12.213 cursos gratis
8.309.300 alumnos
Facebook Twitter YouTube
Busca cursos gratis:

Capítulo 5:

 Organización de documentos. Descripción y selección documental

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Es un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad. En esta etapa se debe alcanzar a identificar las respectivas series y sub-series documentales.

-       Clasificar documentos: Significa separarlos o dividirlos en clases o grupos que sean susceptibles de sub-divisiones, teniendo en cuenta la estructura orgánica y/o las funciones institucionales.

-       Ordenar documentos: Se entiende por unir y relacionar los elementos de cada grupo mediante el sistema más conveniente: ordenamiento alfabético, numérico, alfanumérico, cronológico, etc.

-       Signar documentos:Es asignarles símbolos de codificación para su rápida identificación (por unidades orgánicas, por series documentales, etc.). Pueden ser letras o números o la combinación de ambos.

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos (guías, inventarios, catálogos), que permitan conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad. Esto nos permitirá brindar además un eficiente y eficaz servicio de información.

SELECCIÓN DOCUMENTAL

Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar las series documentales generadas en una institución. Esto sirve para establecer el tiempo que estas series pueden seguir siendo utilizadas para fines administrativos y cuáles otras han de conservarse permanentemente para la consulta ciudadana o con fines culturales. Este proceso permite programar las transferencias de documentos, además de la eliminación periódica de los documentos innecesarios, de acuerdo a su ciclo vital y de acuerdo al siguiente detalle:

a) Transferencia de documentos: A través de este proceso archivístico evitamos que los documentos que se producen a diario se acumulen en los primeros niveles de archivo en forma indefinida. Esto permite además disponer de un mayor espacio físico, equipos y materiales, garantizando la integridad y la conservación del Patrimonio Documental. Se recomienda verificar que los documentos a transferirse hayan sido debidamente foliados.

b) Eliminación de documentos: Este proceso archivístico consiste en la destrucción de los documentos considerados innecesarios, previa autorización del Archivo General de la Nación o los Archivos Regionales en el ámbito de su competencia. Para ello es necesario conformar un Comité Evaluador de Documentos (CED), que se constituye en la máxima autoridad archivística en cada institución.

IMPORTANTE.- Para proponer una eliminación de documentos se requiere:

-       Acta del CED

-       Inventarios de eliminación

 Muestras de las series documentales a eliminarse.

Nuestras novedades en tu e-mail

Escribe tu e-mail:

Al presionar "Recibir" estás dándote de alta y aceptas las condiciones legales de mailxmail

Cursos similares a Archivística. Manejo y organización de archivos (Manual del archivero)


  • Vídeo
  • Alumnos
  • Valoración
  • Cursos
1. La organización de la empresa
La organización de una empresa es fundamental para el buen funcionamiento y... [05/10/07]
13.011  
2. La organización y sus características
El curso explica lo que es una organización en general, los grupos  humanos que la... [27/01/12]
6  
3. Plan de negocios. Manual
Los planes de negocios anteceden necesariamente a las operaciones empresariales... [02/04/13]
2  

¿Qué es mailxmail.com?|ISSN: 1699-4914|Ayuda
Publicidad|Condiciones legales de mailxmail


¿Recibir novedades de Organización empresarial? ¡No te costará nada!