Capítulo 9:

 Creación de consultas. Algunos elementos del Lenguaje SQL (1/4)

Las Consultas.

Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. También pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y páginas de acceso a datos. Es decir, es un filtrado de una tabla teniendo criterios específicos.

Existen varios tipos de consultas en Microsoft Access:

1. Consultas de selección

2. Consultas de parámetros

3. Consultas de tabla de referencias cruzadas

4. Consultas de acción

   • Consulta de eliminación

   • Consulta de actualización

   • Consulta de datos anexados

   • Consulta de creación de tabla

5. Consultas SQL:

   • Consultas de paso a través

   • Consultas de definición de datos.

   • Consultas de unión

   • Subconsultas

Consulta de selección.

Una consulta de selección es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de consulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar los registros (con algunas restricciones). También puede utilizar una consulta de selección para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.

Crear consultas de selección.

Para crear una consulta de selección, seguir los siguientes pasos:

1 Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.

2 Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la derecha de la ventana de la Base de Datos.

3 Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la Base de Datos.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

4 Seleccionar Vista Diseño.

5 Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

6 Seleccionar la tabla a partir de la cual queremos realizar la consulta.

7 Hacer clic sobre el botón Agregar.

8 En el caso de realizar una consulta a partir de más de una tabla, volver a realizar los pasos 6 y 7.

9 Una vez añadidas todas las tablas necesarias, hacer clic sobre el botón Cerrar.

Aparecerá la ventana de diseño de consultas.

Si observas la pantalla, en la parte superior aparecen las tablas añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE tendremos que especificar los criterios para realizar la consulta.

Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo a utilizar.

10Hacer clic sobre la flecha de la derecha de la primera fila y primera columna de la cuadrícula.

Se abrirá la lista desplegable de campos.

11Seleccionar el campo deseado.

Observa como en la segunda fila Tablaaparece el nombre de la tabla a la que pertenece el campo.

12Repetir los pasos 10 y 11 pero en la siguiente columna para elegir otro campo.

13Realizar el paso 12 hasta que en la cuadrícula tengamos todos los campos deseados.

14Utilizar la fila Ordenpara especificar si queremos ordenar los registros de la consulta por algún campo, para ello hacer clic sobre el recuadro correspondiente a la columna del campo de ordenación, aparecerá la flecha de lista desplegable para elegir una ordenación ascendente o descendente.

En caso de querer realizar la consulta ordenando por dos campos o más, repetir la operación en las columnas correspondientes.

15Desactivar la casilla Mostrarpara que el campo no se visualice en la consulta. Se utiliza cuando tenemos que utilizar el campo para seleccionar u ordenar pero no queremos visualizarlo.

16Especificar los criterios de búsqueda en las filas CriteriosyO. Un criterio de búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que aparecen en la consulta. Un criterio de búsqueda se define de la forma que le indicamos a continuación.

Se indica en la columna del campo que entra en la condición, el resto de la condición. Por ejemplo, si queremos los productos del proveedor Suchel, en la columna Nombre de Empresa de la tabla Proveedor y fila Criterios pondremos Suchel para formar la condición Nombre de Empresa = "Suchel"

Para indicar varias condiciones en un mismo campo se emplean los operadores Y y O.

En una condición O el registro aparecerá en el resultado de la consulta si cumple una de las condiciones de la expresión y en una condición Y para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones de la expresión. Por ejemplo precio > 100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio esté comprendido entre 101 y 1199.

Cuando en la fila Criteriosse establecen criterios para más de un campo el resultado será el de una condición Y. En el ejemplo siguiente serían productos del proveedor Suchel Y cuya fecha de vencimiento esté comprendida entre el 1/1/05 y el 1/4/05. Del mismo modo pasa con cada una de las filas o:

Los criterios que se indican en filas distintas se combinan con el operador O. Por ejemplo, si en la cuadrícula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:

Queremos visualizar de la tabla Proveedores el campo NombreEmpresa y de la tabla Productos los campos: Descripción, PrecioVenta, CantExist, Suspendido y FechaVencimiento, ordenados por NombreEmpresa pero únicamente aquellos que pertenezcan al proveedor Suchel y su fecha de vencimiento este entre el 1/1/05 y el 1/4/05, o bien aquellos del Cárnico sea cual sea. su fecha de vencimiento.

Cuidado que el criterio de la fecha de vencimientoúnicamente afecta a los productos del proveedor Suchel por encontrarse en la misma fila.

Access2000 no diferencia entre mayúsculas y minúsculas a la hora de realizar la búsqueda de registros.

17 Guardar la consulta haciendo clic sobre el botón de la barra de herramientas.

Aparecerá el cuadro de diálogo para darle nombre a la consulta.

18 Escribir el nombre de la consulta.

19 Hacer clic sobre el botón Aceptar.

20 Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botón .

Ejecutar una consulta.

Podemos ejecutar una consulta desde la ventana de diseño de la consulta o bien desde la ventana de la Base de Datos.

Desde la ventana de la Base de Datos:

1 Seleccionar la consulta a ejecutar.

2 Hacer clic sobre el botón de la ventana de la Base de Datos.  

Desde la ventana de diseño de la consulta:

1 Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.  

Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si realizamos una modificación de datos se realizará dicha modificación sobre la tabla relacionada.

Modificar una consulta.

Si lo que queremos es modificar el diseño de una consulta:

1 Estar situado en la ventana de la Base de Datos donde se encuentra la consulta a modificar.

2 Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la derecha de la ventana de la Base de Datos.

3 Seleccionar la tabla a modificar.

4 Hacer clic sobre el botón de la ventana de la Base de Datos.

Consulta de buscar duplicados

Las consultas de buscar duplicados son para buscar registros y en este caso es para buscar un registro que esta duplicado en una tabla o consulta.

Pasos:Ventana BD/ Nuevo/ Asistente para búsqueda de duplicado/ Seguir los pasos del asistente con sus correspondientes indicaciones.

Consultas de buscar no coincidentes

Las consultas para buscar no coincidentes se utilizan para determinar que registros de una tabla no coinciden con los registros de otra tabla relacionada.

Pasos:En la ventana BD/ Nuevo/ asistente búsqueda de no coincidentes/ Seguir los pasos del asistente con sus correspondientes indicaciones.

Consultas de tabla de referencias cruzadas

Crear una consulta de referencias cruzadas

Hay dos vías para crear una consulta de referencias cruzadas

1.        Mediante un asistente

2.        Con un diseño personalizado

Crear una consulta de referencias cruzadas mediante un asistente

1. En la ventana Base de Datos, haga clic en Consultas, bajo Objetos, y, a continuación, haga clic en Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas de referencias cruzadasy, a continuación, haga clic en Aceptar.
3. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo del asistente. En el último cuadro de diálogo, puede seleccionar si desea ejecutar la consulta o ver la estructura de la consulta en la vista Diseño.

Si la consulta resultante no es exactamente como desea, puede volver a ejecutar el asistente o cambiar la consulta en la vista Diseño.

Crear una consulta de referencias cruzadas usted mismo

1. En la ventana Base de Datos, haga clic en Consultas, bajo Objetos, y, a continuación, haga clic en Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Vista diseño y luego en Aceptar.
3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la ficha que relaciona las tablas o consultas con cuyos datos desea trabajar.
4. Haga doble clic en el nombre de cada objeto que desee agregar a la consulta y, después, haga clic en Cerrar.
5. Agregue campos a la fila Campo en la cuadrícula de diseño y especifique los criterios.
6. En la barra de herramientas, haga clic en Tipo de consulta y después haga clic en Consulta de tabla de referencias cruzadas.
7. Para el campo o los campos cuyos valores desea que aparezcan como encabezados de fila, haga clic en la fila Tab ref cruz y, después, haga clic en Encabezado de fila.

Tiene que mantener el Agrupar por predeterminado en la fila Total de esos campos.

1. Para el campo cuyos valores desee que aparezcan como encabezados de columnas, haga clic en la fila Tab ref cruz y, después, haga clic en Encabezado de columna. Puede elegir Encabezado de columna para un sólo campo y debe mantener Agrupar por en la fila Total de ese campo.

De forma predeterminada, los encabezados de columnas se presentan en orden alfabético o numérico. Si desea que aparezcan en un orden diferente o si desea limitar los encabezados de columna que desea mostrar, establezca la propiedad TítulosDeColumna (ColumnHeadings) de la consulta.

¿Cómo?

Se puede cambiar el orden o limitar los encabezados de columna de una consulta de tabla de referencias cruzadas. Por ejemplo, en los encabezados de columna que contengan los meses del año, puede mostrar los meses ordenados cronológicamente en lugar de alfabéticamente. O bien, puede limitar las columnas de manera que se muestren sólo de enero a junio.

1. Abra la consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista Diseño
2. Haga clic en el fondo de la vista Diseño de la consulta, fuera de la cuadrícula de diseño y de la lista de campos.
3. En la barra de herramientas, haga clic en Propiedades para presentar la hoja de propiedades de la consulta.
4. En el cuadro de la propiedad EncabezadosDeColumna (ColumnHeadings), escriba los encabezados de las columnas que desee mostrar, en el orden en que desea que aparezcan. Entre los encabezados de columnas, escriba una coma (,) o el separador de listas de su país o región. Para determinar cuál es el separador de listas de su país, consulte la configuración regional en el Panel de control de Microsoft Windows. Los encabezados de columnas que escriba tienen que coincidir exactamente con los encabezados de columna de la hoja de datos de la consulta. Por ejemplo, si un encabezado de columna en la hoja de datos es "USA", debe escribir el encabezado de columna como "USA y no como "US". (Después de presionar ENTRAR o mover el puntero o otra ubicación, Microsoft Access coloca comillas alrededor de cada encabezado).
5. Para ver el resultado de la consulta, haga clic en Ver en la barra de herramientas.

Notas

1. • Si ejecuta con mucha frecuencia una consulta de tabla de referencias cruzadas o si la usa como base para un formulario, informe o página de acceso de datos, puede acelerar la consulta si utiliza el procedimiento anterior para especificar encabezados de columna fijos.
   • Si usa con frecuencia los mismos encabezados de columna en diferentes consultas, considere la posibilidad de crear una tabla con un campo Texto para almacenar los encabezados de columna. Abra entonces la tabla y copie los encabezados al cuadro de la propiedad EncabezadosDeColumna (ColumnHeadings), según los necesite.
2. En el campo cuyos valores desee utilizar en la tabla de referencia cruzada, haga clic en la fila Tab ref cruz y, después, haga clic en Valor.

Sólo un campo puede establecerse a Valor.

1. En la fila Total de este campo, haga clic en el tipo de función agregada que desea para la referencia cruzada (como Suma, Promedio o Cuenta).
2. Siga uno de estos procedimientos:

Especificar criterios que limiten los encabezados de fila antes de realizar el cálculo

Escriba una expresión en la fila Criterios para un campo con Encabezado de fila en la celda Tabla de referencias cruzadas.

Esto permite, por ejemplo, presentar los totales de ventas de productos de ciertas categorías, como carne y pescado.

Especificar criterios que limiten los registros antes de agrupar los encabezados de fila y antes de realizar la referencia cruzada

1.    Agregue a la cuadrícula de diseño el campo para el que desea establecer criterios.

2.    Haga clic en Dónde en la celda Total.

3.    Deje la celda Tabla de referencias cruzadas en blanco.

4.    Escriba una expresión en la fila Criterios.

Los resultados de la consulta no presentarán campos que contengan Dónde en la fila Total.

Para ver el resultado de la consulta, haga clic en Ver en la barra de herramientas.

Para detener la consulta después de haberla iniciado, presione CTRL+INTER.

Notas

• La consulta Pedidos trimestrales por producto de la base de datos de ejemplo Neptuno es un ejemplo de consulta de referencias cruzadas. Para ver esta consulta, abra la base de datos Neptuno, ubicada en la carpeta Ejemplos de la carpeta Office, y abra el formulario Pedidos trimestrales por producto en la vista Diseño.
• Si incluye un campo en la cuadrícula de diseño de la consulta pero hace clic en la opción (Sin mostrar) en la celda Tab ref cruz y establece Agrupar por en la celda Total, Microsoft Access agrupará según la misma como Encabezado de fila, pero no presentará la fila en los resultados de la consulta.
• Los valores del campo Encabezado de columna puede incluir caracteres que no están permitidos en los nombres de campos, como decimales. En tal caso, Access los reemplaza por el carácter de subrayado en la hoja de datos.

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