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Capítulo 4:

 Organizar archivos. Procesos técnicos en la administración de archivos

3. PROCESOS TÉCNICOS

¿Cómo organizamos nuestros archivos?

Muy a menudo y en todas partes, los archivos presentan inconvenientes que se relacionan con el poco personal existente, la escasa capacitación del mismo, locales inadecuados, deficiencia logística, abultada documentación y un flujo insuficiente de documentos.

Si nos hacemos cargo de un archivo que se encuentra desorganizado, optaremos por seguir los siguientes pasos:

- Empezaremos por revisar el organigrama de la institución, lo cual nos permitirá conocer sus divisiones o secciones internas particulares: alta dirección, órganos de línea, órganos de asesoramiento, órganos de apoyo, etc.; así como gerencias, sub-gerencias, jefaturas, etc.

- Debemos informarnos acerca de la historia de la Municipalidad (fecha de creación, antigüedad de las dependencias, variaciones en las funciones institucionales, etc.)

- Revisaremos los documentos de gestión institucional (ROF, MOF, TUPA, directivas internas, etc.)

- Respetando el origen y la forma cómo han sido dispuestos originalmente los documentos.

Es importante elaborar un diagnóstico situacional que nos permita conocer la realidad de nuestro archivo, previa evaluación de las condiciones de infraestructura, volumen y características de la documentación y personal, etc.

Finalmente, por Ley, es función archivística la gestión de documentos desde su elaboración hasta su eliminación o conservación permanente, de acuerdo a su ciclo vital. Para ello existe un conjunto de procesos técnicos archivísticos normados y reglamentados que detallaremos a continuación:

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Resulta necesario que en cada institución se constituya un Sistema Institucional de Archivos, tal como estamos proponiendo en nuestro caso: el Órgano de Administración de Archivos (que en adelante se identificará con las siglas O.A.A.), el mismo que está integrado por los Archivos de Gestión, los Archivos Periféricos (cuando éstos existan) y por el Archivo Central. Precisamente, este último será el que conduzca las labores archivísticas con el desarrollo de un trabajo normativo a nivel institucional.

Los objetivos de esta etapa implican:

-      Determinar los principios de unidad, racionalidad y eficiencia de la administración de archivos.

-      Brindar servicios de información al Estado, a la ciudadanía y a la investigación.

NIVELES DE ARCHIVO

El ARCHIVO DE GESTIÓN, es comúnmente conocido como el “archivo de oficina” y está bajo la responsabilidad y manejo directo de cada dependencia o unidad administrativa de una institución. Este archivo está formado por la documentación producida recientemente, es decir, la que se está aún tramitando, así como también la de uso frecuente dentro de cada dependencia. Tiene plena vigencia jurídica y administrativa.

El ARCHIVO CENTRAL, también es denominado “archivo administrativo” y es el que está conformado por la documentación proveniente de las transferencias recibidas de las distintas oficinas de la institución. Este archivo centraliza la documentación que ya no es objeto de uso frecuente en los archivos de oficina, pero cuyo valor administrativo aún no ha prescrito y todavía podría ser objeto de consultas por parte de la propia administración o de los ciudadanos. El Archivo Central suele ubicarse físicamente en los locales del archivo y está bajo la responsabilidad del Archivero de la Institución.

El ARCHIVO PERIFÉRICO, se constituye opcionalmente como producto de la complejidad de funciones, nivel de especialización y ubicación física de las unidades orgánicas de una institución que así lo requiera. (En nuestro caso, estamos proponiendo “archivos periféricos” para reforzar el trabajo de GDUR y GAF, entre otros, por su misma complejidad).

El ARCHIVO HISTÓRICO, está encargado de concentrar, custodiar y/o conservar documentos de valor permanente y que ya perdieron gran parte de su valor administrativo y cuentan con más de treinta años de originados. Sus principales fines son la investigación y la difusión cultural.

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