Además del análisis de los costos de la empresa, en su organización administrativa, la contabilidad desempeña un papel fundamental. La resultante final de la contabilidad son los estados financieros llamados: El Balance General y el Análisis de Resultados
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BALANCE GENERAL: Es un resumen de todo lo que tiene la empresa (Activos), de lo que debe (Pasivos) y de lo que realmente le pertenece a su propietario (Patrimonio), en una fecha determinada
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LOS ESTADOS FINANCIEROS
La fuente fundamental de información es el informe anual. Dicho documento incluye:
& El Balance General
& El Estado de Resultados (Pérdidas y ganancias)
& El Estado de Flujos de Efectivo (Cash Flows)
Estos estados financieros se deben preparar sujetos a los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP, por sus siglas en inglés); es decir, el conjunto de normas universales para la profesión contable, en concreto, para los contadores públicos titulados. Además un auditor debe certificar que la información que contienen los estados se haya presentado con exactitud, sujeto a las normas de auditoría generalmente aceptadas (GAAS, por sus siglas en inglés); es decir, el conjunto de normas universales para los auditores y contadores que preparan los estados financieros para el informe anual.
Las notas de los estados Financieros son “notas de pié de página” que explican la información presentada en los estados financieros y pueden ser tan importantes como los mismos estados. Estas notas pueden revelar hechos significativos, por ejemplo, demandas legales pendientes, cambios en la metodología contable o en la estructura de la remuneración de ejecutivos y reorganización de las compras / ventas de las unidades de negocios.
El Balance General
Es como una “fotografía” de un negocio en un momento dado cualquiera. Este revela lo que tiene la compañía, lo que debe y su capital neto. El Balance General no “arranca” de cero al principio de cada nuevo ejercicio (por ejemplo, del 31 de diciembre al 1 de enero). Los activos se anotan por orden de liquidez, mientras que los pasivos se anotan por orden de derecho.
Los componentes del Balance general son los siguientes:
La síntesis formal de la “fórmula” del balance general sería:
| &BALANCE GENERAL |
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Su Compañía, S.A. (Al 31 de diciembre de 2009; en millones) Activo Activo circulante 15.5 Efectivo 3.0 Valores negociables 4.0 Cuentas y documentos por cobrar 16.5 ____ Total del activo circulante 39.0 ==== Bienes Muebles, planta y equipo Edificios, máquinas y equipo 190.0 Menos: Depreciación acumulada -19.5 Terrenos 5.5 _____ Total de bienes inmuebles, planta y equipo 215.0 ===== Otros activos Pagos diferidos a más de un año 8.5 Otros 1.5 ____ Total del activo 225.0 ===== Pasivo Pasivo circulante Cuentas por pagar 25.0 Obligaciones devengadas 6.5 Cargos diferidos a largo plazo 2.0 Impuestos federales sobre la renta y otros 12.5 Utilidades por pagar 1.0 ____ Total de pasivos circulantes 47.0 ===== Otros pasivos 6.0 Deuda a largo plazo 27.0 _____ Total del pasivo 80.0 ===== Capital contable Acciones preferentes 15.0 Acciones comunes 45.0 Capital adicional 20.0 Utilidad retenida 65.0 _____ Total capital contable 145.0 _____ Total del pasivo y capital contable 225.0 ======
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Activo = Pasivo + Capital contable
Capital contable = Activo – Pasivo
Activos tangibles: divididos en capital físico y el financiero
Activos intangibles: divididos en capital humano, capital estructural y capital relacional. (Ver figura)
La manera como se interrelaciona cada uno de estos elementos al conjunto de procesos está condicionada por la gestión que se haga de cada uno de ellos y será una de las funciones más importantes para la administración de cada una de las áreas.
€Capital humano: conocimientos, habilidades, actitudes de las personas.
Capital estructural: conocimientos explicitados por la organización integrados por tres elementos:
1. Clientes: etapas de cliente- duración del cliente- papel del cliente- apoyo al cliente- éxito con el cliente.
2. Procesos: gastos administración/activos- contratos/empleado- costos administrativos- tiempo de procesamiento- contratos registrados sin errores.
3. capacidad de innovación: gastos en i + d /gasto administrativo - margen proveniente de nuevos lanzamientos- gasto en ti en desarrollo- recursos i + d (investigación y desarrollo)
ücapital humano: consiste en las competencias y capacidades de los empleados.
ücapital estructural: consiste en todo lo que la empresa ha construido en actividades intelectuales, bases de datos, conocimientos, documentos, etc.
ücapital cliente: consiste en el valor de las relaciones con los clientes.
ücapital organizacional: consiste en los activos de conocimientos incluido en el proceso y áreas de innovación.
ücapital de proceso: consiste en el valor de la organización creando procesos y adecuándolos a su estructura organizacional, prácticas de administración, sistemas y procedimientos.
ücapital innovación: consiste en el nivel de activos intelectuales, como los recursos y procesos que conducen al desarrollo de nuevos productos, procesos y procedimientos.
Un balance de activos intangibles incorporado a el balance que siempre se ha utilizado destacándose como fuente de este activo intangible el capital invisible y los compromisos (ver figura).
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El capital intelectual: es deuda y deberá aparece en el haber con el fin de ser fuente inagotable de activos para la empresa.
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El Estado de pérdidas y Ganancias
Representa la rentabilidad de un negocio dentro de un plazo concreto. A diferencia del balance general, este sí “parte de cero” al principio de cada nuevo ejercicio. El origen del Estado de pérdidas y ganancias se remonta a la antigüedad, cuando Casio alquilaba esclavos y empleaba una forma rudimentaria de este estado financiero para registrar sus ingresos (es decir las tarifas del alquiler) y sus egresos (es decir, las hojas de parra usadas para cubrir las partes nobles de los esclavos)
ESTADO DE RESULTADOS: Es un estado financiero que muestra los resultados de toda la actividad desarrollada por la empresa en un período de tiempo (Pérdidas y Ganancias)
Componentes del Estado de Resultados:
Ingresos
Costos de Producción
Costo de materias Primas
Costo de la mano de obra
Gastos generales de fabricación
Gastos de Administración
Papelería
Publicidad
Sueldos de personal administrativo
Servicios públicos
Gasto de ventas
Costos financieros
La síntesis “informal” de la “fórmula” sería:
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Ingresos Brutos – Total de egresos = Utilidad (pérdida neta) Ingresos (pérdidas) de operaciones = Ventas – Total de Costos y Egresos
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El total de costos y egresos está compuesto de:
vCosto de los artículos vendidos
vGastos de ventas, administración y generales
vDepreciación
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Utilidad Bruta (antes de impuestos) = Utilidad de operación – Gastos Financieros Utilidad (pérdida) neta = Ingresos contables 8antes de impuestos) – Provisión para impuestos
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La utilidad (o pérdida) neta representa la rentabilidad neta de la empresa. Ésta suele ser considerada como el resultado final. Además, es importante recordar que lo que en verdad cuenta es lo que usted gana finalmente (Utilidad neta) y no lo que usted recibe (utilidad de operación).
Si nos referimos al Estado de pérdidas y ganancias (Estado de Resultados), que aparee a continuación, podremos analizarlo y tratar de llegar a ciertas conclusiones preliminares sobre Su Compañía S.A. Al comparar las cifras correspondientes a 2008 y 2009, veremos que:
| &ESTADO DE RESULTADOS ( P Y G) |
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Su Compañía S.A. (Ejercicio al 31 de diciembre; en millones de dólares) 2009 2008
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Ventas 100.0 90.0 -------- --------- Costo de los artículos vendidos 59.0 50.0 Gastos de ventas, administración y generales 15.0 20.0 Depreciación 12.0 10.0 ------- ------- Total de costos y gastos 86.0 80.0 Utilidades de operación 14.0 10.0 Cargos por intereses 0.5 1.0 Ingresos antes de impuestos 13.5 9.0 Provisión para impuestos sobre la renta 5.0 4.0 -------- -------- Ganancias (pérdida neta) 8.5 4.0 ====== =====
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Queda claro que es posible mejorar la utilidad neta de la empresa o “Resultado final” mediante una disminución de las obligaciones fiscales, al igual que mediante un aumento de ingresos y utilidades de operación. En esencia, la empresa normalmente logra lo anterior atacando diferentes frentes.
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