Capítulo 2:

 Escribir una carta. Secretariado

A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas, por ello, cuanto nos referimos en este tema al concepto de carta siempre nos referiremos a la carta corporativa. Ésta, representa un documento que sirve de medio de comunicación para la empresa con su entorno: clientes, proveedores, etc.

La carta no solo cobra una gran importancia dentro de la empresa por la posibilidad de comunicar algo con solemnidad, sino que además, representa la imagen corporativa y ofrece información a su destinatario: logo, direcciones, webs, etc. En cierta forma, publicita.

Consejos a tener en cuenta para su escritura

Vamos a dar algunos consejos que a buen seguro le resultan útiles a la hora de redactar una carta:

- A diferencia de las cartas personales, una carta comercial no deberá ir escrita a mano o a máquina sino a ordenador.

- Debemos cuidar con esmero la presentación, ésta deberá ser impecable ya que representa la imagen corporativa de la empresa y la primera impresión y no volveremos a tener una segunda oportunidad. Para lograr una buena presentación, debemos cuidar aspectos que afectan a la forma, tales como:

1. Elegiremos un papel de calidad libre de arrugas y/o manchas. Preferiblemente de color blanco en tamaño DIN A4 (21,5 x 29,5 cm) por ser este tamaño el más utilizado por las impresoras, aunque también se podrá usar el tamaño 21,5 x 35 cm.
2. Estableceremos unos márgenes adecuados, por ejemplo, 3 cm para los márgenes laterales y 2,5 para el superior y el inferior.
3. Deberá existir una correcta separación entre párrafos (espaciado), de al menos, dos saltos.
4. Es conveniente definir una separación entre líneas con el fin de repartir el texto a lo largo del documento y darle así una mejor lectura, por ejemplo, 1 y 1,5.
5. Seleccionaremos un tipo de letra sobria, por ejemplo, Arial o Time New Roman en un tamaño de entre 11 y 12. En la misma carta no se deberían usar dos o más estilos.
6. Es recomendable justificar siempre los textos.

Pero otros aspectos afectan al fondo del documento, éstos son:

1. Se revisará concienzudamente la ortografía.
2. Se revisarán las construcciones gramaticales.
3. Se revisará que aquello que deseamos comunicar es lo que realmente comunica la carta. A veces, esto no ocurre y el receptor de la misma no capta el mismo mensaje que el que pretende portar la carta, produciéndose malos entendidos.
4. El contenido de una carta comercial deberá ser directo, objetivo, con una redacción clara y concisa, manteniéndose el mismo estilo tanto al comienzo como en la despedida.

- Algunas cartas usan fórmulas como s/ref(su referencia) o n/ref (nuestra referencia) con el objetivo de indicar el asunto o la referencia de que se trata.

- Algunas cartas comerciales, deben de adaptarse al formato del sobre que las porta, por ejemplo, los sobres con ventanilla usados normalmente para cartas comerciales de tipo publicitarias o informativas.

- En una carta comercial, tanto el papel como el sobre deberán llevar membrete. En este tipo de misivas es común adjuntar el franqueo de retorno.

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