Capítulo 4:

 Atención pública. Registro documentos

Operaciones de Registro de Documentos.-

En cuanto a los documentos presentados o remitidos, se estampará el sello de registro de entrada o salida, así como la fecha y número de registro de la respectiva serie (Entrada o Salida) que será correlativo en cada serie y respetará el orden temporal de presentación o emisión.

La estampación manual del sello se realizará en el espacio reservado para ello, y en su defecto, en la 1ª hoja del escrito donde no dificulte la visión del contenido del documento y del sello, pudiendo sustituirse por una impresión mecánica que contenga la misma información que el sello.

Los controles administrativos que puedan establecerse para movimientos internos que tengan entrada en un órgano, no podrá originar nuevos estampillados.

Cuando el escrito recibido o emitido se acompañe de una copia, se estampará el correspondiente sello de registro, sirviendo la copia sellada como justificante de presentación.

Si las solicitudes, escritos o comunicaciones presentados están dirigidos a otro órgano ajeno al del registro, se remitirán dentro de las 24 horas siguientes, a su órgano de destino, acompañados de la relación de los que se le envían.

 Las Copias de los Documentos.-

Aportación de documentos originales al expediente.-

El ciudadano tiene derecho a quedarse con una copia sellada de tales documentos, que le permite acreditar la razón de la no tenencia del documento entregado y facilite el ejercicio de derechos como el de la no presentación de los documentos que ya hubiera aportado a la Administración actuante.

Expedición de copias compulsadas de los documentos originales.-

En el supuesto de que la norma procedimental no exija la aportación de documentos originales, se debe proceder al cotejo de original y copia y a la devolución del original al ciudadano, quedando la  copia compulsada incorporada a la correspondiente solicitud, escrito o comunicación.

Sello de compulsa

IES “BLAS INFANTE” COMPULSADO Y CONFORME CON EL ORIGINAL   Algeciras,______________________________

Clases de copias.-

Copias autenticas: son las expedidas sobre la base de un documento administrativo emitido por el mismo órgano que redacta aquella.

Copia autenticada: se puede realizar sobre documentos públicos o privados, cotejando la copia con el original.

Validez y eficacia de las copias.-

 

Cada Administración puede determinar reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias autenticas de documentos públicos o privados.

En la Junta de Andalucía:

* Las copias autenticas de documentos administrativos gozan de la misma validez y eficacia de los documentos originales.

* Las copias autenticadas de documentos administrativos gozan de la misma validez y eficacia de los documentos originales.

* Las copias autenticadas de documentos públicos o privados que se presenten en el Registro del órgano competente para su tramitación o un Registro de distinta localidad y con competencias delegadas, gozan de validez y eficacia en el procedimiento para el que fueron expedidas.

* Las copias expedidas por otras Administraciones, autoridades y fedatarios públicos, tienen validez y eficacia en la forma en que se la reconozca el ordenamiento jurídico.

* La expedición de copias autenticas de documentos administrativos de la Junta de Andalucía, corresponderá a los órganos administrativos que hubieran emitido el documento original

* En supuestos especiales y para facilitar la presentación de documentos en localidades distintas a las sedes de los órganos que tengan que tramitarlos y con el objeto de salvar las dificultades que existan para autenticar copias y recibirlas, los órganos con estas competencias podrán delegarlas en otros órganos o unidades, incluso no dependientes jerárquicamente en cuyo caso se hará previo conocimiento del Órgano Superior del cual dependan, ubicadas en dichas localidades, sin perjuicio en su caso de la revocación de la delegación conferida.

Desglose de documentos.-

Salvo en los supuestos en que los documentos originales deban permanecer en el expediente, las jefaturas de sección u órganos asimilados que tengan encomendadas la tramitación y custodia de los expedientes, autorizarán la entrega de los documentos originales, públicos o privados, obrantes en los mismos a los interesados que los hubieran aportado y así lo soliciten, dejando constancia en el expediente mediante la expedición de copia autenticada del documento que se retira

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