Capítulo 3:

 Tipos de oficios. La comunicación

Utilidad y fines. 

El oficio tiene como función relacionar a las dependencias administrativas de más alta jerarquía. En consecuencia debe ir firmado, si bien en algunos casos lo firma el representante de más alta jerarquía en la institución. En otros casos pueden firmarlo los jefes de unidades o instancias que despachan la comunicación y al hacerlo asumen toda la responsabilidad de lo expresado en la misma.

El oficio se utiliza para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes o también para agradecer, invitar, felicitar. Se dan a nivel de instituciones como, Ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos, etc.

 

Tipos de oficio:

Oficio simple o directo.  Se utiliza cuando va dirigido a una sola persona; por lo general en el caso de una invitación, felicitación, petición, agradecimiento, invitación a eventos actividades culturales o deportivas. También cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio.

Oficio múltiple. Se utiliza cuando la misma información va dirigida a varios destinatarios, razón por la cual las instituciones o dependencias tienen el número de oficio y dejan puntos suspensivos o el espacio para escribir el nombre y el cargo del destinatario, sólo para colocar cuando el caso lo amerite.

El texto de este tipo de oficio se basa en la emisión de órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias, informaciones a diferentes oficinas o despachos de manera simultánea. El trato que se considera en este tipo de oficio es vertical, descendente y horizontal, por cuanto va dirigido a subordinados o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía.

Es importante recordar que:

-  En el oficio múltiple, el número es el mismo para todos los ejemplares que van a distribuir.

- Se escribe necesariamente la palabra DISTRIBUCIÓN, que viene a constituir la última parte  de este tipo de oficio.

Transcripción. Indica la finalidad de este tipo  de redacción: Es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio, tal como aparece en el original, en su totalidad, sin ninguna alteración. Todo el párrafo debe ir, transcrito, entre comillas y fiel al original.

                                                                                                                 

                                                                                                                    Marzo, 2 de 2010.

OFICIO Num. 2010 -GC-UPEL

Señores

Contraloría Interna

Upel-Ipm

Presente

ASUNTO: Licitación  # 0001-2010-GC-UPEL

Remito la información referente al proceso de selección de licitación # 0001-2010-GC-UPEL para la adquisición de equipos y mobiliario de oficina, en cumplimiento a lo establecido en el Reglamento Interno de esta institución.

Sin otro particular, me suscribo,  

                                                                                                               Atentamente,

                                                                                                          Gerencia de Compras

                                                                                                       Licda. María Rojas Salas

                                                                                                                Gerente

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