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Hojas de cálculo Excel

Autor: Julián Casas
Curso:
7,25/10 (4 opiniones) |19922 alumnos|Fecha publicación: 16/06/2010
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Capítulo 8:

 Excel. Formato de las celdas

Después de aprender a cambiar el formato del contenido de cada una de las celdas vamos a ver cómo cambiar el aspecto de las celdas: los bordes y el relleno.

Cambiar el relleno

Para cambiar el tipo de relleno de una o varias celdas:

1.  Selecciona la celda o celdas cuyo relleno quieres cambiar.

2.  Ejecuta el comando Formato, y Formato de celdas para que aparezca el cuadro de diálogo Formato de celdas.

3.  Haz clic sobre la pestaña Relleno para ver su contenido, como muestra la figura 9.7.

4.  Selecciona un color de relleno.

5.  Si no quieres un relleno de color liso, abre el cuadro de lista Estilo de trama y selecciona uno de los tipos de tramados de la parte superior. Inicialmente utilizará el primer color seleccionado y la trama en negro.

6.  Para cambiar el color de tramado vuelve a abrir el cuadro de lista Color de trama y selecciona el color que desees para el tramado.

7.  Para aplicar el relleno elegido a las celdas seleccionadas, haz clic sobre el botón Aceptar.

 relleno formato de celda

Figura 9.7.  Cuadro de diálogo Formato de celdas (Relleno) 

Cambiar los bordes de las celdas

Además de colorear el fondo de las celdas también puedes cambiar el borde de una o varias permitiendo así que el contenido quede enmarcado. Inicialmente las celdas aparecen separadas unas de otras con una línea atenuada que después no sale en el papel. Si quieres cambiar estos bordes para que en el papel se muestren de una manera concreta puedes utilizar los pasos siguientes:

1.  Selecciona la celda o celdas cuyos bordes quieres cambiar.

2.  Ejecuta el comando Formato, y Formato de celdas.

3.  En el cuadro de diálogo Formato de celdas, haz clic sobre la pestaña Bordes para ver su contenido (figura 9.8).

4.  En la sección Línea puedes seleccionar el estilo de línea que quieres usar y el color de la misma.

5.  En la sección Preestablecidostienes tres botones con los que puedes aplicar bordes con un solo clic: Ninguno, Contorno o Interior.

6.  La sección Borde te permite personalizar los bordes de las celdas seleccionadas; para ello selecciona primero el tipo y el color de línea y después haz clic sobre el borde al que deseas aplicar ese tipo. Esta opción permite que cada línea tenga un tipo diferente.

7.  Cuando todo esté a tu gusto haz clic sobre el botón Aceptar.

 bordes formato de celdas

Figura 9.8.  Cuadro de diálogo Formato de celdas (Bordes) 

Autoformato

Después de crear una hoja de cálculo e introducir en ella los correspondientes datos, puede que te interese darle un formato rápido con el que no perder un tiempo valioso. Para solucionar esto, Excel viene provista de una función especial llamada Autoformato pero hay que buscarla: haz clic derecho en la barra de herramientas de acceso rápido y elige personalizarla. En la ventana que aparece has de buscar el comando Autoformato y agregarlo a la barra de acceso rápido.

Ahora, para aplicar un autoformato a unos datos puedes seguir estos pasos:

1.  Selecciona las celdas de la hoja a las que deseas aplicarle un formato predeterminado.

2.  Ejecuta Autoformato en la barra de acceso rápido.

3.  En el cuadro de diálogo Autoformato (figura 9.9) selecciona uno de los tipos de formatos que te muestra.

4.  Haz clic sobre el botón Opciones para ver las diferentes opciones que te ofrecen los autoformatos.

5.  Selecciona las opciones a las que desees que se aplique el formato seleccionado.

6.  Haz clic sobre el botón Aceptar y verás que rápido ha resultado dar formato a una hoja.

 autoformato

Figura 9.9.  Cuadro de diálogo Autoformato 

Formato condicional

Esta opción te permite personalizar aún más el formato que se le asigna a una hoja, ya que con ella puedes hacer que determinadas celdas o partes de una hoja tengan un formato (relleno, líneas, tipo de letra, etc.) dependiendo del resultado que ofrezcan. Así, por ejemplo, puedes hacer que el color de relleno de algunas celdas cambie a rojo cuando su contenido es negativo y sea azul cuando el contenido es positivo.

Si quieres asignar un formato condicional a un grupo de celdas puedes seguir estos pasos:

1.  Primero selecciónalas y ve a la ficha Inicio, grupo Estilos.

2.  Ejecuta el comando Formato condicional y luego Administrar reglas para que se muestre el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales (figura 9.10).

administrador de reglas

Figura 9.10.  Administrador de reglas de formato condicionales

3.  Crea una nueva regla y establece el tipo de condición y qué valores deben darse.

4.  Según el tipo de regla haz clic sobre el botón Formato y te mostrará el cuadro de diálogo Formato de celdas para que en él decidas las características que debe tener el texto, el relleno y los bordes de las celdas seleccionadas en caso de cumplirse la condición establecida.

5.  Cuando hayas terminado, haz clic sobre el botón Aceptar. Y ya puedes probar cambiando datos de la hoja para ver si cambia el formato cuando la condición se cumpla.

Buscar y reemplazar

Cuando se trabaja con pequeñas hojas de cálculo, todo el contenido se muestra en pantalla y con un golpe de vista se puede localizar inmediatamente cualquier dato, sin embargo, cuando trabajamos con grandes hojas de cálculo son muchas las líneas por las que tenemos que ir desplazándonos para localizar un dato. En estos casos se hace totalmente necesario el uso del comando Buscar que se explica a continuación:

1.  Ejecuta el comando Buscar y seleccionar en la ficha Inicio, y luego Buscar...

2.  En el cuadro de diálogo Buscar escribe el dato (texto, cantidad, fecha, etc.) que deseas buscar.

3.  En Opciones especifica si buscar por filas o por columnas.

4.  En la opción Buscardentro de especifica también si la búsqueda debe realizarse dentro de las fórmulas, dentro de los valores o dentro de los comentarios.

5.  Especifica también si quieres que coincidan las mayúsculas y las minúsculas y si debe o no buscar celdas completas.

6.  Finalmente, haz clic sobre el botón Buscar siguiente y te mostrará en pantalla la primera celda que encuentre con los valores que has buscado.

Si no sólo quieres buscar algo, sino que además deseas que ese algo sea sustituido por otro dato diferente debes ejecutar el comando Buscar y seleccionar, y luego Reemplazar; establece en el cuadro el dato que buscas y el dato por el que debe reemplazarlo en caso de encontrarlo. Si haces clic sobre el botón Reemplazar cambiará ese dato y mostrará el siguiente buscado. Si quieres que cambie todos los datos que buscas haz clic sobre el botón Reemplazar todos.

Insertar comentarios

Un comentario puede servirte para comprender el contenido de una celda, para recordarte algo o para ofrecerte algún tipo de aclaración. Estos comentarios no ocupan espacio por lo que se pueden realizar con todo lujo de detalle y vienen a ser como las notas de quita y pon que podemos usar en nuestra mesa.

Para crear un comentario, activa la celda en la que deseas insertarlo, ve la ficha Revisar de la cinta de opciones y ejecuta el comando Nuevo comentario del grupo de comandos Comentarios. Aparecerá un pequeño recuadro de color amarillo para que teclees en él el texto que quieras. Los puntos de control que tiene el recuadro puedes utilizarlos para cambiar el tamaño de la nota.

La celda en la que se introduce el comentario muestra un pequeño triángulo rojo en la esquina superior derecha; cuando se coloca el puntero sobre la celda del comentario, la nota se abre de manera automática.

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