Capítulo 4:

 Atención ciudadana. Expediente

EXPEDIENTE.-

Constituye la unidad documental básica en todo tipo de archivos y se define como la “unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto”.  (Diccionario de Terminología Archivistica)

El Expediente se forma mediante la agregación sucesiva de todos los documentos, pruebas, dictámenes, acuerdos, resoluciones, notificaciones y demás diligencias que hayan de integrarlos por pertenecer al asunto que motivó la apertura del expediente.  (Diccionario de Derecho Larousse)

Su estructura debe ser lógica, coherente y cronológica, ordenándose los expedientes de acuerdo con el procedimiento o trámite seguido. Los criterios para la formación de un expediente deben ser uniformes, constantes y conocidos por todo el personal de la oficina.

Cada día las oficinas llevan a cabo una variedad de tareas que proporcionan una serie de servicios. Para asegurar que estas tareas se realizan conforme a una normativa, deben ser estructuradas de acuerdo a esta, estableciendo las actividades individuales pertinentes para cada una de ellas.

Hay que tener en cuenta que estas actividades generan nuevos contenidos, por lo que un expediente contendrá diferentes tipos de información.

Un acceso rápido a la información será un factor clave en la gestión de estos expedientes, por lo que su almacenamiento de forma correcta minimizará el esfuerzo en los procesos de recuperación.

Debe evitarse la desmembración y dispersión de los expedientes y la creación de falsas series documentales.

No debe incluirse como parte del expediente la documentación de apoyo informativo como fotocopias del B.O.J.A., fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, etc.

Estos documentos deben conservarse mientras constituyan fuente de información para la oficina, después deben destruirse. La proliferación de este tipo de documentación es causa de desorganización en los archivos.

Los expedientes estarán individualizados en carpetillas de cartulina que agrupa a todos los documentos pertenecientes al mismo, pudiendo ser producidos en la misma oficina o recibidos en ella.

A los expedientes se les irá añadiendo los documentos en el orden en que se produzcan. En general, la ordenación de los documentos dentro del expediente será cronológica, su resolución tiene una secuencia en el tiempo, de forma que el primer documento será el más antiguo y el último el más reciente.

Los expedientes creados deben almacenarse en cajas tipo archivador definitivo, en cuyo lomo se anotará el titulo de la serie, expedientes que contienen y número de orden de las cajas.

Cada expediente será registrado en una base de datos con indicación de su número, que nos indicará el orden dentro de su serie, así tendremos un sistema de información de la documentación producida y facilidad de acceso a la documentación por varios campos de recuperación y la posterior reposición de la documentación extraída del expediente, siendo la devolución a su orden original simple y rutinario.

El Expediente electrónico.-

Con el desarrollo de las nuevas tecnologías se podrá convertir progresivamente los actuales expedientes en soporte papel a digital, con el consiguiente ahorro de espacio y recursos actualmente conocidos.

El expediente electrónico tendrá la misma validez jurídica y probatoria que el expediente tradicional. La documentación emergente de la transmisión electrónica a distancia, entre dependencias oficiales, constituirá, de por sí, documentación auténtica y hará plena fé a todos sus efectos en cuanto a la existencia del original trasmitido.

Todo documento electrónico autenticado mediante firma digital, se considera como de la autoria del usuario al que se ha asignado la clave privada correspondiente  (certificado digital).

Hoy en día se han habilitado normas de obligado cumplimiento para la Administración, como la Ley de Acceso Electrónico de Ciudadanos a los Servicios Públicos  (LAECSP), la Ley de Impulso de la Sociedad de la Información  (LISI) o la Ley de Contratos del Sector Público que se configuran como el prolegómeno indispensable para la implantación total del Expediente Electrónico en los tres niveles administrativos del Gobierno español.

“... en aquellas sociedades donde se ha desarrollado al máximo las posibilidades de acceso a los expedientes administrativos por parte de los ciudadanos  (Internet), se han reducido las posibilidades de abuso de poder y de la mala administración, reduciendo la arbitrariedad al situar a las autoridades y a los funcionarios públicos ante los ojos vigilantes de los ciudadanos”.

Ricardo Rivero Ortega, “El expediente administrativo, de los legajos a los soportes electrónicos”.

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