Microsoft Access es un programa para la gestión de información. Permite diseñar las estructuras para almacenar la información y los medios para su introducción y explotación.
Una peculiaridad que se debe tener en cuenta al trabajar con programas de gestión de bases de datos, como es el caso de Access, es que no existe la opción Save (Guardar), referida a los datos de la aplicación, debido a que los cambios en los datos se van guardando siempre en el dispositivo de almacenamiento permanente. Cuando se presenta la opción Save, se refiere a guardar los cambios realizados en el diseño de los distintos objetos que componen la base de datos, no a los datos.
Una aplicación de base de datos que almacena y gestiona información se denomina un sistema de gestión de bases de datos SGBD ó DBMS (Data Base Management System). La estructura básica de esta información son tablas, que se corresponden con las listas de Excel.
Para una mejor gestión de la información y para reducir el número de datos, las tablas se relacionan. Por ejemplo, si se desean tener listas con los alumnos de cada asignatura, en vez de incluir el nombre y apellidos en la lista de cada asignatura, bastará con almacenar los números de carnet de los alumnos de cada asignatura. El número de carnet sirve para establecer una relación con la tabla que contiene el nombre y los apellidos. Debido a este carácter relacional, Access es un sistema de gestión de bases de datos relacional SGBDR ó RDBMS (Relational Data Base Management System).
Concepto de tablas, campos y registros
Una tabla es una colección de datos con la misma estructura. Si se disponen los datos en una hoja de cálculo, una columna siempre tiene el mismo tipo de dato, por ejemplo un número de carnet, un nombre, etc. Cada tabla consta, pues, de un cierto numero de campos, en cada uno de los cuales se guarda un dato, que puede ser numérico, alfanumérico, fecha, etc.
Un campo es cada una de las columnas de la tabla y el nombre de la columna es el nombre del campo.
Un registro es cada una de las filas de la tabla, y está formado por el dato de cada uno de los campos almacenados en una misma operación.
Una base de datos es un conjunto de tablas que se utilizan para gestionar un determinado tipo de información. Son ejemplos de base de datos: la base de datos de la gestión académica de una universidad, la base de datos de los pedidos de una empresa o la base de datos de Hacienda.
Por lo tanto la base de datos está constituida por la estructura de información y la información en ella contenida. Es frecuente denominar a Access como una base de datos. Para ser exactos Access es una aplicación de gestión de base de datos. Es la misma diferencia que existe entre un procesador de textos como Word y un documento de Word.
Estructura de ficheros de access
Una base de datos consta de distintos objetos: tablas, índices, consultas, relaciones, informes, formularios, etc. Todos los objetos de una base de datos se almacenan físicamente en un sólo fichero. Por ello en Access, se identifica una base de datos con el fichero en el que se almacena. Este fichero tiene la terminación .mdb.
En el directorio en el que se encuentra el fichero .mdb, Access crea otro fichero con el mismo nombre y la extensión .ldb. Este es un fichero que utiliza Access para el control de los bloqueos de registros (locked data base) de la base de datos cuando se produce acceso concurrente de varios usuarios. Al realizar la copia de seguridad de la base de datos no es necesario este fichero. Tampoco importa borrarlo si ningún usuario tiene abierta la base de datos.
Esta estructura de ficheros de Access es propia de esta aplicación. Otros formatos de base de datos utilizan otros criterios. Por ejemplo los ficheros de dBase utilizan un fichero para cada tabla con la terminación .dbf.
Microsoft Access como SGBD. Descripción de la pantalla principal.
Procedimiento para llegar al Access (Ver. Presentacion2)
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La ventana principal de Access tiene muchos elementos en común con otras aplicaciones de Microsoft Office, como pueden ser Word o Excel. Una vez que se ha arrancado el programa, aparece una ventana como la mostrada anteriormente, aunque pueden existir ligeras variaciones dependiendo de la configuración definida por el usuario.
La estructura de una ventana de Access está compuesta por los siguientes elementos.
Barra de título
Como es habitual la barra de título contiene los siguientes elementos:
Barra de menús
La barra de menús contiene la lista de menús propios de Access. Cada menú contiene una lista de diversos comandos, que se aplicarán según la necesidad en cada caso.
Un aspecto importante de la barra de menús es que su contenido cambia en función del tipo de objeto y la presentación de dicho objeto. Por ejemplo, hay diferentes entradas en el menú cuando se selecciona la ventana de una tabla o la ventana principal de la base de datos. Incluso estando seleccionada una tabla, dependiendo del modo de presentación, que se explica posteriormente, cambia el menú presentado; si la tabla se presenta en modo diseño, posee un menú distinto que si se presenta en modo hoja de datos.
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