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Capítulo 14:

 Encabezados y pie de página en Word

En muchos libros, revistas, folletos impresos, etcétera, puedes observar que en la parte superior de los mismos aparecen los datos de la empresa que los publica y en la parte inferior otra información como el número de cada página, fecha de la impresión, etcétera.

Esta característica también la puedes utilizar tú y vamos a aplicarla a nuestro documento de práctica.

Ejecuta en la cinta de opciones el comando Encabezado de la ficha Insertar, en el grupo Encabezado y pie de página. Elige en el menú que se despliega el primer encabezado, "En blanco". Después de ejecutar esta acción, ocurren varias cosas a la vez, como se muestra en la figura 6.3:

ð Si estabas viendo el documento en un modo distinto a Diseño de impresión, automáticamente se cambia a ese modo de visualización.

ð Aparece en la cinta de opciones la ficha Encabezadoy pie de página, mostrando sus comandos perfectamente agrupados.

ð En la zona superior de la página que estás editando, aparece una línea discontinua separadora con una leyenda, Encabezado. En la parte inferior ocurre lo mismo con el pie de página. Dentro de esa zona delimitada hay un controlador de contenido. Es una característica nueva de Word, básicamente controla dónde y qué tipo de información podemos insertar; en este caso, solo texto, y está listo para que escribamos.

WORD

Figura 6.3. Edición del encabezado de un documento

Nota

Los encabezados y pies de página se muestran en el espacio que has indicado como margen superior e inferior respectivamente.

En la nueva ficha Encabezado y pie de página, puedes encontrar los siguientes grupos e iconos:

ð Botones Encabezado y Pie de página (grupo Encabezado y pie de página). Haz clic en ellos para cambiar el diseño de encabezado o pie de página que desea usar, de entre las opciones que se te dan. El encabezado o el pie se insertan en todas las páginas del documento. Si lo que quieres es quitarlos, al final del desplegable que aparece tienes esa opción.

ð Número de página (grupo Encabezado y pie de página) añade uno; la galería e diseños te deja elegir su posición en la página y el formato que prefieras (1, i o a, páginas x de y).

ð Fecha y hora (grupo Insertar): abre un cuadro de diálogo para decidir el formato en que se presentará la fecha actual que tiene el ordenador. De esta forma, cada vez que lo imprimas, podrás saber que día o a qué hora lo hiciste. Si aceptas sustituirá al controlador de contenido que tuvieras seleccionado.

ð Elementos rápidos (grupo Insertar): te permite insertar autotextos o bloques de creación que Word incluye por defecto o que puedes crear tú (lo veremos más adelante).

Nota

Word llama elementos rápidos a la información susceptible de reutilizarse, bien sean propiedades del documento o saludos, despedidas, firmas, etc. que podemos "encapsular" y volver a aplicar.

ð Imagen (grupo Insertar): abre un cuadro de diálogo similar al de Abrir que vimos en el capítulo 2 (fig. 2.3).

ð Imágenes prediseñadas (grupo Insertar): añade fotografías, películas y sonidos que contienen las colecciones de Office.

ð Botones Ir al encabezado e Ir al pie de página (grupo Exploración): conmutarán en función de dónde se encuentre el punto de inserción. Puedes saltar de uno a otro con ellos.

ð Botones Sección anterior y Sección siguiente (grupo Exploración): si hay varias secciones, te situarás en el encabezado/pie anterior. De esta forma, podrás copiar el encabezado/pie y con el siguiente icono volver al encabezado/pie de la sección que estabas editando para pegarlo y modi­ficarlo si lo deseas.

ð Vincular al anterior: si lo pulsas el encabezado y pie heredarán el formato y contenido del de la sección anterior.

ð Primera página diferente y Páginas pares e impares diferentes (grupo Opciones): esas opciones están en la pestaña Diseño del cuadro de diálogo Configurar página, y lo explicaremos a continuación.

ð Mostrar texto del documento (grupo Opciones): esta casilla hace que se muestre u oculte el texto del documento.

ð Grupo Posición: contiene casillas para especificar el espacio entre el límite de la hoja y el encabezado. También lo veremos en la pestaña Diseño en Configurar página.

ð Cerrar encabezado y pie de página: cierra la ficha en la cinta de opciones y se finaliza así la edición del encabezado y pie, los cuales contendrán lo que hayas espe­cificado.

¡Ya está bien de teoría! A practicar. Vamos a añadir a nuestro documento de práctica un encabezado y un pie aplicando lo anterior e, incluso, lo que ya hemos visto en otros capítulos y funciones nuevas.

1.  Ejecuta el Botón Office y lleva el ratón hasta Preparar, haz clic en Propiedades del documento.

2.  Aparece un panel de información del documento en el que vamos a rellenar los campos Autor y Título. Pon tu nombre y el texto "Curso de Word 2007" como título. Ciérralo cuando acabes con un clic en el botón con forma de aspa.

3.  Haz doble clic en el encabezado que creamos antes, seleccionando el controlador de contenido (figura 6.3).

4.  Escribe a continuación el texto "Archivo de prácticas". Selecciona ese texto y ponlo en tamaño 14 y negrita (utiliza la minibarra de herramientas, por ejemplo).

5.  Pulsa una vez la tecla espacio y selecciona el botón Elementos rápidos y, dentro de sus opciones, elige Propiedad del documento / Título (es el título que le dimos en el paso 2).

6.  Ahora selecciona el botón desplegable Pie de página y elige el segundo diseño, "En blanco (tres columnas)". Con el controlador de la primera columna seleccionado, en Elementos rápidos, elige ahora Propiedad del documento / Autor

7.  Selecciona el controlador de la segunda columna y pulsa el botón Núme­ro de páginas / Posición actual (quiere decir que respetará la posición del controlador y no reubicará) y el cuarto diseño del desplegable, "Corchetes".

8.  Nos queda la tercera columna, seleccionala y pulsa Fecha y hora. Acepta el primer formato de fecha.

9.  Haz clic en el icono Cerrar para acabar la edición del encabezado y pie de página.

Los datos que hemos incluido en el encabezado y pie de página puedes sustituirlos por los que quieras y, sobre todo, por los que mejor se adapten al tipo de documento que estés realizando.

Ejecuta ahora el comando Vista preliminar y haz clic en el icono Dos páginas. Puedes ver que el aspecto general de la página ha sido modificado, como se muestra en la imagen de la figura 6.4.

WORD

Figura 6.4. Documento con encabezado y pie de página en vista preliminar

Por último, vamos a hacer mención a la sección Encabezadosy pies de página que se encuentra dentro de la pestaña Diseño del cuadro de diálogo Configurar página (figura 6.5).

WORD

Figura 6.5. Ficha Diseño del cuadro de diálogo Configurar página

Tienes dos casillas de verificación: Pares e impares diferentes y Primera página diferente que te permiten tanto poner un encabezado/pie distinto para las páginas pares e impares como evitar el encabezado y pie en la primera página del documento (muy útil si esta página no es el texto propiamente dicho, sino una página de presentación).

Utilizando la sección Desdeel borde, puedes modificar la posición en la que se imprimirán el encabezado y el pie de página; por omisión, Word proporciona unas distancias y si observas los márgenes superior e inferior que Word tiene también por omisión (figura 6.2), entenderás que en el espacio dejado de margen superior e inferior se incluyen el encabezado y pie. Por tanto, debes tener en cuenta que las distancias que aquí indicas no son respecto a los márgenes, sino respecto a los bordes de la página.

Capítulo siguiente - Las secciones en Word

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