Capítulo 7:

 Evaluación de la gestión de personal (1/2)

Consideraciones previas

Cuando hablamos de estrategia señalamos una serie de actividades involucradas, entre ellas las de seguimiento y control. En este último capítulo describiremos algunos indicadores de gestión que nos permitirán ir controlando en qué medida la estrategia que diseñemos está logrando los objetivos deseados.

Desde el punto de vista organizacional, el control de resultados de gestión es tan importante como el diseño y la implementación de las estrategias. Veamos a qué nos estamos refiriendo. Varias de las funciones de personal exigen, si deseamos evaluar su funcionamiento efectivo, de parámetros de comparación. Si decimos que el proceso de selección está bien diseñado ¿Cómo podemos probarlo? O si decimos que hemos diseñado un adecuado sistema de evaluación del desempeño o de capacitación ¿Cómo podemos demostrarlo si nos piden que justifiquemos los gastos que ello implica?

La existencia de indicadores adecuados nos puede indicar la necesidad de hacer cambios en nuestrosprocesos o en nuestras estrategias. Puede hacer posible un proceso de retro-alimentación permanente.

Una consideración previa y que es fundamental. La definición y diseño de los indicadores de gestión de la organización, en su conjunto y para todas sus áreas, se escapa de la responsabilidad única de la Unidad de Personal. En aquellas organizaciones en las cuales existe una unidad de Desarrollo Organizacional, es ella quién se ocupa de esta función. De manera que en este curso sólo podemos limitarnos a dos cosas.

Por un lado dejar muy en claro que los indicadores de gestión, propios del área de RR.HH, que aquípresentaremos no son suficientes para tener una real evaluación de la estrategia global de RR.HH quese ha implementado.

Esos indicadores deben ser, necesariamente, relacionados con indicadores de gestión que midan la productividad, el rendimiento y el desempeño del resto de las áreas de la empresa. Por ejemplo, si no tenemos cómo medir el rendimiento de una cadena de producción o de un departamento de ventas en términos de productos elaborados o vendidos, no podemos tener una visión del comportamiento en el tiempo de su productividad. Y si no tenemos ese parámetro ¿Contra qué medidas haremos la comparación de los datos que nos entreguen los indicadores de gestión que nosotros hemos elaborado para evaluar nuestro efectivo desempeño como unidad de RR.HH?.  Por esta razón fundamental, los indicadores que presentaremos a continuación pueden resultar útiles más que nada para evaluar  la evolución en el tiempo de nuestra gestión, sin que nos de información muy rica sobre el aporte que la unidad está haciendo al resto de la organización. Pero, aún así, resulta útil tenerlos. Como podrán apreciar a medida que los describamos, al menos nos darán algunas luces sobre los resultados de nuestra estrategia, dándole un horizonte temporal a la evaluación como para saber si vamos o no en el camino correcto.

Veamos ahora algunas definiciones de base sobre qué es un indicador de gestión.

Los indicadores de gestión son variables que se eligen, en cada área de la organización, para medircuantitativamente los resultados de los procesos de trabajo que se han diseñado.

A cada variable se le socia valores esperados, con un definido rango de variación. Dichos valores tiene una finalidad, esencialmente de comparación. Las variables nos deben permitir comparar, por un lado,  el rendimiento de un proceso en el tiempo y, por otro lado,  compararlo con los resultados del mismo proceso en otras organizaciones. O en otras áreas dentro de la misma organización.

La selección de dichas variables  es uno de los elementos de mayor significado estratégico para tenerun control efectivo sobre dichos procesos. Sin medir resultados, no hay cómo evaluar procesos. Conla gestión sucede lo mismo. Sólo que es, en general, más difícil obtener indicadores cuantitativosexactos en algunas áreas del quehacer.

La elección de las variables para controlar los resultados de cada proceso dependerá de varios factores; algunos de ellos los enumeraremos a continuación:

• Tipo de actividades involucradas en el proceso.
• Grado de dificultad para medir sus resultados.
• Su relación con otros procesos desarrollados en la organización.
• Accesibilidad a la información cuantitativa relativa a sus resultados.
• Costos involucrados en las mediciones.
• Objetivos con los cuales fue diseñado el proceso.

Hechas estas consideraciones y aclaraciones, pasaremos a describir los indicadores de gestión que más se utilizan en el área de gestión de los recursos humanos.

Indicadores de Gestión de Recursos Humanos (IGRH)

Los indicadores de gestión más recurrentes en el área de gestión de personal son los siguientes.

1. Capacitación
2. Accidentes Laborales
3. Rotación de Personal
4. Ausentismo
5. Clima Laboral
6. Conflictos Laborales

Estos IGRH se miden en una constante en el tiempo, siendo posible compararse de mes en mes, de año en año, de empresa en empresa, incluso de país en país. En cualquier caso, lo más relevante será estandarizar las fórmulas de cálculo de las tasas con el objeto de que la medición tenga las mismas bases. Veamos ahora, cómo se pueden medir algunos de estos indicadores de gestión

1. Indicadores de Capacitación

En general, la capacitación es medida a través de dos fórmulas complementarias:

Número de horas de capacitación por trabajador al año.

Total de horas de Capacitación _________________________   = Horas por Trabajador Total de Trabajadores

Las horas de capacitación indican, más que nada, la magnitud del esfuerzo que ha realizado la unidad de personal en este terreno porque no nos dice nada acerca de la adecuación cualitativa de ese proceso; tampoco nos dice si la capacitación sirvió o no sirvió o si influyó o no en un posible aumento de la productividad. Variables como la productividad están influidas por muchos factores, no sólo por la capacidad individual de cada trabajador. Para tener una medida de la calidad de la capacitación que hemos ofrecido debemos relacionar el indicador de capacitación con los indicadores de productividad de las diferentes áreas, tal como lo mencionamos al principio.  

Costo de la capacitación: Aquí se incorpora el concepto de gasto o inversión. Esta distinción tiene que ver con un problema más de fondo. No es frecuente que actualmente se logre entender y aceptar que la capacitación es una inversión. Lo normal es que sea considerada un gasto. La fórmula general para introducir la variable costo es la siguiente:

Total de Gasto --------------------------------------      =          Gasto por Trabajador  Total de Trabajadores

Cualquiera sea el sistema que apoye el control de gestión,  debe considerar todas las combinaciones de información posibles de manera tal que cuando se elaboren los reportes de gestión, este sea los más real y automático posible. Una medición por persona, por centro de costo, por período, etc.

2. Indicadores Accidentabilidad

La Accidentabilidadcomo meta debería ser siempre cero, sin embargo la realidad dice que siempre va a haber un accidente o una hora perdida a  causa de un incidente laboral. Este indicador de gestión nos permitirá, sobretodo, hacer comparaciones internas en la organización y detectar a tiempo problemas que se puedan, luego,  agravar.

Hay tres fórmulas posibles, que son complementarias:

Número de días perdidos ____________________    = Tasa de Accidentabilidad por Trabajador  Total de Trabajadores

Nº de Accidentes con tiempo perdido X 1.000.000  _________________________________________= Índice de Frecuencia  Horas Efectivamente trabajadas

Nº de Días perdidos X 1.000.000  _________________________________________  = Índice de Gravedad Horas Hombre Efectivamente trabajadas

3. Rotación del personal

Existen dos tipos de rotación de personal. 

Una se refiere a la rotación de personas en términos de ingresos (altas) o salidas (bajas) de personasdesde y hacia la organización.

Su interpretación no siempre es absoluta. En términos generales, el exceso de rotación de personas se considera negativo, por distintas razones. Si las salidas son voluntarias, puede significar que el clima laboral en la empresa sea malo, que su sistema de remuneraciones esté bajo la media del mercado, que el sistema de ejercicio de la autoridad no es adecuado, que no exista un sistema eficaz de incentivos. En general, que sea el resultado de algún problema de gestión de la empresas. El exceso de rotación es negativo desde el punto de vista de la empresa, entre otras razones porque tiene un costo económico significativo (preparar a un trabajador cuesta tiempo y eso es costo) y porque genera problemas de imagen interna que derivan en trastornos del clima laboral. Sin embargo, al interpretar este indicador es conveniente hacerlo con una perspectiva más amplia. Puede suceder que la organización esté implementando cambios significativos en sus formas de operar, en sus tecnologías, en los procesos de innovación, o simplemente, que en el mercado externo haya problemas de tipo económico que obligan a disminuir personal.

Un segundo tipo de rotación de personal se refiere a cambios internos.

Hay personas que defienden la política de rotar al personal porque ello permite a cada trabajador tener una visión global del quehacer de la organización lo que, a su vez, permite entender mejor el objetivo de cada tarea y el aporte que cada uno hace a los objetivos globales de la empresa. Otros incluso consideran que la rotación puede ser una forma de capacitación y/o promoción. En todo caso, políticas de este tipo requieren una evaluación de costo-beneficio más rigurosa.

El índice para medir la rotación puede presentarse ya sea en forma mensual o anual y se compara con períodos anteriores. Muchas organizaciones establecen índices de gestión dando indicaciones de cuánto debería ser el límite del índice de rotación. Sin importar la forma de calcular o presentar los datos, lo más importante será comparar periodos y/o empresas con fórmulas similares.

Veamos algunas fórmulas para medir la rotación:

Ingresos + Salidas _______________             X         100                2 _____________________________ _______    = Tasa de Rotación 1  Total de Trabajadores del periodo

Salidas X 100 ___________________________        = Tasa de Rotación 2  Total de Trabajadores del periodo

Salidas por Renuncia Voluntaria X 100 _______________________________ = Tasa de Rotación     Total de Trabajadores del periodo

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