Capítulo 9:

 Identificación y clasificación de las series documentales

Identificación de series: Organismos, Funciones y Actividades de la Empresa

Empresas muy centralizadas, burocracia potente y dirección única. Todas las empresas tienen unas funciones muy parecidas. Suelen tener una presidencia y un Consejo de Administración. Hay una Dirección General y una Dirección Técnica.

Hay un área de producción, de gestión financiera y contable, área de gestión de recursos, de gestión comercial, de gestión de personal, asesoría jurídica, Investigación y Desarrollo, Mantenimiento.

Clasifica en documentos de Constitución de la Sociedad (escritura y accionista), Consejos de Administración, Asambleas de Empresas, Dirección General (información interior, exterior, marcha de la empresa), Propiedades, Edificios Industriales, Materiales de Explotación, Fabricación, Servicios de Ventas, Servicios Financieros.

Clasificación de las series documentales

Hay que crear cinco cuadros de clasificación. Para identificar las series hay que utilizar las normas que obligan a la empresa a dar cuenta de sus actividades como:

1) Inicio. Registro mercantil, Instalación y Norma. Asegura la existencia de la empresa. Tiene:

a) Certificación de inscripción.

b) Escrituras notariales.

c) Libros de contabilidad.

d) Inventarios.

e) Libros de actas.

f)  Títulos de acciones.

2) Hacienda.

a) Autonómica.

b) Estatal.

c) Impuesto de transmisión patrimonial.

d) Código de identificación fiscal.

e) Altas y liquidaciones del Impuesto de Actividades Económicas.

3) Ayuntamientos.

a) Licencias de obras.

b) Licencias de apertura.

c) Licencias de instalación.

d) Licencias para rótulos y publicidad.

e) Tasas.

4) Trabajo.

a) Inscripción de la empresa.

b) Inscripción de los empleados.

c) Altas de los empleados.

d) Registros de los trabajadores.

e) Visitas de inspección.

f)  Calendario laboral.

g) Contratos y expedientes personales.

5) Industria.

a) Títulos de calificación.

b) Patentes.

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