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Base de datos en Access

Autor: Julián Casas
Curso:
8,40/10 (5 opiniones) |24338 alumnos|Fecha publicación: 16/06/2010
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Capítulo 4:

 Los campos clave en Access

El último tema esencial que debes conocer para definir tablas son los campos clave. Un campo clave es aquél que permite identificar un registro de una tabla frente al resto.

Por ejemplo, si usas el NIF de una persona en España, en teoría es un valor no repetido. Por tanto, el NIF puede ser clave al identificar un registro como único.

Nota

La clave puede estar formada por más de un campo, pero no es lo normal. Por ejemplo, se puede usar como clave el móvil y el nombre.

Access crea por defecto en cada tabla en blanco un campo clave (la primera fila que saltamos en la Vista Diseño cuando creamos los campos). Este tipo de campo va a ser un identificador de alumno que para evitar repeticiones será un campo Autonumérico. Vuelve ese campo y asegura estos datos:

ð Nombre del campo: IdAlumno.

ð Tipo de campo: Autonumérico.

ð Descripción: es el campo clave que identifica al alumno.

Para definir otro campo como clave, haz clic en él (por ejemplo en su nombre) y selecciona el comando Clave principal de la ficha Herramientasde tabla.

Ten en cuenta que estos campos claves son los que usaremos para relacionar las tablas, por tanto, son esenciales en las tablas relacionales. Ahora debes tener en pantalla la figura 13.1.

Plantillas para tablas. La tabla de profesores

Ya tenemos nuestra primera tabla completa, incluido su campo clave. Ahora vamos a crear otra de las tablas necesarias en nuestro ejemplo: la tabla de profesores, pero no desde cero como la tabla alumnos, sino usando uno de las plantillas de Access.

Utiliza los siguientes pasos para crear esta tabla:

1.  Ve a la cinta de opciones y asegúrate de que muestra la ficha Crear.

2.  Ahora, haz clic, en el grupo Tablas, en el comando Plantillas de tabla.

3.  Se te mostrará el desplegble de la figura 13.4 con para que selecciones un tipo de plantilla.

4.  Selecciona la plantilla que más se parezca a la tabla que quieres crear. En nuestro caso, Contactos es la más apropiada.

Aparecerá la ventana de la hoja de datos. Esta ventana sirve para introducir, ver y modificar los datos de las tablas y se emplea de forma muy parecida a una hoja de cálculo de Excel: escribe el contenido en una celda, usa Tab para ir de una celda a otra, etcétera. Sin embargo, en este libro, para introducir datos, vamos a usar los formularios en el capítulo siguiente.

pantillas de tabla

Figura 13.4. Plantillas de tabla

Pero como aún nos queda pulir un poco más la tabla, vamos a pasar a la vista Diseño para modificarla de acuerdo a nuestras necesidades. Pulsa en la barra de estado, a la derecha del todo, en Vista Diseño. Dale el nombre de Profesores a la tabla.

Para empezar renombra el campo Id, por IdProfesor. Ahora veremos cómo eliminar campos de la plantilla que no nos interesan y moverlos para ordenarlos:

ð Para eliminar un campo haz clic sobre él y ejecuta el comando Eliminar filas en la cinta de opciones. Selecciona los campos Organización, Cargo, País, Página web y Datos adjuntos.

ð Para reordenar un campo de lugar haz clic sobre él y mantén presionado, arrastra el campo hasta su nueva posición y suelta el botón. Reordena ahora a tu gusto.

Agregar nuevos campos

Tanto si creas tablas a partir de plantillas como si lo haces desce cero, tendrás que añadir nuevos campos. Ya hemos visto cómo se hace desde la vista Diseño, rellenando por filas un nombre de campo, su tipo y una breve descripción. Ahora veremos cómo crear campos en la vista Hoja de datos:

1.  Cambia a la vista Hojade datos pulsando el comando Ver en la cinta de opciones o en el botón Vista Hoja de datos de la barra de estado.

2.  En la ficha Hojade datos, en el grupo Campos y columnas, haz clic en Nuevo campo. Aparece un panel nuevo a la derecha, Plantillas de campos.

3.  Selecciona los campos campos que quieras en el panel y arrástralos a la tabla. Cuando aparezca la línea de inserción, suelta el botón y el campo quedará en esa posición.

4.  Finalmente, cierra el panel Plantillas de campos.

De esta manera ahorras más tiempo que si los escribes uno a uno como en el apartado anterior. Pero hay otra forma de economizar tiempo, si ya lo invertiste en crear campos en otras tablas. Puedes añadir campos desde otras tablas:

1.  Asegúrate de que la tabla está en la vista Hoja de datos.

2.  En la ficha Hojade datos, en el grupo Campos y columnas, haz clic en Agregar campos existentes. Aparecerá un panel similar al que hemos visto antes, pero fíjate que este se llama Lista de campos, es decir, contiene los campos de las otras tablas que tengamos en nuestra base de datos, agurpadas en categorías.

3.  Explora en el panel pulsando en los signos + para expandir las tablas y arrastra los campos que desees del panel Lista de campos a la tabla que estamos editando en el área de trabajo.

Capítulo siguiente - Las propiedades de los campos
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