Capítulo 4:

 Realización de la investigación

Una vez que se tiene conocimiento general del medio por investigar (ubicación), se procede a llevar acabo la investigación, teniendo primordialmente que realizar entrevistas tanto a nivel ejecutivo como a nivel operativo.

Para realizar una entrevista a cualquier nivel, es indispensable documentarse sobre las funciones y características del personal por entrevistar, así como preparar cuestionarios para obtener la información deseada, pudiéndose utilizar tas siguientes técnicas dependiendo del caso.

Abierta. Cuando no existe un cuestionario predefinido.

Cerrada. Existe un cuestionario especifico de la entrevista.

Mixta. Cuando existe un cuestionario, pero también, incluye consideraciones abiertas.

a) Entrevistas a nivel Dirección

Por lo general, los primeros contactos en la investigación son las personas de mayor nivel jerárquico de la dependencia afectada, por tanto, al efectuar la entrevista deberá enfocarse básicamente a obtener la siguiente información:

Objetivos Generales (sistema actual). Se deberá obtener información al respecto con el fin de afirmar o variar lo estudiado cuando se Hizo la ubicación. Sobre el sistema a mecanizar, es recomendable obtener:

- Resultados generales.

- Operaciones básicas.

- Entradas al sistema.

- Usuarios de los resultados.

- Tiempos de respuesta de cada operación básica.

- Recursos utilizados.

- Relaciones externas de la dependencia. Se deberán obtener información acerca de las relaciones externas con el fin dé determinar si los objetivos del sistema a mecanizar son reales o ubicados al medio.

La información por obtener podrá ser:

- Servicios de la dependencia aparentes y reales.

- Relaciones directas con otras dependencias.

- Relaciones indirectas con otras dependencias.

- Tiempo de respuesta de resultados para otras dependencias.

- Canales de comunicación y flujo de información

- Objetivos propios de la dependencia. Deberá tenerse en cuenta que algunas veces los objetivos no  son entendidos correctamente, por lo que se deben captar los verdaderos objetivos en el resumen de la entrevista, y después verificar dichos objetivos durante el desarrollo de la investigación.

- Políticas de la dependencia. Deberá tenerse en cuenta cuáles políticas están reglamentadas y cuáles no lo están; igualmente los objetivos deberán verificarse en el desarrollo de la investigación.

- Estructura de la dependencia. Es importante conocerla para tener un conocimiento más certero de ella y del personal a quién dirigirse; es conveniente que se derive de este estudio la presentación del investigador con personal de jerarquía más baja a fin de lograr también su apoyo, lo cual será útil.

Las consideraciones que se deben tomar en cuenta en una entrevista a nivel Dirección son las siguientes:

-    Documentarse sobre las características y funciones del entrevistado, siendo útil esto para "romper el hielo" inicial.

-   Utilizar la terminología adecuada al entrevistado, para un mejor entendimiento. (Evitar tecnicismos.)

- Destacar la importancia de la intervención del entrevistado en el desarrollo del proyecto por implantar, a fin de lograr su apoyo.

- Dirigir la entrevista para que el entrevistado plantee las soluciones al sistema, para que lo sienta como creación suya.

-    Hablar con tacto, sin herir susceptibilidades ni criticar.

-    Saber escuchar, pero sin dejar de tener iniciativa.

-    Contagiar entusiasmo por el proyecto.

-    No considerar que una entrevista a nivel Dirección es para recopilar información detallada.

-    Si es necesario, dejar abierta la posibilidad de una siguiente entrevista con una razón especifica

- Es necesario documentar cada entrevista en el menor tiempo posible transcurrido desde el término de ella, debiendo Considerar los siguientes puntos:

- Número secuencial de entrevista dentro de la investigación.

- Puesto del entrevistado.

- Funciones del entrevistado.

- Objetivo de la entrevista.

- Cuestionario de la entrevista.

-Observaciones.

- Conclusión de la entrevista.

- Persona y puesto siguiente ir entrevistar.

Si no se efectúa esta documentación al término de la entrevista, se pierden muchos aspectos correspondientes al objetivo de la investigación. Por lo tanto, se debe documentar cada una dé ellas dentro del desarrollo de la investigación.

b) Entrevistas a nivel operativo

Normalmente, este tipo de entrevistas está relacionado con el recorrido de la información. Esta forma de recopilación de información tiene por objetivo visualizar la operación real del sistema actual, y a fin de mecanizarlo, se deben considerar los siguientes elementos:

1. FLUJO DE DOCUMENTOS Y PROCEDIMIENTOS.

2. ENTRADAS AL SISTEMA.

3. RESULTADOS DEL SISTEMA ACTUAL.

4. OPERACIONES Y DECISIONES.

5. OBJETIVOS Y POLÍTICAS INTERNAS.

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