Capítulo 9:

 Las pérdidas de tiempo

Se han de identificar las pérdidas de tiempo y seguidamente desarrollar estrategias para reducir o eliminarlas.

Las pérdidas de tiempo son distintas formas de dejar de hacer las cosas  que tienen más valor e importancia según cada persona. Para algunos, una charla con un compañero puede  ser una pérdida de tiempo; para otros, esta seria una oportunidad para rebajar  las tensiones del día.

Algunos ejemplos típicos de pérdidas de tiempo serian: reuniones improductivas, interrupciones imprevistas, visitas inesperadas, llamadas telefónicas que podría atender otra persona, papeleo innecesario, dilaciones por inseguridad ante decisiones, viajes innecesarios o mal programados, etc.

Controlar  las interrupciones

Aunque como jefe, con frecuencia sufrirá interrupciones que deban ser atendidas de inmediato, por lo general se puede delegar el manejo de la interrupción. Sin embargo en los casos en los que sólo uno mismo puede atender la interrupción, conviene resolverla rápidamente para seguir con lo que se estaba haciendo. Se han de revisar los tipos de interrupciones que suceden con frecuencia e intentar desarrollar planes de contingencia.

Controlar las visitas imprevistas

Casi nunca se debe estar disponible para las visitas inesperadas. En algunos casos, puede ser necesario y/o adecuado recibir a una persona sin previa cita., sin embargo siempre que se pueda  se ha de derivar la visita imprevista a otra persona

Controlar el teléfono

Las llamadas telefónicas pueden ser una gran perdida de tiempo. Para evitarlo podemos controlar previamente quién llama, a través de otra persona, por ejemplo la operadora del teléfono. También podemos derivar previamente la llamada cuando sea posible.  Cuando las llamadas las realizamos o las atendemos personalmente hemos de tratar de  mejorar las aptitudes telefónicas para reducir el tiempo que se necesita pasar al teléfono. También se puede fijar una franja horaria del día para las llamadas telefónicas.

Controlar la burocracia

Se ha de manejar el papeleo una sola vez. Analizarlo, responder o gestionar, archivar, pasarlo a otra persona o tirarlo a la papelera. Si se ha de dar una respuesta rápida hacerlo telefónicamente o por correo electrónico.

Hay otro tipo de de pérdidas de tiempo que reducen las horas productivas.

Llegar tarde al trabajo.

Desayunos demasiado largos

Comidas de negocios interminables

Lectura de la prensa en horas de trabajo

Acceso a mail particular

Acceso a webs de ocio.

Acceso al facebook u otras redes sociales

Conversaciones telefónicas particulares.

Una auto crítica sincera puede ayudarnos a ver distintas pérdidas de tiempo que reducen las horas productivas de trabajo en la empresa.

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