1. ESTRUCTURA ORGANICA DE LA EMPRESA SOLIDARIA
ASAMBLEA GENERAL:
Máximo órgano de Administración, sus decisiones son para todos los asociados y son de obligatorio cumplimiento, siempre que se hayan adoptado con relación a la ley y los estatutos. La conforman todos los asociados y sus delegados y sus decisiones que adoptan por simple mayoría de votos, existiendo mayorías especiales distintas. Por ejemplo, para reformar los estatutos, para disolver la cooperativa o para incorporarla o para fusionarla a otra entidad similar.
La ley determina que deberá reunirse ordinariamente una vez al año, durante los tres primeros meses del año, es de carácter obligatorio. Y extraordinariamente cuando así lo requiera, en ésta, estrictamente se tratarán los temas para los cuales fue convocada por el Consejo de Administración, la Junta de Vigilancia, el Revisor Fiscal o el 15% del total de los asociados hábiles a la fecha.
¿QUIÉN LA CONSTITUYE? La constituye la reunión de asociados hábiles o de los delegados elegidos por éstos sus decisiones son obligatorias para todos los asociados siempre y cuando se hayan adoptado de conformidad con las Normas legales y estatutarias.
POR QUE ES IMPORTANTE LA ASAMBLEA? La realización de la Asamblea General no constituye un acto de orden legal solamente; es IMPORTANTE en la Gestión empresarial por los siguientes aspectos:
Permite conocer las actividades desarrolladas, el crecimiento y el cumplimiento de todas las obligaciones por parte de los órganos de administración y control de las cooperativas.
Los asociados tienen la oportunidad y la libertad de expresar sus ideas, sus criterios, sus opiniones y sus críticas constructivas.
Hay intercambio de ideas, se fortalece la cooperación, las relaciones interpersonales, la comprensión y se amplían conocimientos en el aspecto social y económico.
Es el espacio para conocer y contribuir en la formulación de los planes y proyectos para su organización; allí se ejerce el derecho democrático con la libertad y autonomía en todos los aspectos en donde los asociados participan activamente en todo el proceso de desarrollo de la Asamblea.
FUNCIONES DE LA ASAMBLEA GENERAL
Establecer las políticas y directrices generales de la organización para el cumplimiento de su objeto social.
Reformar los estatutos cuando sea necesario.
Examinar los informes de los "órganos de administración y vigilancia.
Aprobar e improbar los estados financieros de cada ejercicio.
Destinar los excedentes del ejercicio económico conforme a lo previsto en la ley y en los estatutos.
Fijar aportes o contribuciones extraordinarias según el caso cuando las circunstancias lo amerite.
Elegir los miembros de los órganos de administración y control.
Elegir el revisor fiscal su suplente y fijarle su remuneración y
Decidir la fusión, incorporación, transformación y liquidación
Las demás que señale los estatutos y las leyes.
CLASES DE ASAMBLEAS
· Asamblea de Constitución.
· Asamblea General Ordinaria.
· Asamblea General Extraordinaria.
COMO PUEDEN SER LAS ASAMBLEAS
DE ASOCIADOS: Asisten los asociados personalmente y no pueden hacerse representar en ningún caso y para ningún efecto.
DE DELEGADOS: A ésta asisten asociados hábiles previamente elegidos como delegados según lo determinen los estatutos; puede darse cuando se dificulte en razón del número de asociados por estar domic1liados en diferentes municipios del país o cuando resulte demasiado costosa su realización. El número mínimo de delegados es de 20.
PROCEDIMIENTO PARA CONVOCAR A ASAMBLEA
Por regla general la Asamblea Ordinaria o Extraordinaria será convocada por el consejo de administración. Para fecha, hora y lugar determinados.
La junta de vigilancia, el revisor fiscal, o un 15% mínimo de los asociados podrá solicitar al consejo de administración la convocatoria a Asamblea general extraordinaria y en forma excepcional también podrá solicitar la convocatoria la superintendencia de Economía Solidaria.
Los estatutos de las cooperativas, determinará los procedimientos y la competencia para efectuar la Asamblea General ordinaria, cuando el consejo de Administración no realice dentro del plazo establecido en la ley cooperativa y desatienda la petición de convocar.
La convocatoria se hará conocer a los asociados hábiles o delegados elegidos, en la forma y términos previstos en los estatutos. La junta de vigilancia Verificará la lista de asociados hábiles o inhábiles y la relación de estos últimos será publicada para conocimiento de los afectados.
QUORUM PARA DELIBERAR y ADOPTAR DECISIONES VALIDAS.
La asistencia de la mitad de asociados hábiles o de los delegados convocados constituirán quórum para deliberar y adoptar decisiones válidas; si dentro de la hora siguiente a la convocatoria no se hubiere integrado este quórum la asamblea podrá deliberar y adoptar decisiones válidas con un número total no inferior al 10% del total de asociados hábiles ni al 50% del número requerido para constituir una cooperativa. En las Asambleas generales de delegados el quórum mínimo será el 50% de los elegidos y convocados.
Una vez constituido el quórum este no se entenderá desintegrado por el retiro de alguno o de algunos de los asistentes siempre que se mantenga el quórum mínimo a que se refiere el inciso anterior.
DECISIONES ESPECIALES EN LAS ASAMBLEAS GENERALES.
Por regla general las decisiones de la Asamblea general se tomarán por mayoría Absoluta de los asistentes, para las reformas de los estatutos, la fijación de Aportes extraordinarios, la amortización de aportes, la transformación, La Fusión, la incorporación y la disolución para liquidación. se requerirá el voto favorable de las dos terceras partes de los asistentes.
La elección de órganos o cuerpos plurales se hará mediante los procedimientos y sistemas que determine los estatutos o reglamentos de cada cooperativa; cuando se adopte el de listas o planchas. se aplicará el sistema de cuociente electoral.
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN O JUNTA DIRECTIVA
Órgano permanente de administración subordinado a las políticas y directrices de la Asamblea General. Nombrado por la misma. Esta compuesta ordinariamente por un número impar de socios hábiles con sus respectivos miembros principales y suplentes.
Después de la Asamblea General, el organismo con más autoridad administrativa es el consejo de administración. Él aprueba la reglamentación de los estatutos y señala por directrices planteadas por la Asamblea las políticas de la cooperativa.
Esta compuesto por asociados hábiles nombrados en Asamblea General. Esta es la razón por la cual el primer administrador de la cooperativa es el asociado, los cuales deben conocer ampliamente las normas internas de la cooperativa.
NUMERO DE INTEGRANTES, PERIODO Y RENOVACION.
El consejo de administración es el órgano permanente de administración subordinado a las directrices y políticas de la Asamblea General.
El número de integrantes, su período, las causales de remoción y sus funciones serán fijados en los estatutos, los cuales podrán consagrar la renovación parcial de sus miembros en cada Asamblea.
EL GERENTE
Es el director ejecutivo de la Empresa cooperativa, representante legal, ejecutor del mandato de la Asamblea General. Será nombrado por el consejo de administración y sus funciones serán precisadas en los estatutos.
ORGANOS DE CONTROL Y VIGILANCIA
Junta de Vigilancia o Comité de Control social y Revisor Fiscal (podrá ser exonerado), encargados de controlar la gestión de la cooperación en el marco de sus propias competencias. La junta de vigilancia es elegida por la Asamblea General y es un organismo totalmente independiente de la organización empresarial misma, pues su labor consiste básicamente, el cuidar su correcto funcionamiento y la eficiente administración de la empresa, cual debe informarse a la Asamblea. El Revisor Fiscal, de profesión de Contador Público es nombrado por la Asamblea General, con su respectivo suplente.
La Junta de Vigilancia es responsable del cumplimiento de sus funciones ante la Asamblea General.
Las obligaciones de control que tiene la Junta de Vigilancia son amplias y exigentes. Abarcan el funcionamiento social de la Cooperativa.
El cumplimiento de las amplias e importantes funciones de la Junta de Vigilancia, exige a sus miembros que conozcan bien las materias, instrumentos, modalidades y demás aspectos del control. Necesitan ellos buena preparación, para estar a la altura de sus deberes.
Además, tienen que trabajar con honradez y consagración.
Dos consejos resultan oportunos al hablar de la Junta de Vigilancia:
- - El primero es que la Asamblea mande establecer en el presupuesto de la Cooperativa, unos renglones para gastos propios de la Junta de Vigilancia. El objeto de estos renglones es garantizar su funcionamiento.
- - El segundo consejo va también a los asociados reunidos en Asamblea. Se trata de pedirles que no tomen como "rellenos" los nombramientos para la Junta de vigilancia. En otras palabras, que no nombren allí por nombrar.
Los asociados deben caer en cuenta de que son ellos los directos interesados en que su cooperativa funcione bien y sea eficiente. Les interesa que sus aportes y depósitos sean bien manejados, y que los productos (bienes o servicios) de la Cooperativa, les resulten de la mejor calidad y al menor precio.
Con estos intereses de por medio, los asociados deben escoger para la Junta de Vigilancia a los compañeros mejor preparados.
Las cooperativas, por regla general, tendrán un Revisor Fiscal, que debe ser contador público con matrícula vigente.
También puede cumplir esta función un organismo cooperativo de segundo grado, una institución auxiliar o una cooperativa de trabajo asociado especializada.
Por disposición legal, ningún contador público podrá desempeñar el cargo de Revisor Fiscal en la cooperativa de la cual sea asociado, Además, la Superintendencia de Empresas Solidarias SES, puede eximir a una cooperativa de tener revisor fiscal cuando las circunstancias económicas, o de ubicación geográfica o el número de asociados lo justifiquen.
Son deberes del Revisor Fiscal: Ejecutar la revisión de bienes, fondos y registros, y refrendar el balance, con su examen financiero y análisis de cuentas, que son de someter a estudio de la Asamblea General
En el estatuto y en los manuales de funciones y de procedimientos de la Cooperativa, deben aparecer los deberes de la Junta de Vigilancia y del Revisor Fiscal. Conviene que estos deberes sean determinados con claridad y precisión, para evitar conflictos entre ambos responsables del control.
Por otra parte, la Junta de Vigilancia y el Revisor Fiscal tienen que coordinar el ejercicio de sus funciones. Con buena coordinación aprovechan mejor los esfuerzos, pues no caen en repeticiones inútiles o dañinas. La coordinación entre la Junta de Vigilancia y el Revisor Fiscal, supone información y comunicación permanentes de estos órganos.
OTROS RESPONSABLES DEL CONTROL
Responsables Internos y Externos
Los responsables del control en la Cooperativa son numerosos. La mayoría de ellos pertenece a la Cooperativa misma; están dentro. Los Ilamamos responsables internos. Otros actúan desde fuera de la Cooperativa. Denominamos a éstos responsables externos.
Entre los responsables internos podemos distinguir:
- Los que tienen a cargo las funciones de control. Son la Junta de Vigilancia y el Revisor Fiscal. Acabamos de hablar de ellos.
- Los que tienen a cargo la función de dirigir. Son la Asamblea General, el Consejo de Administración, el Gerente y los demás señalados en instrumentos de organización (estatuto, manuales de funciones y procedimientos, reglamentos).
Hay un responsable externo de control a la Cooperativa, obligatorio
por mandato de la ley: el Gobierno.
La vigilancia que corresponde al Gobierno se halla a cargo de la Superintendencia de Empresas Solidarias SES. Puede haber otros controladores externos de la Cooperativa, cuando la Asamblea de Asociados así lo dispone. Esa función puede ser ejercida por una entidad cooperativa de segundo grado, o por una auxiliar del cooperativismo especializada en auditoria, o por una empresa de revisoría fiscal.
Sean internos o externos, los responsables del control en la Cooperativa deben señalar las correcciones que estimen oportunas, para que los directores y ejecutores de cada función, las apliquen. Con tales sugerencias, los controladores prestan otro servicio, que es el de asesorar los órganos controlados.
Asamblea de Asociados
La función de control hace parte de la autoridad suprema que la ley asigna a la Asamblea General.
La Asamblea General ejerce control mediante el estudio y calificación de los informes de labores y de los estados financieros. Ante la Asamblea rinden informes del cumplimiento de funciones, la Junta de Vigilancia, el Revisor Fiscal, el Consejo de Administración, la Gerencia, el Comité de Educación y los demás comités asesores u operativos.
La Asamblea también recibe y analiza el balance y sus anexos. Con base en estos documentos, la Asamblea aplica los excedentes de cada ejercicio (año de trabajo).
Además, la Asamblea puede solicitar informes especiales o designar omisiones investigadoras, cuando necesite o quiera conocer la verdad de casos o conflictos en particular.
Por definición, la Asamblea se realiza con la participación de los Asociados de la Cooperativa. La Asamblea constituye magnifica oportunidad para que los asociados expresen sus puntos de vista, acerca del funcionamiento Y la eficiencia de su empresa solidaria. Esto equivale a decir que la Asamblea de Asociados es un foro de control.
Consejo, Gerente Y demás Directores
El Consejo de Administración Y el Gerente son responsables de controlar las actividades que ellos dirigen. Lo mismo sucede con las demás personas a quienes el estatuto, o el manual de funciones o los reglamentos, asignen la dirección de procesos o tareas de la Cooperativa.
La función de dirigir está seguida, por lo común, de las funciones de coordinación y control. Quien dirige también coordina y controla lo que dirige.
Este control a cargo de directores se llama control administrativo para distinguirlo del que ejercen los que tienen la función particular de controlar (Junta de Vigilancia y Revisor Fiscal),
COMITES DE TRABAJO
Para lograr una mayor participación de los asociados en el desarrollo de los programas y actividades de las empresas solidarias. Estas internamente, podrán constituir los comités especiales que estimen convenientes a su estructura de servicios. De todas maneras, la legislación cooperativa vigente, establece que en el estatuto, deberá preverse el funcionamiento de un comité u órgano de administración encargado de orientar y coordinar las actividades de la Organización; así también otros comités que propenden por una formación integral de los asociados, directivos y empleados, cumplir fines de interés social y desarrollo integral del ser humano e impartir educación formal para garantizar la buena marcha de la EMPRESA SOLIDARIA, honorabilidad y corrección, aptitud e idoneidad y capacitación en Economía Solidaria.
Comité de Educación
Las cooperativas están obligadas a realizar de modo permanente actividades que tienda a la formación de sus asociados y trabajadores, métodos y características del cooperativismo; así como para capacitar a los administradores en la gestión empresarial propia de cada cooperativa.
Las actividades de asistencia técnica, de investigación y de promoción del cooperativismo, hacen parte de la educación cooperativa que establece la ley.
Se podrá dar cumplimento a la obligación de la educación, mediante la delegación y ejecución de programas conjuntos realizados por organismos cooperativos de segundo grado o por instituciones auxiliares del cooperativismo.
En los estatutos o reglamentos de cada cooperativa deberá preverse el Funcionamiento de un comité u órgano de administración encargado de orientar y coordinar las actividades de educación cooperativa y elaborar cada año un plan o programa con el correspondiente presupuesto en el cual se incluirá la utilización del fondo de educación.
La educación cooperativa es obligatoria y debe ser a todos los sectores de la cooperativa y en forma continua planeada y coherente.
Comité de Solidaridad
Según las últimas disposiciones de la Superintendencia de Economía Solidaria, es fundamental establecer en los estatutos de cada cooperativa su conformación y sus funciones.
LOS EMPLEADOS
Cada empresa solidaria, de acuerdo con el volumen de operaciones que tenga, establecerá su propia planta de personal, la cual bajo la subordinación de la gerencia cumplirá todas las funciones administrativas y operativas necesarias para lograr la más eficiente prestación de servicios que tenga establecida la entidad.
El Consejo de Administración, previo visto de necesidades creará los diversos cargos, determinando el nivel salarial y será el gerente; en su calidad de representante legal y responsable directo por la entidad de la administración de la entidad, el encargado de designar las personas que van a desempeñar los distintos cargos.
Básicamente toda entidad debe contar con:
Secretaria, Tesorero o Secretario Tesorero, Contador, entre otros.
2. DEL FUNCIONAMIENTO:
EL ESTATUTO:
Documento que concreta el acuerdo de los asociados, es de obligatoria existencia y cumplimiento, conformado por capítulos y cada uno de ellos contiene una serie de artículos, estos son aprobados por la Asamblea. Se fundamenta en la Ley 79 de 1.988 y Ley 454 de 1.998. Contiene la s normas y procedimientos por los cuales rigen los asociados, así como los deberes y derechos entre otros.
CUERPO DEL ESTATUTO
Razón Social, Domicilio y ámbito territorial
Acuerdo cooperativo y Actividades.
Admisión, Derechos y Deberes.
Procedimiento para resolver conflictos.
Sanciones.
Régimen de organización interna: (Órganos de Administración).
Asamblea General, Consejo de Administración.
Representante Legal.
Órganos de vigilancia y control.
Secretario, Tesorero, contador.
Régimen económico.
Regímenes y responsabilidades de las Cooperativas y sus asociados.
Normas sobre Fusión, Incorporación y Liquidación.
Algunas reformas de los Estatutos.
LOS REGLAMENTOS:
La legislación interna de cada uno de los servicios y de las actuaciones del consejo, los comités y de la Junta de Vigilancia, se fundamenta en los ESTATUTOS. Son elaborados por cada comité y aprobados por el consejo de Administración. La Junta de Vigilancia aprueba su propio reglamento.
CUERPO DE LOS REGLAMENTOS:
Del acuerdo Cooperativo.
Integrantes: Número, Convocatoria.
Funciones y Sanciones.
Acuerdo Económico y Presupuesto.
Firmas y Aprobación.
3. LEGALIZACIÓN: Es la existencia física de los respectivos acuerdos, establecidos en Asamblea, Consejo y comités. De obligatorio cumplimiento. La legalización se constituye por el levantamiento de ACTAS, tanto de constitución, elaboración de reglamentos, como de reuniones de los respectivos órganos.
4. MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS:
Para alcanzar los objetivos institucionales, una empresa asociativa tiene que cumplir con una serie de tareas o actividades conexas o complementarias que, en su conjunto, dan como resultado la producción de un bien o la prestación de un servicio.
El instrumento más idóneo y práctico que permite concentrar en forma ordenada y clara, tanto las diversas actividades que se cumplen en una empresa como las condiciones y requisitos que debe reunir cada uno de los responsables en su ejecución, son los manuales de funciones y de procedimientos. Los términos para desarrollar estos manuales son los siguientes:
MISIÓN: Objetivo o fin de cada puesto o desempeño.
FUNCIONES: Tareas correspondientes al puesto o proceso.
CARGO: Denominación o Responsable del puesto.
AUTORIDAD: Competencia para tomar ciertas decisiones y para imponerlas a sus subordinados y, a veces, a los que se encuentran fuera del ámbito de mando a través de la proyección funcional, cual sucede con el jefe de personal.
ORGANIZACIÓN: Estructura del departamento o servicio correspondiente.
RELACIONES: Causas que indican su posibilidad de relacionarse con otros departamentos y niveles de la empresa.
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