2. ARCHIVO
¿Qué es un archivo?
Un archivo es el conjunto de documentos producidos por personas naturales o jurídicas durante el ejercicio de sus actividades cotidianas y que son administrados, organizados y conservados para difundir la información contenida en ellos. También se denomina archivo al espacio físico o a la institución.
¿Para qué son útiles los archivos?
Los archivos sirven a favor de:
La administración pública, para lograr una mayor eficiencia y una transparencia de la gestión y como un antecedente y testimonio de sus funciones.
La ciudadanía, para la defensa de sus derechos, la fiscalización de los actos públicos y como garantía de la transparencia administrativa que debe existir en todo Estado de Derecho.
La investigación y la difusión cultural, como un repositorio de la memoria de la Nación. Todos los documentos producidos por las instituciones que se vinculan con los ciudadanos forman parte del Patrimonio Cultural Archivístico de la Nación, que se encuentra protegido por la legislación archivística vigente. De allí que los archiveros, o quienes sean responsables de administrar la documentación archivística, están obligados a conservarlos y protegerlos; a no apropiarse de ellos, entregándolos a quienes los sucedan en sus funciones y a no eliminarlos sin autorización de la administración competente: el Archivo General de la Nación o los Archivos Regionales de sus respectivas jurisdicciones.
Ciclo vital de los documentos
Los documentos pasan por etapas de vida administrativa que a su vez dan lugar a diferentes niveles de archivo.
PRIMERA ETAPA
Durante esta etapa el documento es de circulación y tramitación por los canales regulares, en busca de respuesta y solución al asunto que le ha dado origen y además hay un manejo frecuente de parte del funcionario responsable de su tramitación. Esta documentación forma parte del “ARCHIVO DE GESTIÓN” y, en algunos casos, del denominado “ARCHIVO PERIFÉRICO”.
SEGUNDA ETAPA
Una vez recibida la respuesta o solución al asunto iniciado, el documento que la sustenta ha de seguir siendo guardado. En este período formará parte del “ARCHIVO CENTRAL”.
TERCERA ETAPA
Finalmente, en esta etapa el documento adquiere un valor permanente o histórico, restringiéndose su consulta a su carácter cultural e informativo, principalmente con fines de investigación. Su archivamiento y conservación será definitivo en el “ARCHIVO HISTÓRICO”.
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