Organizar es crear una estructura de relación y después controlar que se cumpla y funcione, para que se consiga el objetivo deseado.
A continuación se muestran tres objetivos específicos que deberían cumplirse en la fase de dirección y gestión de la ejecución de un proyecto:
La siguiente tarea consiste en definir e implementar el esquema organizacional que nos permita alcanzar en la forma más eficiente posible los objetivos de nuestro proyecto.
1. Definición de la organización del proyecto
La identificación y análisis de los factores relevantes para la organización del proyecto, corresponderá a cinco agrupaciones o categorías interrelacionadas entre sí, ellas son:
2. Soluciones organizacionales
Con las técnicas de desarrollo organizacional que existen en la actualidad, no hay una estructura óptima para todo tipo de proyectos, solamente existen mejores y peores soluciones, dependiendo de cada situación en particular.
La relación entre el proyecto y la organización en el cuál éste se ejecuta dependerá de factores como:
3. Tipos de organización
Es importante recordar que el fin último de organizar un equipo humano es poder obtener mayores y mejores resultados debido a la sinergia, que lo que podría obtenerse con cada uno de forma separada. Hay que considerar que el proyecto al ser un emprendimiento temporal, la organización de éste también lo es.
Las reglas burocráticas y rutinarias útiles en empresas grandes no son aplicables en un ambiente de proyecto, donde para superar problemas imprevisibles y facilitar la innovación se requiere de (según Burns y Stalker):
Las relaciones dentro de cada área funcional son entre individuos que desarrollan funciones similares. Ejemplos de áreas funcionales:
Figura 1.1. Relación de Áreas Funcionales
La organización funcional clásica, tal como es mostrada en la Figura 5.2, es una jerarquía donde cada empleado tiene un superior claramente establecido. Los miembros están agrupados según la especialidad: producción, comercialización, ingeniería y contabilidad a nivel superior. Ingeniería se puede subdividir, a su vez, en organizaciones funcionales, tales como mecánica y eléctrica, que respaldan el negocio de la organización más grande. Las organizaciones funcionales también tienen proyectos; sin embargo, el alcance del proyecto generalmente se restringe a los límites de la función. El departamento de ingeniería de una organización funcional realizará el trabajo del proyecto de manera independiente de los departamentos de fabricación o comercialización. Cuando se emprende el desarrollo de un nuevo producto dentro de una organización puramente funcional, la fase de diseño es frecuentemente denominada proyecto de diseño, e incluye sólo personal del departamento de ingeniería. Por lo tanto, cuando surgen preguntas relacionadas con fabricación, éstas se pasan a través de la jerarquía de la organización hasta el jefe del departamento, quien consulta con el jefe del departamento de fabricación. El jefe del departamento de ingeniería transmite la respuesta a través de la jerarquía hasta el gerente funcional de ingeniería.
Figura 1.2. Organización funcional
Ventajas de la organización funcional
Desventajas de la organización funcional
Organización por Proyecto (PURA)
En este modelo organizacional, todos o gran parte de los integrantes del equipo del proyecto trabajan con dedicación exclusiva al proyecto. El proyecto puede estar inserto en una organización madre o ser la organización en sí. En el extremo opuesto del espectro se encuentra la organización orientada a proyectos, tal como se muestra en la Figura 5.3. En una organización orientada a proyectos, los miembros del equipo están frecuentemente ubicados en un mismo lugar. La mayoría de los recursos de la organización están involucrados en el trabajo del proyecto, y los directores del proyecto cuentan con una gran independencia y autoridad. Las organizaciones orientadas a proyectos suelen tener unidades denominadas departamentos, pero estos grupos dependen directamente del director del proyecto o proveen servicios de soporte a diversos proyectos.
Figura 1.3 Organización por Proyecto
Ventajas de la organización por proyectos
Desventajas de la organización por proyectos
¿Dónde aplicarlo?
En una organización que se relacionan con proyectos de empresas nuevas y se desea a toda costa el control de la ejecución con el fin de ganar el Know-how, o impulsar el desarrollo de proyectos con tecnologías nuevas y complejas. Una organización como la presentada en la figura 5.4 contrata a terceros los trabajos de ingeniería, servicios de materiales o compras y la ejecución de la obra. Sin embargo, rara vez traspasará la responsabilidad de actividades eminentemente controladoras o bien de dirección, con dotaciones reducidas en actividades como la contabilidad o el manejo financiero, por razones obvias.
Figura 1.4 Ejemplo Organización por Proyectos
Esta organización es autónoma de la empresa matriz, pero repite en gran parte sus rigideces. Los proyectos-empresa y los proyectos mayores, dotados de suficiente autonomía por parte de los directores de las empresas matrices logran ventajas al implementar organizaciones con el abanico funcional completo.
Organización Matricial
Las organizaciones matriciales, presentan una mezcla de características de las organizaciones funcionales y de las orientadas a proyectos. Las matriciales débiles mantienen muchas de las características de las organizaciones funcionales, y el director del proyecto es más un coordinador que un director. De forma similar, las matriciales fuertes tienen muchas de las características de las organizaciones orientadas a proyectos; pueden tener directores de proyectos a dedicación completa con considerable autoridad y personal administrativo de dedicación completa. Si bien la organización matricial equilibrada reconoce la necesidad de un director del proyecto, no confiere al director del proyecto autoridad plena sobre el proyecto ni sobre su financiación.
Figura 1.5 Organización matricial débil
Figura 1.6 Organización matricial fuerte
Una combinación de los modelos funcionales y por proyectos, la organización esta organizada en forma funcional, su nombre se debe a la forma en que los recursos son asignados a cada proyecto. Figura 1.7.
Figura 1.7 Organización Matricial
Aportan a los proyectos una suerte de solución de compromiso entre organizaciones funcionales y por proyectos, logrando una serie de ventajas en su funcionamiento. Cuando separamos las dependencias o líneas administrativas de las funcionales para determinar posiciones o unidades, de manera que transitoriamente se recurre a una doble dependencia con el objeto de dinamizar y flexibilizar las comunicaciones, las decisiones y la acción.
La inserción de una relación matricial simplifica las líneas y “acortan” las distancias entre quienes participan en el proyecto, sin embargo, produce también situaciones de dualidad de mando, responsabilidad compartida y comunicaciones multilaterales, no resulta un precio demasiado alto si se compara con las ventajas que aporta.
Ventajas de la Organización Matricial
Desventajas de la Organización Matricial
¿Dónde utilizar las organizaciones matriciales?
Puede ser utilizada tanto para proyectos menores, en reemplazo de las relaciones de coordinación, como en proyectos-empresa o proyectos autónomos ver ejemplo figura 5.8. Mejora notablemente la operatividad de las organizaciones funcionales y por proyecto.
Es muy importante señalar dos aspectos a tomar en cuenta en el campo de trabajo:
La Seleccióndel Modelo de Organización:
Figura 1.8 Ejemplo Organización Matricial
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