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Capítulo 5:

 Planificación, diseño y administración de bases de datos

Planificación, diseño y administración de bases de datos

En este capítulo se comentan las fases principales del ciclo de vida de un sistema de información y se ve cómo se relaciona esto con el desarrollo de aplicaciones de bases de datos. Después, se describen las tareas que se deben realizar en cada etapa del ciclo de vida de una aplicación de bases de datos para que se produzca un sistema que funcione correctamente. Por último, se presenta todo el personal responsable de la planificación, diseño y administración de una base de datos.

 

Introducción

Se inicia este capítulo con algunos párrafos de Hernández (1997), en donde se justifica la importancia del diseño de bases de datos:

"Algunas de las personas que trabajan con SGBD relacionales parecen preguntarse porqué deberían preocuparse del diseño de las bases de datos que utilizan. Después de todo, la mayoría de los SGBD vienen con bases de datos de ejemplo que se pueden copiar y después modificar, para que se adecuen a cada caso particular, e incluso las tablas de esas bases de datos de ejemplo se pueden cortar y pegar en una nueva base de datos. Algunos SGBD tienen "asistentes", herramientas que guían al usuario a través del proceso de definición y creación de tablas. Sin embargo, esas herramientas no sirven para diseñar una base de datos, tan solo ayudan a crear las tablas físicas que se incluirán en la base de datos.

Lo que la mayoría de la gente no parece entender es que esas herramientas se deben utilizar después de que se haya realizado el diseño lógico de la base de datos. Los asistentes y las bases de datos de ejemplo se suministran para minimizar el tiempo que lleva implementarla estructura física de la base de datos. La idea es que si se ahorra tiempo en la implementación de la estructura de la base de datos una vez se ha realizado el diseño lógico, habrá más tiempo para centrarse en la creación y construcción de las aplicaciones que se utilizarán para trabajar con los datos de la base de datos.

Por lo tanto, la razón para preocuparse por el diseño de las bases de datos es que es crucial para la consistencia, integridad y precisión de los datos. Si una base de datos está mal diseñada, los usuarios tendrán dificultades a la hora de acceder a ciertos tipos de información y existe el riesgo añadido de que ciertas búsquedas puedan producir información errónea. La información errónea es, probablemente, el peor de los resultados de un mal diseño de la base de datos. Puede repercutir muy negativamente a la empresa u organización propietaria de los datos. De hecho, si los datos de una base de datos van a influir en la gestión del negocio, si van a servir para decidir las actuaciones de la empresa, la base de datos debeser una preocupación.

Viéndolo desde una perspectiva diferente, la base de datos es como una casa que queremos que nos construyan. ¿Qué es lo primero que hay que hacer? Desde luego, lo que no vamos a hacer es buscar a un constructor que haga la casa sobre la marcha y como él quiera. Seguramente, buscaremos primero a un arquitecto que diseñe nuestra nueva casa y después haremos que el constructor la edifique. El arquitecto expresará nuestras necesidades en una serie de planos, anotando todos los requisitos de los diversos sistemas (estructural, mecánico y eléctrico). Después, el constructor pondrá los materiales necesarios, tal y como se indica en los planos y en las especificaciones.

Volviendo a la perspectiva de las bases de datos, el diseño lógico corresponde con la fase de elaboración de los planos arquitectónicos, y la implementación física de la base de datos es la casa ya construida. El diseño lógico describe el tamaño, la forma y los sistemas necesarios para la base de datos: contiene las necesidades en cuanto a información y modo de operación del negocio. Después, se construye la implementación física del diseño lógico de la base de datos mediante el SGBD. Si pensamos en un sistema relacional, una vez creadas las tablas, establecidas las relaciones y los niveles de integridad necesarios, la base de datos está finalizada. Ahora ya se pueden crear las aplicaciones que permiten interactuar con los datos de la base de datos, y podemos estar seguros de que estas aplicaciones proporcionarán la información oportuna y, sobre todo, la información correcta.

Se pueden hacer malos diseños, pero una base de datos bien diseñada contendrá información correcta, almacenará los datos más eficientemente y será más fácil de gestionar y de mantener."

Ciclo de vida de los sistemas de información

Un sistema de información es el conjunto de recursos que permiten recoger, gestionar, controlar y difundir la información de toda una empresa u organización.

Desde los años setenta, los sistemas de bases de datos han ido reemplazando a los sistemas de ficheros en los sistemas de información de las empresas. Al mismo tiempo, se ha ido reconociendo la gran importancia que tienen los datos que éstas manejan, convirtiéndose en uno de sus recursos más importantes. Esto ha hecho que muchas empresas tengan departamentos que se encarguen de gestionar toda su información, que estará almacenada en una base de datos. Aparecen los papeles de administrador de datos y administrador de la base de datos, que son las personas encargadas de supervisar y controlar todas las actividades relacionadas con los datos de la empresa y con el ciclo de vida de las aplicaciones de bases de datos, respectivamente.

Un sistema de información está formado por los siguientes componentes:

·        La base de datos.

·        El SGBD.

·        Los programas de aplicación.

·        Los dispositivos físicos (ordenadores, dispositivos de almacenamiento, etc.).

·        El personal que utiliza y que desarrolla el sistema.

La base de datos es un componente fundamental de un sistema de información. El ciclo de vida de un sistema de información está ligado al ciclo de vida del sistema de base de datos sobre el que se apoya. Al ciclo de vida de los sistemas de información también se le denomina ciclo de vida de desarrollo del software. Las etapas típicas del ciclo de vida de desarrollo del software son: planificación, recolección y análisis de los requisitos, diseño (incluyendo el diseño de la base de datos), creación de prototipos, implementación, prueba, conversión y mantenimiento. Este ciclo de vida hace énfasis en la identificación de las funciones que realiza la empresa y en el desarrollo de las aplicaciones que lleven a cabo estas funciones. Se dice que el ciclo de vida de desarrollo del software sigue un enfoque orientado a funciones, ya que los sistemas se ven desde el punto de vista de las funciones que llevan a cabo. Por esta razón, el análisis estructurado hace énfasis en los diagramas de flujo de datos, siguiendo el movimiento de los datos a través de una secuencia de transformaciones, y refinando éstas a través de una serie de niveles. Lo mismo ocurre en el diseño estructurado, que ve a un sistema como una función que se descompone sucesivamente en niveles o subfunciones.

Concentrándose en las funciones se infravaloran los datos y, en especial, la estructura de los datos que son manipulados por las funciones. El resultado es que estos sistemas tienen valor durante poco tiempo en relación con las necesidades de los usuarios a largo plazo. Esto sucede debido a que al poco tiempo de haber instalado un sistema, las funciones implementadas son en realidad un subconjunto de las funciones que los usuarios realmente desean. Casi inmediatamente, los usuarios descubren una gran variedad de servicios adicionales que quisieran incorporar al sistema. Estas necesidades causan problemas a los sistemas obtenidos con un diseño orientado a funciones, puesto que este diseño puede requerir una revisión importante para acomodar las funciones adicionales.

En contraste, el enfoque orientado a datos centra el foco de atención en el análisis de los datos utilizados por las funciones. Esto tiene dos ventajas. La primera es que los datos son una parte considerablemente más estable que las funciones. La segunda ventaja es que la propia estructura de un esquema de base de datos requiere de un análisis sofisticado de los datos y de sus relaciones. Una vez que se haya construido un esquema para la base de datos que sea lógico, podrían diseñarse tantas funciones como fuera necesario para sacar provecho del mismo. Sin embargo, sin un esquema tal, la base de datos sólo podría ser útil para una única aplicación. Por lo tanto, el enfoque orientado a funciones puede ser bueno para el desarrollo a corto plazo, pero pierde su valor real a largo plazo. Usando un enfoque orientado a datos, los datos pasan a ser los cimientos sobre los cuales se puede construir una gran variedad de funciones diferentes.

Por lo tanto, en este capítulo se van a estudiar cada una de las etapas del ciclo de vida de desarrollo del software desde la perspectiva del desarrollo de una aplicación de bases de datos, siguiendo un enfoque orientado a datos.

Ciclo de vida de las aplicaciones de bases de datos

Las etapas del ciclo de vida de una aplicación de bases de datos son las siguientes:

1.      Planificación del proyecto.

2.      Definición del sistema.

3.      Recolección y análisis de los requisitos.

4.      Diseño de la base de datos.

5.      Selección del SGBD.

6.      Diseño de la aplicación.

7.      Prototipado.

8.      Implementación.

9.      Conversión y carga de datos.

10.  Prueba.

11.  Mantenimiento.

Estas etapas no son estrictamente secuenciales. De hecho hay que repetir algunas de las etapas varias veces, haciendo lo que se conocen como ciclos de realimentación. Por ejemplo, los problemas que se encuentran en la etapa del diseño de la base de datos pueden requerir una recolección de requisitos adicional y su posterior análisis.

A continuación, se muestran las tareas más importantes que se realizan en cada etapa.

1.  Planificación del proyecto

Esta etapa conlleva la planificación de cómo se pueden llevar a cabo las etapas del ciclo de vida de la manera más eficiente. Hay tres componentes principales: el trabajo que se ha de realizar, los recursos para llevarlo a cabo y el dinero para pagar por todo ello. Como apoyo a esta etapa, se necesitará un modelo de datos corporativo en donde se muestren las entidades principales de la empresa y sus relaciones, y en donde se identifiquen las principales áreas funcionales. Normalmente, este modelo de datos se representa mediante un diagrama entidad-relación. En este modelo se tiene que mostrar también qué datos comparten las distintas áreas funcionales de la empresa.

La planificación de la base de datos también incluye el desarrollo de estándares que especifiquen cómo realizar la recolección de datos, cómo especificar su formato, qué documentación será necesaria y cómo se va a llevar a cabo el diseño y la implementación. El desarrollo y el mantenimiento de los estándares puede llevar bastante tiempo, pero si están bien diseñados, son una base para el personal informático en formación y para medir la calidad, además, garantizan que el trabajo se ajusta a unos patrones, independientemente de las habilidades y la experiencia del diseñador. Por ejemplo, se pueden establecer reglas sobre cómo dar nombres a los datos, lo que evitará redundancias e inconsistencias. Se deben documentar todos los aspectos legales sobre los datos y los establecidos por la empresa como, por ejemplo, qué datos deben tratarse de modo confidencial.

2.  Definición del sistema

En esta etapa se especifica el ámbito y los límites de la aplicación de bases de datos, así como con qué otros sistemas interactúa. También hay que determinar quienes son los usuarios y las áreas de aplicación.

3.  Recolección y análisis de los requisitos

En esta etapa se recogen y analizan los requerimientos de los usuarios y de las áreas de aplicación. Esta información se puede recoger de varias formas:

·        Entrevistando al personal de la empresa, concretamente, a aquellos que son considerados expertos en las áreas de interés.

·        Observando el funcionamiento de la empresa.

·        Examinando documentos, sobre todo aquellos que se utilizan para recoger o visualizar información.

·        Utilizando cuestionarios para recoger información de grandes grupos de usuarios.

·        Utilizando la experiencia adquirida en el diseño de sistemas similares.

La información recogida debe incluir las principales áreas de aplicación y los grupos de usuarios, la documentación utilizada o generada por estas áreas de aplicación o grupos de usuarios, las transacciones requeridas por cada área de aplicación o grupo de usuarios y una lista priorizada de los requerimientos de cada área de aplicación o grupo de usuarios.

Esta etapa tiene como resultado un conjunto de documentos con las especificaciones de requisitos de los usuarios, en donde se describen las operaciones que se realizan en la empresa desde distintos puntos de vista.

La información recogida se debe estructurar utilizando técnicas de especificación de requisitos, como por ejemplo técnicas de análisis y diseño estructurado y diagramas de flujo de datos. También las herramientas CASE ( Computer-Aided Software Engineering) pueden proporcionar una asistencia automatizada que garantice que los requisitos son completos y consistentes.

4.  Diseño de la base de datos

Esta etapa consta de tres fases: diseño conceptual, diseño lógico y diseño físico de la base de datos. La primera fase consiste en la producción de un esquema conceptual, que es independiente de todas las consideraciones físicas. Este modelo se refina después en un esquema lógico eliminando las construcciones que no se pueden representar en el modelo de base de datos escogido (relacional, orientado a objetos, etc.). En la tercera fase, el esquema lógico se traduce en un esquema físico para el SGBD escogido. La fase de diseño físico considera las estructuras de almacenamiento y los métodos de acceso necesarios para proporcionar un acceso eficiente a la base de datos en memoria secundaria.

Los objetivos del diseño de la base de datos son:

·        Representar los datos que requieren las principales áreas de aplicación y los grupos de usuarios, y representar las relaciones entre dichos datos.

·        Proporcionar un modelo de datos que soporte las transacciones que se vayan a realizar sobre los datos.

·        Especificar un esquema que alcance las prestaciones requeridas para el sistema.

Hay varias estrategias a seguir para realizar el diseño: de abajo a arriba, de arriba a abajo, de dentro a fuera y la estrategia mixta. La estrategia de abajo a arriba parte de todos los atributos y los va agrupando en entidades y relaciones. Es apropiada cuando la base de datos es simple, con pocos atributos. La estrategia de arriba a abajoes más apropiada cuando se trata de bases de datos complejas. Se comienza con un esquema con entidades de alto nivel, que se van refinando para obtener entidades de bajo nivel, atributos y relaciones. La estrategia de dentro a fuera es similar a la estrategia de abajo a arriba, pero difiere en que se parte de los conceptos principales y se va extendiendo el esquema para considerar también otros conceptos, asociados con los que se han identificado en primer lugar. La estrategia mixta utiliza ambas estrategias, de abajo a arriba y de arriba a abajo, con un esquema de divide y vencerás. Se obtiene un esquema inicial de alto nivel, se divide en partes, y de cada parte se obtiene un subesquema. Estos subesquemas se integran después para obtener el modelo final.

5.  Selección del SGBD

Si no se dispone de un SGBD, o el que hay se encuentra obsoleto, se debe escoger un SGBD que sea adecuado para el sistema de información. Esta elección se debe hacer en cualquier momento antes del diseño lógico.

6.  Diseño de la aplicación

En esta etapa se diseñan los programas de aplicación que usarán y procesarán la base de datos. Esta etapa y el diseño de la base de datos, son paralelas. En la mayor parte de los casos no se puede finalizar el diseño de las aplicaciones hasta que se ha terminado con el diseño de la base de datos. Por otro lado, la base de datos existe para dar soporte a las aplicaciones, por lo que habrá una realimentación desde el diseño de las aplicaciones al diseño de la base de datos.

En esta etapa hay que asegurarse de que toda la funcionalidad especificada en los requisitos de usuario se encuentra en el diseño de la aplicación. Habrá algunos programas que utilicen y procesen los datos de la base de datos.

Además, habrá que diseñar las interfaces de usuario, aspecto muy importante que se suele ignorar. El sistema debe ser fácil de aprender, fácil de usar, ser directo y estar "dispuesto a perdonar". Si la interface no tiene estas características, el sistema dará problemas, sin lugar a dudas.

7.  Prototipado

Esta etapa, que es opcional, es para construir prototipos de la aplicación que permitan a los diseñadores y a los usuarios probar el sistema. Un prototipo es un modelo de trabajo de las aplicaciones del sistema. El prototipo no tiene toda la funcionalidad del sistema final, pero es suficiente para que los usuarios puedan utilizar el sistema e identificar qué aspectos están bien y cuáles no son adecuados, además de poder sugerir mejoras o la inclusión de nuevos elementos. Este proceso permite que quienes diseñan e implementan el sistema sepan si han interpretado correctamente los requisitos de los usuarios. Otra ventaja de los prototipos es que se construyen rápidamente.

Esta etapa es imprescindible cuando el sistema que se va a implementar tiene un gran coste, alto riesgo o utiliza nuevas tecnologías.

8.  Implementación

En esta etapa se crean las definiciones de la base de datos a nivel conceptual, externo e interno, así como los programas de aplicación. La implementación de la base de datos se realiza mediante las sentencias del lenguaje de definición de datos (LDD) del SGBD escogido. Estas sentencias se encargan de crear el esquema de la base de datos, los ficheros en donde se almacenarán los datos y las vistas de los usuarios.

Los programas de aplicación se implementan utilizando lenguajes de tercera o cuarta generación. Partes de estas aplicaciones son transacciones sobre la base de datos, que se implementan mediante el lenguaje de manejo de datos (LMD) del SGBD. Las sentencias de este lenguaje se pueden embeber en un lenguaje de programación anfitrión como Visual Basic, Delphi, C, C++, Java, COBOL, Fortran, Ada o Pascal. En esta etapa, también se implementan los menús, los formularios para la introducción de datos y los informes de visualización de datos. Para ello, el SGBD puede disponer de lenguajes de cuarta generación que permiten el desarrollo rápido de aplicaciones mediante lenguajes de consultas no procedurales, generadores de informes, generadores de formularios, generadores de gráficos y generadores de aplicaciones.

También se implementan en esta etapa todos los controles de seguridad e integridad. Algunos de estos controles se pueden implementar mediante el LDD y otros puede que haya que implementarlos mediante utilidades del SGBD o mediante programas de aplicación.

9.  Conversión y carga de datos

Esta etapa es necesaria cuando se está reemplazando un sistema antiguo por uno nuevo. Los datos se cargan desde el sistema viejo al nuevo directamente o, si es necesario, se convierten al formato que requiera el nuevo SGBD y luego se cargan. Si es posible, los programas de aplicación del sistema antiguo también se convierten para que se puedan utilizar en el sistema nuevo.

10.       Prueba

En esta etapa se prueba y valida el sistema con los requisitos especificados por los usuarios. Para ello, se debe diseñar una batería de tests con datos reales, que se deben llevar a cabo de manera metódica y rigurosa. Es importante darse cuenta de que la fase de prueba no sirve para demostrar que no hay fallos, sirve para encontrarlos. Si la fase de prueba se lleva a cabo correctamente, descubrirá los errores en los programas de aplicación y en la estructura de la base de datos. Además, demostrará que los programas "parecen" trabajar tal y como se especificaba en los requisitos y que las prestaciones deseadas "parecen" obtenerse. Por último, en las pruebas se podrá hacer una medida de la fiabilidad y la calidad del software desarrollado.

11.       Mantenimiento

Una vez que el sistema está completamente implementado y probado, se pone en marcha. El sistema está ahora en la fase de mantenimiento en la que se llevan a cabo las siguientes tareas:

·        Monitorización de las prestaciones del sistema. Si las prestaciones caen por debajo de un determinado nivel, puede ser necesario reorganizar la base de datos.

·        Mantenimiento y actualización del sistema. Cuando sea necesario, los nuevos requisitos que vayan surgiendo se incorporarán al sistema, siguiendo de nuevo las etapas del ciclo de vida que se acaban de presentar.

 Diseño de bases de datos

En este apartado se describen con más detalle los objetivos de cada una de las etapas del diseño de bases de datos: diseño conceptual, diseño lógico y diseño físico. La metodología a seguir en cada una de estas etapas se describe en los tres capítulos que siguen a éste.

Diseño conceptual

En esta etapa se debe construir un esquema de la información que se usa en la empresa, independientemente de cualquier consideración física. A este esquema se le denomina esquema conceptual. Al construir el esquema, los diseñadores descubren la semántica (significado) de los datos de la empresa: encuentran entidades, atributos y relaciones. El objetivo es comprender:

·        La perspectiva que cada usuario tiene de los datos.

·        La naturaleza de los datos, independientemente de su representación física.

·        El uso de los datos a través de las áreas de aplicación.

El esquema conceptual se puede utilizar para que el diseñador transmita a la empresa lo que ha entendido sobre la información que ésta maneja. Para ello, ambas partes deben estar familiarizadas con la notación utilizada en el esquema. La más popular es la notación del modelo entidad-relación, que se describirá en el capítulo dedicado al diseño conceptual.

El esquema conceptual se construye utilizando la información que se encuentra en la especificación de los requisitos de usuario. El diseño conceptual es completamente independiente de los aspectos de implementación, como puede ser el SGBD que se vaya a usar, los programas de aplicación, los lenguajes de programación, el hardware disponible o cualquier otra consideración física. Durante todo el proceso de desarrollo del esquema conceptual éste se prueba y se valida con los requisitos de los usuarios. El esquema conceptual es una fuente de información para el diseño lógico de la base de datos.

Diseño lógico

El diseño lógico es el proceso de construir un esquema de la información que utiliza la empresa, basándose en un modelo de base de datos específico, independiente del SGBD concreto que se vaya a utilizar y de cualquier otra consideración física.

En esta etapa, se transforma el esquema conceptual en un esquema lógico que utilizará las estructuras de datos del modelo de base de datos en el que se basa el SGBD que se vaya a utilizar, como puede ser el modelo relacional, el modelo de red, el modelo jerárquico o el modelo orientado a objetos. Conforme se va desarrollando el esquema lógico, éste se va probando y validando con los requisitos de usuario.

La normalización es una técnica que se utiliza para comprobar la validez de los esquemas lógicos basados en el modelo relacional, ya que asegura que las relaciones (tablas) obtenidas no tienen datos redundantes. Esta técnica se presenta en el capítulo dedicado al diseño lógico de bases de datos.

El esquema lógico es una fuente de información para el diseño físico. Además, juega un papel importante durante la etapa de mantenimiento del sistema, ya que permite que los futuros cambios que se realicen sobre los programas de aplicación o sobre los datos, se representen correctamente en la base de datos.

Tanto el diseño conceptual, como el diseño lógico, son procesos iterativos, tienen un punto de inicio y se van refinando continuamente. Ambos se deben ver como un proceso de aprendizaje en el que el diseñador va comprendiendo el funcionamiento de la empresa y el significado de los datos que maneja. El diseño conceptual y el diseño lógico son etapas clave para conseguir un sistema que funcione correctamente. Si el esquema no es una representación fiel de la empresa, será difícil, sino imposible, definir todas las vistas de usuario (esquemas externos), o mantener la integridad de la base de datos. También puede ser difícil definir la implementación física o el mantener unas prestaciones aceptables del sistema. Además, hay que tener en cuenta que la capacidad de ajustarse a futuros cambios es un sello que identifica a los buenos diseños de bases de datos. Por todo esto, es fundamental dedicar el tiempo y las energías necesarias para producir el mejor esquema que sea posible.

   Diseño físico

El diseño físico es el proceso de producir la descripción de la implementación de la base de datos en memoria secundaria: estructuras de almacenamiento y métodos de acceso que garanticen un acceso eficiente a los datos.

Para llevar a cabo esta etapa, se debe haber decidido cuál es el SGBD que se va a utilizar, ya que el esquema físico se adapta a él. Entre el diseño físico y el diseño lógico hay una realimentación, ya que algunas de las decisiones que se tomen durante el diseño físico para mejorar las prestaciones, pueden afectar a la estructura del esquema lógico.

En general, el propósito del diseño físico es describir cómo se va a implementar físicamente el esquema lógico obtenido en la fase anterior. Concretamente, en el modelo relacional, esto consiste en:

·        Obtener un conjunto de relaciones (tablas) y las restricciones que se deben cumplir sobre ellas.

·        Determinar las estructuras de almacenamiento y los métodos de acceso que se van a utilizar para conseguir unas prestaciones óptimas.

·        Diseñar el modelo de seguridad del sistema.

 Diseño de aplicaciones

En este apartado se examinan los dos aspectos del diseño de las aplicaciones: el diseño de las transacciones y el diseño de las interfaces de usuario.

Diseño de transacciones

Una transacción es un conjunto de acciones llevadas a cabo por un usuario o un programa de aplicación, que acceden o cambian el contenido de la base de datos. Las transacciones representan eventos del mundo real, como registrar un inmueble para ponerlo en alquiler, concertar una visita con un cliente a un inmueble, dar de alta un nuevo empleado o registrar un nuevo cliente. Estas transacciones se deben realizar sobre la base de datos para que ésta siga siendo un fiel reflejo de la realidad.

Una transacción puede estar compuesta por varias operaciones, como la transferencia de dinero de una cuenta bancaria a otra. Sin embargo, desde el punto de vista del usuario, estas operaciones conforman una sola tarea. Desde el punto de vista del SGBD, una transacción lleva a la base de datos de un estado consistente a otro estado consistente. El SGBD garantiza la consistencia de la base de datos incluso si se produce algún fallo, y también garantiza que una vez se ha finalizado una transacción, los cambios realizados por ésta quedan permanentemente en la base de datos, no se pueden perder ni deshacer (a menos que se realice otra transacción que compense el efecto de la primera). Si la transacción no se puede finalizar por cualquier motivo, el SGBD garantiza que los cambios realizados por esta transacción son deshechos. En el ejemplo de la transferencia de fondos entre dos cuentas bancarias, si el dinero se extrae de una cuenta y la transacción falla antes de que el dinero se ingrese en la otra cuenta, el SGBD deshará la extracción de fondos.

El objetivo del diseño de las transacciones es definir y documentar las características de alto nivel de las transacciones que requiere el sistema. Esta tarea se debe llevar a cabo al principio del proceso de diseño para garantizar que el esquema lógico es capaz de soportar todas las transacciones necesarias. Las características que se deben recoger de cada transacción son las siguientes:

·        Datos que utiliza la transacción.

·        Características funcionales de la transacción.

·        Salida de la transacción.

·        Importancia para los usuarios.

·        Frecuencia de utilización.

Hay tres tipos de transacciones:

·        En las transacciones de recuperación se accede a los datos para visualizarlos en la pantalla a modo de informe.

·        En las transacciones de actualización se insertan, borran o actualizan datos de la base de datos.

·        En las transacciones mixtas se mezclan operaciones de recuperación de datos y de actualización.

El diseño de las transacciones utiliza la información dada en las especificaciones de requisitos de usuario.

Diseño de interfaces de usuario

Antes de implementar los formularios y los informes, hay que diseñar su aspecto. Es conveniente tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

·        Utilizar títulos que sean significativos, que identifiquen sin ambigüedad el propósito del informe o formulario.

·        Dar instrucciones breves y fáciles de comprender.

·        Agrupar y secuenciar los campos de forma lógica.

·        Hacer que el aspecto del informe o formulario sea atractivo a la vista.

·        Utilizar nombres familiares para etiquetar los campos.

·        Utilizar terminología y abreviaturas consistentes.

·        Hacer un uso razonable y consistente de los colores.

·        Dejar un espacio visible para los datos de entrada y delimitarlos.

·        Permitir un uso sencillo y adecuado del cursor.

·        Permitir la corrección carácter a carácter y de campos completos.

·        Dar mensajes de error para los valores "ilegales".

·        Marcar los campos que sean opcionales.

·        Dar mensajes a nivel de campo para explicar su significado.

·        Dar una señal que indique cuándo el informe o formulario está completo.

 Herramientas CASE

Cuando se hace la planificación de la base de datos, la primera etapa del ciclo de vida de las aplicaciones de bases de datos, también se puede escoger una herramienta CASE (Computer-Aided Software Engineering) que permita llevar a cabo el resto de tareas del modo más eficiente y efectivo posible. Una herramienta CASE suele incluir:

·        Un diccionario de datos para almacenar información sobre los datos de la aplicación de bases de datos.

·        Herramientas de diseño para dar apoyo al análisis de datos.

·        Herramientas que permitan desarrollar el modelo de datos corporativo, así como los esquemas conceptual y lógico.

·        Herramientas para desarrollar los prototipos de las aplicaciones.

El uso de las herramientas CASE puede mejorar la productividad en el desarrollo de una aplicación de bases de datos. Y por productividad se entiende tanto la eficiencia en el desarrollo, como la efectividad del sistema desarrollado. La eficiencia se refiere al coste, tanto en tiempo como en dinero, de desarrollar la aplicación. La efectividad se refiere al grado en que el sistema satisface las necesidades de los usuarios. Para obtener una buena productividad, subir el nivel de efectividad puede ser más importante que aumentar la eficiencia.

Administración de datos y de la base de datos

El administrador de datos y el administrador de la base de datos son las personas o grupos de personas encargadas de gestionar y controlar todas las actividades que tienen que ver con los datos de la empresa y con la base de datos, respectivamente.

El administrador de datos es quien entiende los datos y las necesidades de la empresa con respecto a dichos datos. Su trabajo es decidir qué datos deben almacenarse en la base de datos y establecer políticas para mantener y gestionar los datos una vez hayan sido almacenados. Un ejemplo de tal política sería una que estableciera quién puede realizar qué operaciones sobre qué datos y en qué circunstancias.

La persona (o personas) que se encarga de implementar las decisiones del administrador de datos es el administrador de la base de datos. Su trabajo es crear la base de datos e implementar los controles necesarios para que se respeten las políticas establecidas por el administrador de datos. El administrador de la base de datos es el responsable de garantizar que el sistema obtenga las prestaciones deseadas, además de prestar otros servicios técnicos.

El administrador de datos juega un papel más importante que el administrador de la base de datos en las siguientes etapas del ciclo de vida: planificación de la base de datos, definición del sistema, recolección y análisis de los requisitos, diseño conceptual y diseño lógico de la base de datos. En el resto de las etapas es donde el administrador de la base de datos tiene el papel más importante: selección del SGBD, diseño de las aplicaciones, diseño físico, prototipado, implementación, conversión y carga de datos, prueba y mantenimiento.

Resumen

Un sistema de información es el conjunto de recursos que se utilizan para recoger, gestionar, controlar y divulgar la información dentro de una empresa u organización. Desde los años setenta los sistemas de bases de datos han ido reemplazando a los sistemas de ficheros en los sistemas de información de las empresas, de modo que éstos constan de los siguientes componentes: la base de datos, el SGBD, los programas de aplicación, los equipos informáticos y el personal que utiliza y que desarrolla el sistema.

La base de datos es uno de los componentes principales de un sistema de información, por lo que el ciclo de vida de un sistema de información está inherentemente ligado al ciclo de vida de la base de datos sobre la que se apoya. Las etapas de este ciclo de vida son: planificación de la base de datos, definición del sistema, recolección y análisis de los requisitos, diseño de la base de datos, selección del SGBD, diseño de aplicaciones, elaboración de prototipos, implementación, conversión y carga de datos, prueba y mantenimiento.

En el diseño de una base de datos se debe realizar un modelo de datos que ayude a entender el significado de los datos y que facilite la comunicación en cuanto a los requisitos de información. La primera etapa es el diseño conceptual, en donde se construye un esquema de la información que maneja la empresa, independientemente de todas las consideraciones físicas. Después viene el diseño lógico, en el que el esquema anterior se transforma según el modelo de base de datos que se vaya a utilizar para implementar el sistema. Por último, en la etapa del diseño físico, se produce una descripción de la implementación de la base de datos en memoria secundaria.

El diseño de las aplicaciones, una fase que se debe llevar a cabo en paralelo con el diseño de la base de datos, está compuesta por dos actividades: el diseño de las transacciones y el diseño de las interfaces de usuario de informes y formularios.

Las herramientas CASE permiten que el desarrollo de los sistemas de información se realice de modo eficiente y efectivo.

La administración de datos consiste en la gestión de los datos como recurso, mientras que la administración de la base de datos es la gestión de la base de datos física.

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