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Archivo de documentos. La organización moderna

Autor: Ismeria Oca
Curso:
7,20/10 (5 opiniones) |76696 alumnos|Fecha publicación: 15/10/2008
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Capítulo 7:

 Archivo. Sistema alfabético

Sistema alfabético:  Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similae al usado en los dicccionarios.  Este sistema se ajusta a casi todos los negocios.

Ventajas:

La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabético.

Reglas para ordenar alfabéticamente.  se usan directa o indirectamente encasi todos los sistemas de archivar, pues constituyen la base fundamental de todos los sistemas.  Existen varias reglas básicas para clasificar, las cuales son de uso universal. Aquí se estudiarán las mas usadaen nuestro país.

Reglas de clasificación

1- Nombres de individuos.  Se invierte el nombre de cada individuo, considerando en primer lugar el apellido paterno, seguido del nombre de pila y en tercer lugar el segundo nombre o inicial, si existiere. Ejemplo: Maria Elena Salas. quedará así:

- Apellido, en este caso, Salas;

2- Nombre de pila: María;

3- Segundo nombre: Elena; es decir quedaría asi:

Salas, María Elena, siempre la inversión delnombre debe ir precedida por una coma. ( Si aparecen los dos apellidos, el apellido materno constituiría la segunda unidad de archivo, es conveniente aclarar que Unidad de archivo ES CADA PALABRA, NOMBRE, LETRA O SIGLA QUE APAREZCA EN EL NOMBRE DE UN INDIVIDUO, EMPRESA O INSTITUCIÓN.

Ordene alfabéticamente los siguientes nombres de acuerdo a esta regla:

Mario Díaz Pérez, Carlos Arreaza, Juan  E. Zarcos, José Pernía

Archivo. Sistema alfabético

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