Una vez que hemos establecido la clasificación de los documentos atendiendo a las funciones de la Secretaría, debemos fijar el orden de los documentos integrados en las series documentales.
Un documento determinado, dentro de su serie, tendrá una localización determinada con relación a los otros.
Los criterios de ordenación han de establecerse de acuerdo con las características de cada tipología documental y aplicarse de manera homogénea por todo el personal de la oficina, tanto para la formación de expedientes como la ordenación de los mismos dentro de una serie documental.
Tipos de ordenación.-
* Cronológico: se elige como unidad la fecha de los documentos. Ejemplo: Libro de Registro de Entrada / Salida
* Alfabético: se basa en el uso del abecedario, tomando en consideración el nombre de las personas u organizaciones. Ejemplo: Archivo de Títulos Académicos.
* Numérico: se utiliza la serie natural de los números como elemento principal, asignándolos progresivamente. Cada documento se ordena conforme a un número sin considerar ningún otro elemento. Ejemplo: Archivo de expedientes de alumnos
* Composiciones: consiste en la combinación de las anteriores. Ejemplo: Archivo de determinadas series cronológicas – numéricas como la Entrada de Documentos (fecha + número de orden).
Los factores que influyen en la selección del sistema, dependerá de la clase de documento, la frecuencia de su consulta, la cantidad de documentos recibidos y procesados en un periodo de tiempo, la forma en que son solicitados los documentos, el tiempo que permanecerá en la oficina, etc.
Ejemplo de clasificación de archivos (Archivo horizontal A-Z) de uso diario y sus series.- (ordenados alfabéticamente)
1. Acuerdos colaboración FCT
2. Asociación antiguos alumnos
3. Ayudas
- Adquisición libros a determinados alumnos
- Ayudas estancias en el extranjero
4. Bajas P.A.S.
5. Bajas personal docente
6. Becas
7. Biblioteca
8. Ciclo Formativo “A”
9. Ciclo Formativo “B”
10. Ciclo Formativo “C”
11. Comisión de Convivencia-Equipo Técnico
12. Comunicación desplazamientos
13. Comunicados Consejos Escolares / Claustros de profesores/as
14. Correos electrónicos *documentos)
15. Entradas
16. Fax
17. Franquicia Correos
18. Listado alumnos por curso actual con fotografías / Bajas durante el curso
19. Partes de faltas
20. Salidas
21. Seguro Escolar
22. Telegramas *Oficiales)
23. Títulos
24. Universidad de Cádiz
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