecidos en revistas, con indicación del nombre y del número (o la fecha) de la revista.

De esta manera, cuando se plantee un problema relacionado con un tema dado, bastará con remitirse a la página correspondientes del repertorio que indica el conjunto de la documentación general de que se dispone al efecto.

La documentación particular se compone de notas, informes, partes, ¿ establecidos en la empresa.

Una clasificación analítica alfanumérica, inspirada en los mismos principios que anteriormente y adaptada a la empresa, permite la clasificación de un documento bajo el título que le corresponda mejor.

Sin embargo, no cabe indicar ahora en el repertorio el título y el objeto de cada documento, lo que llevaría a un trabajo largo y molesto. Basta con concebir los epígrafes del repertorio analítico de una manera tan práctica y clara como sea posible, y clasificar los documentos entre cotas, a su vez colocadas en cajas de dossiers colgados, cuyo título ha de corresponder exactamente con el de las rúbricas del repertorio.

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