1. FLUJO DE DOCUMENTOS Y PROCEDIMIENTOS
Ya que los procedimientos actuales seguramente son del tipo manual, se deberá recopilar información documental existente, en la cual se basen estos procedimientos. Durante la entrevista para recopilar este tipo de información, es conveniente verificar los objetivos y políticas marcadas en las entrevistas a nivel Dirección, porque en algunos casos están desvirtuadas en los niveles operativos.
2. ENTRADAS AL SISTEMA
Usualmente las entradas de un Sistema son señaladas como muy generales, por lo que si no se investigan a fondo dichas entradas, se puede omitir alguna que pueda estar repercutiendo en el sistema y no está declarada como tal. Se deben considerar los siguientes tipos de entradas:
-Definidas o lógicas. Este tipo de entradas son aquellas que por naturaleza del sistema y su operación, es obligatorio contar con ellas para lograr el objetivo de determinado sistema u operación.
- Impuestas. Este tipo de entradas son todas aquellas que por determinada política o norma entran en el sistema siendo este tipo normalmente de carácter legal
- Por excepción. Son aquellas entradas que no están comprendidas en el objetivo básico del sistema u operación, pero que están dentro de los límites de los mismos, y que por ser de este tipo, van a ser excepcionales. Se deberán considerar todas las entradas por excepción u operación del sistema, para así determinar el volumen de entradas por
excepción en relación con las entradas lógicas e impuestas.
- No definidas. Este tipo de entradas son difíciles de detectar en una entrevista. Lo mas factible es detectarlas en el recorrido de la información. pero en algunas ocasiones en esta fase de la investigación serán detectadas al dejar que el entrevistado se explaye con un tipo de entrevista mixta. Es importante detectarlas, puesto que pueden estar desvirtuando la filosofía real del sistema.
3.RESULTAOOS DEL SISTEMA ACTUAL
Considerando los objetivos detectados en las entrevistas a nivel Dirección, se debe recopilar información sobre los resultados, que cubran dichos objetivos, o en caso contrario, detectar cuáles son los resultados reales.
Estos resultados se clasifican en lógicos impuestos adicionales y no comprendidos. Esto es como sigue:
- Lógicos. Son los resultados que por la naturaleza del sistema y su operación deben estar comprendidos en él y se debe considerar la utilización de cada uno de ellos, para efecto de evaluar si verdaderamente son aprovechados, según el enfoque que se predeterminó.
- Impuestos. Además de los resultados lógicos, existen este tipo de resultados, tos cuales deberán también estar comprendidos en el sistema y Su operación, pero se debe buscar la causa por la que estén impuestos; con ello se tendrá una visión más clara de los alcances y repercusión de los resultados del sistema y su operación.
- Adicionales. Este tipo de resultados son los que se obtienen por iniciativa del personal que interviene en el sistema y su operación y se debe conocer la utilización de dichos resultados a fin de detectar su funcionalidad, validez y legalidad.
- No comprendidos. Este tipo de resultados se determinarán al entrevistar a este nivel, ó se pueden lograr como aportación de las juntas operacionales; con esto se obtendrán más recursos de información al diseñar el sistema, y por tanto mayor alcance operativo.
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