Capítulo 3:

 Archivo atención al ciudadano. Documentos

 Los documentos pasan por diferentes fases o etapas desde su creación:

1ª fase: los documentos circulan y se tramitan. Son de uso frecuente, y reunidos y organizados forman el Archivo de oficina, con un número de años de vigencia inferior a 5 años.

2ª fase: los documentos carecen de valor administrativo pero su conservación es necesaria por su valor legal y son consultados con determinada frecuencia por la Administración o los ciudadanos. Forman el Archivo intermedio, otorgándosele una vigencia como tal Archivo intermedio, entre 5 y 30 años.

3ª fase: o Archivo histórico, su consulta se lleva a cabo preferentemente por investigadores e investigadoras y superan los 30 años.

Para la Administración, la conservación de los documentos en todas sus fases, es de obligado cumplimiento, formando parte del Patrimonio Documental del Estado.

Para facilitar la conservación y garantizar los derechos de los ciudadanos, las Secretarias deben crear un Sistema de Archivo, que podemos definir “como el conjunto de órganos donde se ubican los documentos en razón de su utilidad para la gestión administrativa, los ciudadanos y los investigadores y que está atendido por personal preparado y responsable”, y que constituye el cauce por el que discurre el flujo documental de un Instituto. Este cauce debe estar perfectamente canalizado y permitir la eliminación de documentos que obstaculicen su marcha.

Clases de documentos.-

Hemos visto la definición de documento de Archivo. Ahora vamos a considerar lo que se considera un documento Administrativo y los diferentes tipos que nos encontraremos en la oficina.

Los Documentos Administrativos se definen como el soporte material por el que se materializan los actos administrativos, cumpliendo dos funciones, por un lado es un instrumento de constatación que permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa y por otro es un instrumento de comunicación, ya que estos documentos permiten la traslación del contenido de los actos a otros órganos o unidades de la Administración o a terceros interesados, ya sean personas jurídicas públicas y privadas o personas jurídicas naturales.

Tienen eficacia erga omnes o general, es decir, hace prueba aún contra tercero, del hecho que motiva su otorgamiento y de la fecha de este. Son emitidos por un órgano administrativo  (quedando excluidos los documentos redactados o creados por los interesados, como las solicitudes, las alegaciones o los recursos y las reclamaciones) y su emisión es válida.

Los documentos administrativos más relevantes son aquellas emitidos en el marco del procedimiento, existiendo otro grupo que sirve para reflejar la existencia de un documento anterior, del que el segundo es sólo una constatación: las copias y certificados.

Existen diversas clasificaciones, según distintas doctrinas, una de ellas es:

* Decisión: resoluciones y acuerdos.

* Transmisión: notificaciones, publicaciones, oficios y notas interiores.

* Constancia: actas y certificados.

* Juicio: informes.

* Constatación de otro anterior: copias y certificados

Mención aparte son los “Documentos de los Ciudadanos”: Son todos aquellos escritos dirigidos a la Administración por parte de un ciudadano, ya sea en el marco o no de un procedimiento administrativo, y estén o no sujetos a las normas administrativas, ya que en el caso que tengan fondo o forma defectuosa, deberá ser admitido por aquella, aunque deba indicar al administrado la necesidad de subsanación del mismo.

Solicitudes

Denuncias

Clases

Alegaciones

Recursos

Peticiones

Reclamaciones

No existen normas generales aplicables a la redacción de documentos por parte de los ciudadanos. La Ley 30/92 de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y el Procedimiento Administrativo Común  *en adelante LRJAP-PAC), recoge exclusivamente la obligatoriedad de respetar unos ciertos requisitos formales en caso de caso de solicitudes y de recursos.

En el resto de los casos, sólo será necesario respetar una serie de extremos formales y generales:

* Identificación del emisor y destinatario  (nombre, apellido y D.N.I. , en su caso)

* La identificación del destinatario se realiza mediante el señalamiento de la denominación del órgano administrativo correspondiente  (no es necesario el uso de formulas especiales de tratamiento).

* Identificación de los lugares y medios de notificación preferentes.

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