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Los mapas mentales como herramienta de empresa

Autor: Gestión 21
Curso:
8,88/10 (8 opiniones) |10332 alumnos|Fecha publicación: 19/04/2006
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Capítulo 6:

 Ejemplo concreto II. Planificando un proyecto

En este ejemplo vamos a ver cómo utilizar un mapa mental para planificar un proyecto de empresa que queremos llevar a cabo. La aproximación práctica a dicho proyecto es sólo una de muchas, no es necesario seguir estrictamente este esquema ni es el único camino válido.

Teniendo esto en cuenta y ayudándonos con la herramienta Freemind, comenzamos a trazar nuestro mapa.

Primero, para formar el esqueleto básico, identificamos las cosas que debemos tener en cuenta y controlar. Estas partes fundamentales que serán nuestro esqueleto pueden ser: los Objetivos del proyecto (es decir qué queremos conseguir), los Recursos Disponibles que tenemos (es decir, el equipo implicado en el proyecto), las Necesidades que podamos tener (de software, de aprendizaje, etc.) y las Tareas a ejecutar. Por último creamos otro apartado que llamamos "Otros" para ir poniendo aquello que surja y no entre dentro de la estructura planificada. Vemos una primera imagen de como quedarían estas líneas maestras.

Ejemplo concreto II. Planificando un proyecto

Este proyecto lo vamos a hacer simple por motivos de espacio, aunque siempre aplicado a la realidad. El equipo encargado se junta para realizar entre todos el plan.

Comenzamos planteando los objetivos de la Web, es decir para qué la hacemos y qué queremos conseguir. Los deseos de la dirección son mejorar la imagen de empresa, establecer un nuevo canal de contacto y llegar a un nuevo público, ya que la empresa es conocida a nivel comunidad autónoma, pero no en el resto del país.

Esos tres objetivos se plasman con nuevas ramas que surgen del apartado objetivos. Para el planificador afloran enseguida implicaciones relacionadas con estos objetivos como que será necesario un diseño profesional, hacer la web interactiva para que la gente pueda comunicar fácilmente, etc. Todo ello se apunta convenientemente.

Ejemplo concreto II. Planificando un proyecto

Después pasamos a los recursos que tenemos y las necesidades que hay que cubrir para que el proyecto se desarrolle adecuadamente.

Definimos las personas y su ocupación y vemos qué nos hace falta (en este caso un programa de diseño gráfico, ya que la empresa no posee uno, registrar un dominio y contratar un alojamiento web)

Ejemplo concreto II. Planificando un proyecto

Vamos ahora a definir las tareas que tenemos que realizar.

Una vez sabemos lo que queremos (los objetivos) con qué contamos (los recursos) y qué nos falta y es necesario (las necesidades) podemos pasar a definir con garantías las tareas y quien las hace.

Ya que el mapa mental hace uso de opciones visuales, colores e imágenes y el uso inteligente de estos elementos puede optimizar enormemente un mapa, vamos a ver un sencillo truco para enlazar visualmente tareas con los recursos de modo que todo el mundo sepa de un vistazo lo que debe hacer y que no implique el uso de gran cantidad de flechas de unión (entre tareas y recursos) que harían confuso el mapa.

Se asigna a cada persona/recurso del proyecto un color (azul, verde, rojo...) y vamos a colorear cada tarea en nuestro mapa con el color de la persona/recurso que está encargada de la misma, con eso en mente comenzamos a definir tareas, surgiendo de dicha rama de Tareas otras sub-ramas según vayamos definiendo y vamos coloreándolas de color adecuado.

Ya que hemos definido una serie de necesidades, las primeras tareas están enfocadas, obviamente, a cubrirlas, después vamos definiendo más en el orden en que las debemos hacer y si alguna que se nos ocurre debe ir antes que otra que ya hemos puesto, no pasa nada, pues arrastrando las tareas podemos ponerlas donde deseamos. Veamos como va quedando el mapa.

Ejemplo concreto II. Planificando un proyecto

Para dar mayor profundidad al mapa, se pueden insertar iconos que sepamos qué significan al primer vistazo (como por ejemplo el de lápiz al lado del diseño, que significa que hay que trabajar más sobre ello) también imágenes o archivos anexos (El freemind nos permite anexar a una rama un archivo de nuestro ordenador, como un Word, por ejemplo, de manera que, pinchando ahí, se abre el archivo). Para tener controladas las tareas y cuando deben ejecutarse puede insertarse una rama que salga de cada una de ellas y que sea la fecha y le daremos un formato de color adecuado para que destaque. Así desplegando una tarea se podrá ver primero la rama donde especifica la fecha de entrega, después más ramas con notas sobre la tarea, con archivos anexos a valorar, con el resultado final, etc.

Participando todo el equipo en la creación del mapa mental, todo el mundo tiene una imagen clara y visual de cómo se organizar el proyecto, qué debe hacer y cuál es su papel en el engranaje central. De un vistazo se recuerda todo lo hablado en el proyecto, se ven las fechas, se pueden desplegar las partes que corresponden a cada uno, tener a mano todas las partes del proyecto...

Como se puede apreciar esamos planificando perfectamente todas las implicaciones de un proyecto sin perder nada y de una manera global y eficiente.

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