Administre las juntas
En muchas ocasiones, cuanto más se alarga la junta, menos cumple el grupo.
Administre la junta antes de tomar un lugar a la mesa. Pregunte si su presencia, o la junta misma, son necesarias. Aunque el tener contacto personal con otros durante una junta puede ser benéfico, un memo breve o una llamada telefónica rápida pueden ser igualmente efectivos pero requieren de menos tiempo. Si la junta es ineludible y necesaria mantenga la temática por medio de la preparación y distribución una lista de objetivos y una agenda. Establezca los tiempos y apéguese a ellos.
Trate de adecuar el suficiente tiempo a cada tema de la agenda y asigne un tomador de tiempo para vigilar el reloj.
Antes de levantar la sesión, revise brevemente los objetivos para asegurarse de que la junta ha logrado sus propósitos. Confírmeles la decisión que se haya tomado respecto a cada objetivo y aclare la asignación de responsabilidades y los límites de tiempo para cualquier acción. Esas acciones determinan la estructura para el memo de seguimiento o para la siguiente junta.
Sea flexible
Cree un calendario realista para evitar una sobrecarga de trabajo, y también sea flexible para prever lo inesperado. No atiborre su calendario diario de manera que cualquier desviación lo saque completamente de su trayectoria. Prepárese con antelación para sus compromisos y evite la ansiedad de apresurare para llegar a tiempo. Resista la tentación de llenar cada uno de los espacios de tiempo entre las actividades programadas. Cuando surja algo que puede ser mejor para sus metas a largo plazo, permanezca abierto al cambio para ajustar su calendario.
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