Capítulo 9:

 Gerencia de desarrollo tecnico

Evaluación de la investigación

.  Análisis de la información recopilada

Esta etapa del análisis es primordial, ya que en ella es donde se va a evaluar el sistema que se investigó; por tal motivo deberá integrarse toda la información recopilada durante la investigación. Una vez integrada, deberá estudiarse cada uno de los aspectos que componen la investigación, para así poder determinar la operatividad de dicho sistema, y en función de esto proponer mejoras al mismo y determinar la factibilidad de su mecanización.

Por lo anterior se puede observar que lo realizado durante la investigación es fundamental para la evaluación, por lo que, si durante la investigación realizada no se consideró algún aspecto detectado en esta evaluación, deberá volver a investigarse,        

3.2.3.2.  Documentación de la investigación

Para poder evaluar adecuadamente un sistema investigado, se deben considerar los siguientes puntos:

- Diagrama de flujo de la información analizada.

- Descripción del diagrama.

- Estructura analizada.

- Objetivos determinados.

- Normas y políticas determinadas.

- Anexos (documentos recopilados, catálogos, etc.).

- Propuesta para mejorar el sistema.

- Propuesta de factibilidad de mecanización.

a) Diagrama de flujo de la información analizada

Esto consiste en diagramar el flujo de la información del sistema actual, indicando todas las actividades del mismo, así como las áreas responsables de cada actividad. Para este tipo de diagrama es recomendable utilizar el denominado interdepartamental.

b) Descripción del diagrama

Esta descripción debe contener el detalle de todas y cada una de las actividades que se efectúan en el sistema, las cuales se investigaron durante el recorrido de la información. También deberá cubrir las variaciones detectadas en dicho recorrido.

La descripción de las actividades debe tener el orden con el cual se efectúan en el sistema, para que tenga secuencia lógica.

c)  Estructura analizada

Este punto de la documentación deberá contener la estructura observada durante la investigación y habrá que hacer notar si existe una diferencia con la informada durante las entrevistas o documentación existentes. Los puntos que se deben considerar en esta estructura son:

- Organigrama de la dependencia:

- Estructura jerárquica.

- Funcional.

- Recursos existentes:

- Humanos.

- Materiales.

Estos recursos deben estar relacionados con el organigrama.

d) Objetivos determinados

Estos deberán ser documentados y serán los señalados por los directivos de la institución. Hay que hacer notar que en muchas ocasiones los objetivos señalados por los directivos no son los realmente logrados, en cuyo caso deberán hacerse notar por escrito las diferencias detectadas, ya que ello puede ser el motivo de que un sistema no sea lo funcional que se desea.

Es posible que los objetivos que persiguen los directivos, no sean bien transmitidos a otros niveles, lo cual se debió haber notado en la investigación.

e) Normas y políticas determinadas

Al igual que en el punto anterior, éstas deberán ser señaladas por los directivos de la institución.

Las normas y políticas pueden ser aun más desconocidas o mal interpretadas que los objetivos; por tal motivo deberá documentarse toda discrepancia encontrada al respecto durante la investigación, esto es con el fin de fortalecer la evaluación.

f) Anexos (documentos recopilados, catálogos, etc)

Durante la investigación se señala la necesidad de recopilar toda forma preimpresa o reporte utilizados en el sistema, los cuales deberán documentarse en relación con el diagrama de flujo de información. Si es posible, señalar en dichos ejemplares la información con que se llenan.

     g) Propuesta para mejorar el sistema

Durante la investigación y recorrido de la información recopilada, el analista de sistemas debe percatarse de las fallas del sistema vigente, con lo cual deberá proponer mejoras al sistema en los siguientes aspectos:

Información fuente.

Pasos innecesarios o duplicados.

Funciones clave.

Procedimientos críticos.

Utilización correcta de resultados.

Objetivos, políticas y requerimientos actuales.

Recursos humanos y materiales necesarios.

h) Propuesta de factibilidad de mecanización

Después de haber efectuado la investigación y recorrido de la información, el analista deberá evaluar el sistema y determinar si es factible la mecanización del mismo, efectuando en forma muy general un esbozo de la(s) posible(s) solución(es) en caso de ser viable su mecanización.

Pudiera presentarse el caso de que el sistema sí pudiera ser mecanizado y no obtener muchas ventajas, y sin embargo ser mucho más costoso; tal situación debe ser expuesta por el analista.

Diseño del sistema

Durante el diseño del sistema, el trabajo del analista consiste en elaborar una o más alternativas de ejecución del sistema de procesamiento de datos que va a implantarse en la computadora.

En la formulación de alternativas de un sistema propuesto, se debe considerar como de primera importancia la investigación realizada así como su evaluación, ya que depende de la comprensión y del conocimiento de los procedimientos y problemas del sistema vigente para formular la(s) alternativa(s) del sistema propuesto para su aprobación.

Cuando se diseña un sistema de procesamiento de datos, se deben tener en mente ciertos objetivos referentes al perfeccionamiento de las operaciones y la reducción de los costos, así como la oportunidad y calidad de los resultados. Algunos de esos objetivos, son los siguientes:

a) Estandarización de procedimientos de las unidades.

b) Eliminación de funciones innecesarias.

c) Eliminación de reportes, registros y formas innecesarias.

d) Eliminación de datos superfluos.

e) Establecimiento delos controles necesarios  y eliminación de los excesivos.

f) Eliminación de duplicación de funciones.

g) Eliminar duplicación de funciones

h) Eliminación de duplicación de operaciones.

/) Eliminación de duplicación de informes y formas

j)  Facilitar el flujo del trabajo y eliminar  las altas y bajas del mismo.

k} Oportunidad de los resultados

/) Calidad de los resultados

w) Utilización efectiva de los resultados

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