Solicitudes de modificaciones y trabajos especiales
Cuando se está estudiando el sistema propuesto, pudieran no detectarse situaciones especiales que afectarán su diseño.
A) detectar estas situaciones, es posible que se plantee una solicitud de modificaciones al sistema señalando tos procesos que se desean modificar, las causas por las que se han planteado y las posibilidades de llevarse a cabo, las ventajas y desventajas que las modificaciones implican.
En caso de que durante el diseño del sistema se detecte la posibilidad de obtener algún otro resultado no establecido con anterioridad, se especificará en esta sección el tipo de trabajo que se desea, la fase en la cual puede obtenerse y todas las demás observaciones relacionadas con ese trabajo especial; por ejemplo: que al vaciarse a una hoja de codificación los datos de un documento fuente, se pueda obtener un catálogo de productos especiales, etcétera.
En ambos casos, ya se trate de una modificación o de un trabajo especial, deberán llevar la fecha en que se haya planteado.
Caducidad de documentos fuente y destino final
En ocasiones ambas tienen por ley un periodo de retención y un destino especificado; en esta sección debe quedar claramente designado el periodo de tiempo con que se cuenta para manejar los documentos fuente y el lugar al que habrán de destinarse.
. Diagrama general de flujo del sistema
En esta carpeta aparecerá un diagrama que muestra en forma condensa-da el flujo de la información y de las operaciones que se realicen en este sistema.
Este diagrama utilizará los mismos símbolos y nombres que se utilizaron con anterioridad en el diagrama que aparece en la sección correspondiente de la carpeta administrativa.
Las recomendaciones aplicables a la elaboración de este diagrama, son las mismas que se aplican a la elaboración de la carpeta mencionada, quedando aclarado que de preferencia sean exactamente iguales.
. Diagrama particular a detalle
El diagrama particular a detalle, será la representación de todos los pasos que sigue la información dentro del Departamento de Capturado Datos.
La simbología que se utilizará será la misma que la usada actualmente en el diseño del sistema, pero especificando claramente las observaciones a que dichos símbolos se refieren por medio de una leyenda que los identifique.
En este diagrama aparecerán todas las operaciones que se efectúen con o sobre la información, tales como: recepciones, comprobaciones y revisiones, procesos manuales, perforación, verificación, uso de dispositivos especiales como son: pantallas de video, Key-Tape, así
. Explicación de las fases del diagrama particular
En esta sección se explican en forma específica y detallada todas aquellas operaciones que aparecen representadas en forma gráfica en el diagrama particular a detalle.
Siguiendo el orden que aparece en el diagrama anterior, se procederá a explicar en forma detallada, cada una de las operaciones que se efectúen haciendo énfasis en la obtención de resultados parciales tales como: listados de prueba, archivos en tarjeta perforada, envío de listados, recepción de formas especiales para vaciado de la información, etc.
Además, deberá darse una explicación clara y precisa sobre las cifras de control que se hayan establecido para cada fase del proceso como producción de lista prueba, envíos, etc.
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