Capítulo 13:

 Formularios. Planificación, creación y propiedades de las bases de datos (1/3)

Formularios. Conceptos y  utilidades. Tipos.

Un formulario es un tipo de objeto que se utiliza fundamentalmente para introducir o mostrar datos en una Base de Datos. Se pueden encontrar efectos especiales, con el objetivo de hacer más agradable la presentación de los datos: distintos tipos de letras, incluir textos libres entre los datos, presentar gráficos, etc.

Los formularios minimizan los errores de entrada de datos, pueden incluir campos de múltiples tablas, por lo que al introducir los datos, no será necesario estar cambiando de una tabla a otra.

A la hora de mostrar los campos en un formulario se pueden ver todos al mismo tiempo.

Los formularios también son un medio muy sencillo para introducir, modificar y eliminar  registros.

Tipos de formularios:

• F. en columnas: Cada campo aparece con su etiqueta a la izquierda o a la derecha pero fuera del campo
• F. Tabular: Es la que aparece las etiquetas en una sola línea y debajo los campos para entrar la información.
• F. hojas de datos: Es la hoja de datos igual a la hoja de datos de Excel.
• F. Justificado: Cuando todos los campos y etiquetas de los mismos están organizados de forma justificada.
• F. tabla dinámico: Promedio, sumatoria, etc.
• F. grafico dinámico: Crear un grafico en un formulario, y se utiliza con el asistente de grafico.

Creación de un formulario simple. Vista de un formulario. Secciones de un formulario

Un formulario puede crearse de tres formas:

I. Con Autoformulario, basándose en una sola tabla o consulta. La función Autoformulario crea un formulario que muestra todos los campos y registros de la tabla o consulta base. Si el origen del registro seleccionado tiene tablas o consultas relacionadas, el formulario también incluirá todos los campos y registros de dichos orígenes de recursos.

¿Cómo?

1. En la ventana Base de Datos, haga clic en Formularios, bajo Objetos.
2. Haga clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de Datos.
3. En el cuadro de diálogo Nuevo formulario, haga clic en uno de los siguientes asistentes:
4. • Autoformulario: en columnas. Cada campo aparece en una línea distinta con una etiqueta a la izquierda.
   • Autoformulario: en tabla. Los campos de cada registro aparecen en una línea y las etiquetas se muestran una vez en la parte superior del formulario.
   • Autoformulario: en hoja de datos. Los campos de cada registro aparecen en formato de fila y columna, con un registro en cada fila y un campo en cada columna. Los nombres de campo aparecen en la parte superior de cada columna.
   • Autoformulario: tabla dinámica. El formulario se abre en la vista Tabla dinámica. Para agregar campos, arrástrelos desde la lista de campos a las distintas áreas de la vista.
   • Autoformulario: gráf. dinámico. El formulario se abre en la vista Gráfico dinámico. Para agregar campos, arrástrelos desde la lista de campos a las distintas áreas de la vista.
5. Haga clic en la tabla o consulta que incluya los datos en los que desee basar el formulario.
6. Haga clic en Aceptar.

Microsoft Access aplica al formulario el último autoformato utilizado. Si no ha creado anteriormente un formulario con un asistente o no ha utilizado el comando Autoformato del menú Formato, utilizará el autoformato Estándar.

Sugerencia:

También puede crear un Autoformulario en columnas basado en el origen de registros abierto o en el que está seleccionado en la ventana Base de datos. En el menú Insertar, haga clic en Autoformulario o haga clic en la flecha situada junto al botón Nuevo objeto de la barra de herramientas y, a continuación, en Autoformulario. Si el origen de registros seleccionado dispone de tablas relacionadas, Autoformulario agregará un subformulario que contendrá las tablas relacionadas, mostradas como hojas de datos principales y hojas de datos secundarias.

II.Con un asistente, basándose en una o varias tablas o consultas. El asistente le formula preguntas detalladas acerca de los orígenes de registros, campos, diseño y formato que desee y crea un formulario basado en sus respuestas.

¿Cómo?

1. En la ventana Base de Datos, haga clic en Formularios,  bajo Objetos.
2. Haga clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
3. En el cuadro de diálogo Nuevo formulario, seleccione el asistente que desea utilizar. Una descripción del asistente aparece en el lado izquierdo del cuadro de texto.
4. Haga clic en el nombre de la tabla u otro origen de registros que contenga los datos en los que desee basar el formulario.

Nota  No es necesario realizar este paso si seleccionó Asistente para formularios o Asistente para tablas dinámicas en el paso 3; puede especificar el origen de registros para el formulario más adelante.

1. Haga clic en Aceptar.
2. Siga las instrucciones del asistente.

Si el formulario obtenido no tiene el aspecto deseado, puede cambiarlo en la Vista Diseño, Tabla dinámica o Gráfico dinámico.

Notas

• Si desea incluir campos de varias tablas y consultas en el informe, no haga clic en Siguiente o Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en el Asistente para formularios. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta, y elija los campos que desee incluir en el formulario hasta que haya seleccionado todos los campos necesarios.
• Si hace clic en una de las opciones de Autoformulario, Microsoft Access utilizará el último autoformato especificado, ya sea en el Asistente para formularios o mediante el comando Autoformato del menú Formato en la vista Diseño.

III. En la vista Diseño, de manera personalizada. En este caso, se crea un formulario básico y se personaliza en la vista Diseño para ajustarlo a las necesidades.

¿Cómo?

1. En la ventana Base de Datos, haga clic en Formularios,  bajo Objetos.
2. Haga clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
3. En el cuadro de diálogo Nuevo formulario, haga clic en vista Diseño.
4. Seleccione el nombre de la tabla u otro origen de registros que contiene los datos en los que desea basar el formulario. Si el formulario no va a contener datos (por ejemplo, si desea crear un formulario para utilizarlo como panel de control para abrir otros formularios o informes o si desea crear un cuadro de diálogo personalizado), no seleccione nada en la lista.

Sugerencia:

Si desea crear un formulario que utilice datos de más de una tabla, base el formulario en una consulta.

1. Haga clic en Aceptar.

Microsoft Access presenta el formulario en la vista Diseño.

Secciones de un formulario.

La información de un formulario se puede dividir en secciones. Además de una sección de detalle, los formularios también pueden incluir un encabezado de formulario, un encabezado de página, un pie de página y secciones de pie de formulario. Cada sección tiene una finalidad específica y se imprime en un orden predecible en el formulario.

En la vista Diseño, las secciones se representan como bandas, y cada sección del formulario se representa una vez. En un formulario impreso, el encabezado y pie de página se pueden repetir una vez por página. Para determinar dónde aparece la información en cada sección se insertan controles, como etiquetas y cuadros de edición.

Esta figura muestra el formulario Agregar productos en la vista Diseño.

1. Un encabezado de formulario muestra información que se mantiene invariable para todos los registros, por ejemplo, el título del formulario. Un encabezado de formulario aparece en la parte superior de la pantalla en la vista Formulario y en la parte superior de la primera página cuando se imprime.

2. Un encabezado de página muestra información tal como un título o encabezados de columna en la parte superior de cada página impresa. Los encabezados de página aparecen sólo en los formularios impresos.

3. Una sección de detalle muestra registros. Se puede mostrar un solo registro en la pantalla o en la página, o mostrar todos los que quepan.

4. Un pie de página muestra información tal como la fecha o el número de página en la parte inferior de cada página impresa. Los pies de página aparecen sólo en los formularios impresos.

5. Un pie de formulario muestra información que se mantiene invariable para todos los registros, como botones de comando o instrucciones de uso del formulario. Un pie de formulario aparece en la parte inferior de la pantalla en la vista Formulario o, cuando se imprime, después de la última sección de detalle de la última página.

Esta figura muestra el aspecto del formulario Agregar productos cuando se imprime.

 

1. El encabezado de formulario se imprime en la parte superior de la primera página.

2. El encabezado de página se imprime en la parte superior de todas las páginas, pero sólo se muestra cuando se imprime o en Vista preliminar.

3. La sección de detalle imprime los datos desde el origen de registros.

Esta figura muestra el formulario Agregar productos en la vista Formulario.

1. El encabezado de formulario muestra un título.

2. La sección de detalle muestra los datos del origen de registros.

Un subformulario también puede tener secciones. Por ejemplo, este subformulario tiene un encabezado y un pie de formulario, además de la sección de detalle.

1. Encabezado de formulario

2. Piede formulario

3. Sección de detalle

4. Subformulario

Puede ocultar una sección o cambiar su tamaño, agregarle una imagen o establecer su color de fondo. También se puede establecer propiedades de sección para personalizar la forma en que se imprimirá el contenido de una sección.

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