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Dirigir y gestionar bien las reuniones

Autor: Manuel Giraudier
Curso:
9,17/10 (6 opiniones) |3151 alumnos|Fecha publicación: 03/01/2010
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Capítulo 8:

 Cómo llevar a cabo una reunión

Hay unas reglas básicas a cumplir.

  • Comenzar y acabar puntualmente.
  • Un límite de tiempo para solucionar cada problema o tomar cada decisión
  • Si los participantes no se conocen, hacer su presentación con brevedad.
  • Realizar una breve introducción para asegurarse de que el grupo conozca el orden del día, los objetivos y los resultados deseados de la reunión
  • No reiniciar los temas abordados cuando llega alguien con retraso.
  • La identificación de la persona que tomará la decisión final sobre cada tema.

Las reglas básicas, ayudan a fomentar la participación. Lo mismo sucede con el líder que convoca la reunión. Su forma de actuar y mediar puede crear un ambiente que estimule a la gente a realizar aportes y seguir el hilo de la discusión.

Es importante seguir el orden del día. Mantenga el hilo de la reunión, no se desvíe hacia otros temas irrelevantes. Cuando se encuentre en el medio de una discusión, lleve un control del problema y del tiempo.

Cuando note interés en un tema en particular, observe y escuche a todos los que quieran participar. Responda a estas personas con un contacto visual, asintiendo con la cabeza o dando turnos de palabra a los diversos asistentes que quieran participar. Mantenga al grupo activo concretando los acuerdos, reconociendo todos sus logros y continuando con otro tema.

Todos los puntos de vista son valiosos pero no todos son válidos y para garantizar que se escuchen todos los puntos de vista:

  • Solicite previamente a alguien que actúe como abogado del diablo.
  • Solicite comentarios sobre una discusión en particular.
  • Consulte a la gente que no ha participado provocando así que todos participen.
  • Especialmente en grupos grandes, divídalos en subgrupos y solicite a cada uno que presente un resumen
  • No se apresure a tomar una decisión.
  • Aunque solicite la opinión de todos, es importante que mantenga el curso de la reunión.

Demuestre a todos que usted es el líder.  

  • Controlando su nivel de participación asegurando así que no monopoliza la discusión.
  • Posibilitando que la gente más callada o tímida pueda participar—controle a quienes interrumpen y tratan de predominar.
  • Siendo positivo y alentador sobre las cosas que dice la gente.
  • Interviniendo si un participante critica o ataca las aportaciones de otro.
  • Resaltando los acuerdos, reafirmando lo que el grupo expone en común y evitando que el grupo vuelva a incidir sobre temas que ya han sido resueltos.
  • Anotando los comentarios, pudiendo utilizar esta información para confeccionar el acta de la reunión.

Capítulo anterior - Orden del día

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