A la hora de decidir la compra de una aplicación informática, hay que comparar en primer lugar, las posibilidades de los distintos productos. Unos están diseñados para crear y manejar recursos y para controlar qué empleados llevan a cabo sus trabajos; mientras que otros, están orientados a la gestión de actividades y al seguimiento de su ejecución.
En segundo lugar se debe evaluar su potencia y flexibilidad. Algunos programas permiten a los usuarios asignar miles de tareas por proyecto, aunque por ello decaiga el tiempo de respuesta; otros ofrecen numerosas facilidades de uso, pero el espacio para la descripción de tareas es muy limitado, y también existen productos que dan gran importancia a la elaboración de gráficos.
La cantidad media de recursos y actividades por proyecto que los programas pueden manejar es un factor fundamental en el momento de la selección de un software de aplicación para la programación y planificación de proyectos. La forma de iniciar un proyecto consiste, en la mayoría de las aplicaciones, en definir las actividades y los recursos que van a formar parte del mismo, indicando, para las primeras, nombre, duración, fecha de inicio y final de acuerdo con el calendario del proyecto, recursos que utilizan; para los segundos se especifica el coste y dedicación.
Después, la aplicación elabora el gráfico de Gantt, un diagrama Pert; CPM y calcula el camino crítico. Igualmente, se contempla la gestión, asignación y valoración de recursos y control de indicadores de gestión de costes, curva de la “S”, EDT “Estructura de Descomposición del Trabajo”; informes de flujo de caja, entre otras funciones. No obstante, dependiendo del fabricante de la aplicación, éstas incluyen otras rutinas que permiten establecer un mayor control sobre el proyecto, como son la creación de gráficos y tablas, obtención de informes, si bien algunas de ellas se encuentran en aquellos programas más evolucionados; los hay monousuarios y multiusuarios; con interconexión con programas informáticos de EAM “Sistemas de Gestión de Mantenimiento de Activos”, ERP “Planificación de Recursos Empresariales” (Finanzas, Recursos Humanos, Materiales, Producción, Ventas).
1. Creación de Diagrama PERT – CPM
Tras la introducción de los datos correspondientes a cada actividad, el programa elabora el diagrama Pert, CPM y determina el camino crítico. Este proceso se puede llevar a cabo de dos maneras; a través de una tabla o "planning" en la que el usuario especifica los datos del proyecto, tras lo cual es la aplicación la que elabora la red Pert, CPM, de forma que sea el propio usuario el que cree el diagrama directamente en la pantalla, con lo que se evita que aparezcan líneas de dependencia cruzadas, cosa que puede suceder en el primer caso.
2. Gráficos de Gantt
Por lo general, todas las aplicaciones incluyen la posibilidad de realizar gráficos de Gantt, al que se puede acceder tras introducir los datos del proyecto. En ellos se distinguen, actividades críticas y no críticas, proporcionan información acerca de la holgura disponible, de la situación originalmente prevista y el estado actual del proyecto. Sin embargo, el usuario puede conocer el tiempo consumido por una determinada actividad, tiene medios para determinar el progreso real de la misma, es decir, el gráfico Gantt permite saber que han transcurrido 10 días desde el inicio de una actividad que se debe realizar en 20, y qué parte de la misma queda por hacer.
Otra característica inherente en la casi totalidad de los software es la posibilidad de representar este tipo de gráficos tomando como unidad distintos lapsos de tiempo (meses, semanas o días), teniendo en cuenta los días considerados no laborables para ese proyecto, que se determinan en un calendario.
3. Calendario del Proyecto
La posibilidad de especificar un calendario para cada proyecto, e incluso para cada recurso permite al usuario establecer con mayor exactitud la duración real de cada actividad. Todas las aplicaciones incorporan esta característica mediante la cuál se pueden determinar los días laborables y los que no lo son, con la posibilidad de indicar, en este último caso, sus causas (vacaciones, enfermedad). Estos datos repercuten directamente en los plazos de ejecución, de forma que cuando el usuario indica para una determinada actividad, cierto número de días de duración, el sistema calcula la fecha de finalización de la misma teniendo en cuenta los días festivos.
4. Gestión de Recursos y Costes
La gestión de recursos y costes es una tarea bastante laboriosa ya que, por un lado, es muy frecuente que un mismo recurso deba ser compartido por varias actividades de un mismo proyecto o incluso por varios de ellos y, por otro, porque siempre es preciso ajustar al máximo las previsiones de costes. En cualquier caso, este apartado debe estar ligado a una labor de seguimiento y control y debe contar con la posibilidad de modificar las previsiones con los datos reales obtenidos tras la finalización de una fase del proyecto.
5. Informes y Gráficos.
La obtención de impresos de los diagramas Pert, CPM, Gantt y de los esquemas en los que aparece toda la información relativa a las actividades y recursos es suficiente para satisfacer las necesidades de información de los responsables de un proyecto. Por ello, la mayor parte de los programas que se ofertan en el mercado incluyen otro tipo de informes y gráficos que proporcionan una cobertura más amplia.
6. Gestión de Subproyectos.
Los Software tienen una capacidad operativa de control de proyectos para la gestión de un número de actividades dependiendo de la aplicación que el usuario requiera. En tales casos, el usuario puede crear un proyecto en el que cada actividad sea a su vez un subproyecto, que en otro lugar será considerado como un proyecto en sí mismo y por lo tanto contará con actividades y recursos propios.
Suponiendo que se den situaciones de baja capacidad en actividades, caso poco frecuente teniendo en cuenta que alguna de las aplicaciones pueden manejar un número considerado de actividades por proyecto, aumentará enormemente la complejidad en el manejo de recursos empleados en varios subproyectos, ya que pueden aparecer conflictos de difícil localización provocados por la sobreutilización de los mismos. Este problema puede solucionarse mediante una estricta labor de control.
7. Aplicaciones de software
Existen cantidades de aplicaciones de programas informáticos en Project Management; de acuerdo con mi experiencia en la industria los más utilizados que nombro a continuación. Queda a criterio de cada usuario de acuerdo con la relación coste-utilidad para la compra de la más apropiada para su empresa.
Ms Project
Primavera Systems, Inc
Multi•Project•Planner 2.1
www.adaptive-planning.com/multiprojectplanner.php
Artemis
TurboProject Professional
B-kin CRM “Gestión de la actividad comercial”
CA Clarity
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