Con la limitaciones de toda generalización y su consecuente nivel de abstracción, es factible destacar algunas líneas de acción que debieran ser consideradas en toda empresa deseosa de superar las dificultades, en pos de lograr una mayor eficiencia, es decir una mejor asignación de recursos, para poder tender a el logro de objetivos concretos y específicos, (eficacia).
Entre otras, pueden citarse las siguientes líneas de acción a saber:
Revisión de la organización y de su estilo de conducción:
Un adecuado análisis de la estructura organizativa debe orientar acciones tendientes a lograr una clara definición y asignación de funciones y responsabilidades descentralizando las mismas, cuando ello resulte necesario, promoviendo la dotación de personal capacitado y la adopción de un estilo participativo en la gestión de la empresa.
No debería desperdiciarse la actuación de analistas o asesores externos tanto para el análisis del problema, como para la preparación e implementación de soluciones aunque se considera esencial que los mismos actúen en forma conjunta con el personal de la empresa que son los que deben aceptar los cambios propuestos como medio de facilitar la modificacion de sus actitudes.
Procedimientos formales de planeamiento estratégico:
Si bien es muy difícil establecer a priori modalidades y grado de formalidad y detalle del proceso de planeamiento este debe ser adoptado.
No deben estar ausentes instancias de toma de conciencia de las modificaciones en el contexto en que actúa la empresa siendo aconsejables reuniones periódicas entre los directivos y los responsables de las áreas funcionales (comercialización, producción, finanzas, relaciones industriales) cuando existe tal diferenciacion de funciones.
La participación de los mismos responsables y de otros agentes debe ser aprovechada para destacar los puntos dediles y fuertes, que presenta la empresa ante la coyuntura o tendencia, los cursos de acción viables para la compania y los que se suponen serán adoptados por los competidores.
También es factible la consulta a analistas externos y los sondeos entre el publico y proveedores sobre actitudes que puedan motivar algunas de las alternativas analizadas.
Este tipo de decisión debiera ser muy ilustrativo y conducir a decisiones con mayores probabilidades de resultar exitosas, a la vez que alertar sobre riesgos inminentes.
Presupuestacion y administración por objetivos:
Clasificadas las metas u objetivos generales y definidas las metas mas especificas, se pueden detectar las estrategias que permiten su mas acabada satisfacción con lo que se dan las condiciones para programar la actividad anual, como asimismo su seguimiento y control.
La definición precisa de objetivos o metas para cada área o unidad organizativa permitirá una adecuada coordinacion de las actividades respectivas y promover la favorable actitud de las encargados de alcanzarlas al saber de antemano que se espera de ellos y en base a que parámetros se calificara su desempeño.
El control continuado de las gestiones de producción ventas finanzas etc, es un elemento imprescindible en el planeamiento y presupuestacion, y los informes periódicos de resultados que en forma resumida deben llegar a los niveles superiores de la organización, permiten a estos seguir el desenvolvimiento de la empresa y estar en condiciones de introducir medidas correctoras en el momento oportuno. Un sistema de informes para la dirección conteniendo todos los indicadores relevantes debe estar disponible con la periodicidad deseada y servir de referencia en las reuniones que periodicamentre se realicen.
Las alternativas o proyectos que se presentan en reuniones deben apoyarse en argumentos racionales única forma de lograr que los demás entiendan y participen en su consideración.
Sistema de información, registración y control:
La empresa debe disponer de un muy eficiente sistema contable que brinde en el tiempo y forma requeridos la información necesaria a los fines del planeamiento y el control. Este requerimiento debe considerarse implícito en el mencionado en el párrafo anterior, pero su importancia y la reiterada comprobación de que solo es empleado en muchas empresas al solo efecto de servir a necesidades externas (entidades de crédito organismos fiscales) sugirió su explícita y especial referencia.
La contabilidad ya ha superado la etapa en que su función se agotaba en la registración histórica, hoy corresponde aceptar su importante función detectora de oportunidades de decidir (control de gestión), se requiere contabilizar metas, normas o estandares al mismo tiempo que datos históricos.
Por ello se habla de contabilidad sin aditamentos (gerencial o patrimonial) en el entendimiento que ella es única y que corresponde a normas o reglas de generalizada aceptación, y que los requerimientos de orden interno (control de informes, planeamiento) o externo (accionistas, entidades de crédito, proveedores, etc.) solo afectan aspectos de forma y detalle de la información.
La sensación de que la "organización se escapa de las manos" ante los primeros pasos de descentralización y delegación debe ser superada a través de un eficaz sistema de control, para lo cual es menester tener buena y oportuna información sobre las cosas, (datos administrativos y contables) sobre las personas, (que le sucede a todos) y un eficiente planeamiento y control presupuestario (ejecutado versus proyectado).
Respecto al control se puede decir que tiene dos manifestaciones en el ámbito de la empresa:
CONTROL INTERNO: verifica, comprueba, analiza e informa sobre aspectos vinculados a los registros documentos y estados contables. Se lo tilda de estático ya que se hace de acuerdo a un orden ya establecido. CONTROL DE GESTION: determina si los hechos u operaciones ya registradas (se los supone correctamente realizadose) son compatibles con los objetivos de política adoptados por la dirección y están conformes a los intereses actuales y futuros de la firma y/o empresa.
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