Capítulo 7:

 Sistemas de control interno

CONCEPTO DE CONTROL

El control de una Empresa como base de un control interno, es aquella función o actividad que constantemente compara los resultados reales obtenidos, con los previstos deduciendo inmediatamente los suficientes datos para modificar las decisiones de los mandos  y las acciones en sus procesos administrativos.

DEFINICIÓN DE CONTROL  INTERNO.-

Desde algún tiempo el control interno se ha hecho imprescindible para llevar a cabo una gestión eficaz de las empresas, y como consecuencia se ha tornado en un instrumento optimo para la auditoría. La profundización en el control interno como herramienta de la gestión ha sido posible gracias a los logros conseguidos por los administrativos profesionales, los especialistas en información y comunicación.

El control interno incluye el plan de organización y todos los métodos y medidas de coordinación adoptados dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la corrección y confiabilidad de sus datos contables.

CLASES DE CONTROL INTERNO.

Cabe destacar tres clases de control interno

Atendiendo a sus objetivos; el control interno operacional;  control interno Contable  y la verificación interna.

1) Control Interno Operacional.- En este caso la responsabilidad fundamental de la dirección de una empresa  es buscar producir con el menor costo posible y conseguir el mejor uso posible de sus recursos.

2) Control Interno Contable.- Tiene por objeto verificar la corrección y fiabilidad de la contabilidad, haciendo conocer en "tiempo real" las entradas y salidas del sistema expresadas en términos monetarios con la finalidad de conocer el presente.

3) Verificación Interna.- La Salvaguardia de los activos de la empresa contra desfalcos y otras irregularidades similares, exige  procedimientos contables o controles físicos y estadísticos.

ELEMENTOS BÁSICOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Los elementos más importantes de un sistema de control interno pueden enunciarse de la siguiente manera:

1) Definición de objetivos.- Los objetivos, para hacer posible la continuidad de la entidad, deben reunir unas determinadas características o rasgos:

A) Realismo:, tomando en cuenta los medios del sistema.

B) Delimitación:, Expresando con claridad y definiendo con exactitud las metas perseguidas.

C) Aceptación:, Las personas que llevaran a cabo el control, deben asumir con responsabilidad.

D) Factibilidad:, Que pueden llevarse a cabo.

E) Adaptabilidad: Susceptibles de modificarse si así lo exigen las circunstancias.

PROCESO DE VERIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Este Proceso se realiza mediante la aplicación de principios de control interno, estos principios fundamentales son:

A) Necesidad de fijar responsabilidad, delimitando con nitidez la responsabilidad de cada una de las direcciones.

B) Separación del registro contable y las operaciones, ya que un empleado no puede desempeñar un cargo que tenga control sobre contabilidad y al mismo tiempo ejecutar operaciones que se controlen contablemente.

C) Las operaciones comerciales no deben quedar a cargo de una misma persona.

D) Implantar mecanismos que puedan comprobar la exactitud de operaciones efectuadas  a objeto de demostrar que la contabilidad recoge con exactitud la realidad e}de ellas.

E)  Los puestos no deben ser  vitalicios.

F) Las tareas de los distintos puestos deben figurar siempre por escrito. (manuales)

G) Las promociones y traslados deben estudiarse  cuidadosamente; de modo que se sitúe al hombre idóneo  en el lugar o puesto en que pueda rendir en beneficio de la empresa.

H) Siempre que sea posible  se debe informatizar la información manual.

I) Debe hacerse uso con carácter general de las cuentas de control, ya que éstas prueban la exactitud de los saldos de las cuentas.

J) Debe crearse un buen sistema de archivos y correspondencia disponiéndose en cada dirección de un nomenclator de referencia sistemático y alfabetizo de modo que los documentos tanto de entrada como de salida sean debidamente referenciados y se puedan encontrar con facilidad cuando se precise. Un sistema de archivo  deficiente o dejado al criterio de cada uno de los empleados deriva en importantes pérdidas  de horas de trabajo, tensiones humanas y disminución de eficacia. 

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