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Cómo redactar e-mails efectivos

Autor: Paula Garrett
Curso:
8,30/10 (733 opiniones) |55158 alumnos|Fecha publicación: 22/05/2002

Capítulo 4:

 La redacción del mensaje

Imaginemos que somos el vicepresidente de una empresa, y que hemos programado una reunión para discutir el aumento de gastos en varios departamentos y el modo de reducir esos gastos.

A la reunión deben asistir tres jefes de departamento, los que tienen exceso de gastos. Otros dos jefes de departamento asistirán para aprender y compartir diferentes modos de reducción de gastos, pero en su caso la asistencia no es obligatoria. El mensaje que podríamos enviar para convocar la reunión sería parecido a éste:

____________________________________

Para: Todos los jefes de departamento

De: El vicepresidente de la división

Asunto: Reunión para tratar sobre el exceso de gastos

Se celebrará una reunión, obligatoria para los jefes de los departamentos A, B y C, el 2 de junio de 14.00 a 16.00 horas en la Sala 1 con el objeto de discutir el exceso de gasto observado en esos departamentos. Los demás jefes de departamento pueden asistir a la reunión, o enviar a algún representante, para compartir ideas que conduzcan a la reducción de gastos. Pero en su caso, la asistencia no es obligatoria. Se ruega confirmación de la asistencia por correo electrónico.

____________________________________

Si bien este mensaje incluye la información necesaria, resulta ser menos eficaz de lo que podría. Empleando unos pocos minutos más se podrían enviar mensajes por separado a los dos grupos de jefes de departamento. El primer mensaje podría ser así:

___________________________________

Para: Los jefes de los departamentos A, B y C

De: El vicepresidente de la división

Asunto: Reunión obligatoria sobre el exceso de gastos

Se ruega confirmación, mediante la respuesta a este mensaje, de la asistencia a la reunión obligatoria para discutir el exceso de gastos en sus departamentos y el modo de reducirlo.

Fecha: 2 de junio

Hora: de 14.00 a 16.00

____________________________________

Este es el segundo mensaje que podría escribir:

____________________________________

Para: Los jefes de los departamentos D y E

De: El vicepresidente de la división

Asunto: Reunión voluntaria sobre la reducción de gastos

Voy a celebrar una reunión con los jefes de los departamentos A, B y C para discutir los excesivos gastos producidos en dichos departamentos y el modo de reducirlos. Puede que encuentren interesante la asistencia a nuestra reunión; si es así pueden participar en ella, o enviar a algún representante para que asista a la última hora de la reunión, momento en que se discutirán los medios para reducir gastos. Los detalles de la reunión son:

Fecha: 2 de junio

Hora: 14.00 a 16.00

Lugar: Sala de conferencias 1

____________________________________

En el segundo ejemplo, la petición es mucho más clara que en el mensaje original.

Consejo.- Si queremos utilizar diferentes caracteres y tipos de letra para hacer que nuestro mensaje resalte, podemos escribirlo con algún programa de tratamiento de textos y enviarlo como documento adjunto.

Capítulo anterior - Los destinatarios

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