Existen tres estilos de correspondencia: Estilo semibloque, bloque o bloque extremo.
La forma tradicional de escribir cartas es en estilo semibloque, se caracteriza porque el saludo y texto van marginados a la izquierda, es decir, con párrafos sangrados (5 espacios = tabulación) al inicio de cada uno de ellos y se utiliza para correspondencia de carácter oficial.
El estilo bloque se caracteriza porque el saludo y el texto de la carta van marginados a la izquierda, sin sangría o tabulación. Puede utilizarse en correspondencia oficial, comercial o privada.
Estilo bloque extremo, se utiliza para correspondencia comercial o privada y se caracteriza porque todas sus partes se colocan al margen izquierdo desde la referencia hasta las iniciales.
ALGUNOS ASPECTOS QUE SE DEBEN TOMAR EN CUENTA AL MOMENTO DE ELABORAR UNA CORRESPONDENCIA
1.- Toda carta deberá ir escrita a espacio sencillo, independientemente del tamaño del texto (con letra tipo Arial No. 11)
2.- Los márgenes dentro de la página, para el área de texto serán. 4 cm. a la izquierda y 3 cm. a la derecha; en el margen superior 4 cm. y margen inferior será de 3 cm.
3.- Un buen personal de oficina domina las reglas básicas de la ortografía.
4.- Se deben redactar párrafos cortos (máximo 8 líneas), que irán precedidos o no de sangría, dependiendo del estilo o tipo de la carta.
5.- Es norma pulcra dejar una línea en blanco entre párrafos.
6.- Cuando la despedida consiste en una sola palabra, ésta va seguida de coma (,)
Ejemplo: Atentamente, Cordialmente, Muy atentamente,
7.- La firma se hará de puño y letra, inmediatamente después de la despedida, sobre la antefirma, con TINTA AZUL. Evite el uso de bolígrafos o tintas de otro color.
8.- Evite expresiones como: "cien aniversario" o "quinientos aniversario". Elija correctamente los números:
Cardinales: Uno, dos, tres, cuatro, cinco, etc.
Ordinales: Primero, segundo, tercero, cuarto, quinto, etc.
Partitivos: Mitad, tercio, cuarto, etc.
Conviene conocer lo signos matemáticos más frecuentes, cuando el ordinal acompaña directamente al nombre, evite las cifras a favor de las letras. Los ordinales primero y tercero del masculino pierden la "o" final.
9.- La numeración romana se utiliza principalmente para señalar siglos, el orden de sucesión de los reyes o capítulos, departamentos, partes de una cosa, etc.
Estos números deben escribirse siempre en letras versales o mayúsculas.
Ejemplo: Siglo XIX Rey V Capítulo I
Siglo XX Enrique VIII Capítulo VII
Siglo XXI Juan Pablo II Título III
Además de la uniformidad debe mantenerse un criterio lógico. Y así cuando las cantidades sean muy abundantes, debe recurrirse a las cifras; pero si solo se refiere a una cantidad dentro del texto, hay que preferir las letras.
10.- La escritura de los porcentajes. El error más frecuente consiste en escribir "cien por cien" o "cien por ciento", lo correcto es escribir: ciento por ciento. En estas expresiones no debe mezclar cifras y letras.
11.- Se debe dejar un espacio entre 100 y el signo tanto por ciento %, pues son dos elementos diferentes; pero el signo tanto por mil es con dos ceros en el divisor 0/00.
12.- Un principio básico en relación con las abreviaturas es no abusar de ellas. Utilice solo las necesarias y sobre todo las obligatorias, como: Sr., Sra., Srta., en las direcciones. Sin embargo estas mismas abreviaturas no deben utilizarse en el saludo ni dentro del texto, éstas ocupan un lugar importantísimo en la correspondencia comercial.
13.- En los documentos que requieran de parrafeado, se utilizan los siguientes esque- mas (viñetas):
CAPÍTULO I TITULO I
CAPÍTULO II TÍTULO II
CAPÍTULO III TÍTULO III
14.- Hay que suprimir todo lo que sea superfluo, sea información u adjetivos. Las muletillas carecen de significado real; pero hay manera de erradicarlas.
15.- El uso endémico del GERUNDIO (ando, endo...) es otro fallo del "lenguaje comercial".
16.- Evitar las REDUNDANCIAS o las llamadas "frases con doble refuerzo", estas consisten en usar dos vocablos con igual significado o en unir adjetivos con significados similares; por otra parte la redacción es confusa y repetitiva.
17.- No deben aparecer en sus cartas las siguientes frases o términos en desuso:
Agradeciéndole por anticipado
En respuesta a
Les anticipamos las gracias
Prontas noticias
Aprovechamos la ocasión
Aprovechamos la oportunidad
Quedamos a su disposición
En espera de
Quedo de usted
Muy señores nuestros
Muy señor mío
De nuestra consideración
Espero verme honrado
Quedamos a sus órdenes
Nos complace
Ponemos en su conocimiento
Con el agrado de siempre
Nos es grato
Q.e.s.m. (que estrecha su mano)
Quedamos a la espera
Tener el gusto de
Deseando
Se hace del conocimiento de
Sin más por el momento
Quedo atento y seguro servidor
Esperando su pronta respuesta
Su muy afecto amigo
Su affmo. S.s. /su afectísimo y seguro servidor)
A su órdenes
La presente tiene por objeto
Confirmándole
Le suplicamos
Se sirva notificaciones
A la mayor brevedad posible
De orden del señor
Damos respuesta
Se reitera de Ud. Su atto. y affmo. (se reitera de usted su atento y afectísimo)
Rogándoles
Les anunciamos
Les informamos
Nos reiteramos gustosos
Nos permitimos
A la espera
Habiendo tenido conocimiento
Cumplimentando
Acuse recibo
Adjunto a la presente
Agradeciéndole de antemano
Aprovecho la oportunidad
De los corrientes
Debidamente firmada
Deseo por este medio
Deseo por este medio explicarle
El objetivo de la presente
En contestación a su carta
Es para mí un honor dirigirme
Hemos recibido
Me despido
Me dirijo a usted
Me suscribo
No omito manifestarle
Por medio de la presente
Quisiera expresarle
Mis agradecimientos
Su atento y seguro servidor
18.- Algunas frases o términos sustitutos a emplear son:
Esperamos que
Muchas gracias
Anexo
Le agradeceré
Firmada
Me es grato manifestarle que
Expreso a usted atentamente
Le comunico
En relación con
Agradezco su
Apreciamos su comunicación del
Atentamente
Cordialmente
Me es grato referirme a
Respetuosamente
Estimados señores
Creo oportuno manifestarle
Expreso a usted atentamente
Le agradezco... gracias por
Afectuosamente
Hago referencia a su
19.- Es preciso despojar a la carta comercial de la pomposidad y la verborrea (charlatanería, cháchara, palabrería). No utilice abreviaturas en la despedida.
20.- Tratamientos especiales a personas cuyos cargos signifiquen dignidad, poder o cargos importantes:
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