Capítulo 11:

 Conversaciones. Sus elementos (tercera parte)

Presentación de un tema o proyecto:

- Razones que han motivado el encuentro o la reunión.

- La idea por realizar.

- Los elementos humanos y materiales para llevarla a cabo.

- El o los procedimientos que se sugieren.

- La información y la experiencia que avalan los criterios expuestos.

- Los servicios que ha de prestar el tema o el proyecto al progreso, a la empresa, a la comunidad, etc.

Presentación de un asunto o planteamiento de una cuestión:

- Causas que han promovido el estudio o la convocatoria.

- Los "primeros principios" o el origen de la cuestión.

- Partes componentes o pasos a concretar o desarrollar.

- Resultados, aplicaciones, usos, beneficios.

- Conclusiones o generalizaciones.

- Expresión de sentimientos alentadores.

Reuniones:

Reuniones - Finalidades y Problemas frecuentes:

- Finalidades: las reuniones tienen cinco finalidades posibles: informar; expresar opiniones; resolver problemas; tomar decisiones o formar.

- Problemas habituales en las reuniones:

- Enredarse en el procedimiento.

- Demasiadas cuestiones de orden.

- Confusión sobre lo que ha sido decidido.

- Se evita tomar decisiones concretas.

- Se desvían de su propósito.

- Falta de oportunidades para participar.

- Excesiva duración.

- No asisten a la reunión los que deberían asistir.

- Existen demasiadas reuniones.

Preparación de Reuniones I:

- Planificación:

- Objetivos y temas.

- Orden del día.

- Elección de lugar apropiado.

- Información:

- Desarrollo de una convocatoria clara.

- Elección de quién ha de conducir la reunión.

- Indicar por qué está invitado a participar el receptor de la convocatoria.

- Preparación:

- Organización.

Preparación de Reuniones II:

- Estructura y Control:

- Seguimiento del programa.

- Buena moderación:

- Procurar la participación.

- Atenerse a los hechos reales.

- Mantener la atención.

- "no soltar el timón".

- Resumen y Registro:

- Conclusión.

- Acta o registro.

- Propuesta y conclusiones.

- Participantes.

- Análisis:

- Evaluación del proceso.

- Evaluación del resultado.

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