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Microsoft Word 97

Autor: Diego Acevedo Mira
Curso:
8,40/10 (5 opiniones) |27082 alumnos|Fecha publicación: 23/06/2006
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Capítulo 18:

 Cómo escribir documentos largos

UTILIZACIÓN DEL MODO DE PRESENTACIÓN ESQUEMA PARA ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS.

El modo de presentación Esquema puede ser de gran ayuda a la hora de planificar u organizar un documento, e incluso mientras se está introduciendo el grueso del texto del documento.

CÓMO ACTIVAR EL MODO DE PRESENTACIÓN ESQUEMA.

Para activar el modo de presentación Esquema, se pulsa Esquema en el menú Ver o se pulsa el botón Vista Esquema de la barra de herramientas de desplazamiento horizontal. En el modo de presentación Esquema, el término título se refiere a cualquier párrafo al que se le haya asignado uno de los estilos de título incorporados: Título 1 al Título 9. El estilo Título 1 corresponde al nivel más alto y no aparece sangrado. El estilo Título 2 corresponde a un nivel inferior y aparece con un sangrado pequeño cuando se muestra en el modo de presentación Esquema, el estilo Título 3 corresponde a un nivel más bajo y aparece con un sangrado algo mayor y así sucesivamente. El término texto independiente se refiere a todos los párrafos visibles en el modo de presentación Esquema a los que no se ha asignado uno de los estilos de título incorporados.

En el modo de presentación esquemática, Word muestra uno de los siguientes símbolos por delante de cada párrafo:

Cómo escribir documentos largos

El término subtexto se refiere tanto a los subtítulos como al texto independiente que van inmediatamente a continuación de un título.

Si ha asignado los estilos Título 1 a Título 9 a los títulos de su documento, Word sangrará adecuadamente los títulos cuando los muestre en modo de presentación Esquema y el documento aparecerá en una presentación esquemática.

CAMBIO DE LOS NIVELES DE TÍTULO.

Puede utilizar los tres primeros botones de la barra de herramientas Esquema, para cambiar el nivel de título, convertir un párrafo de texto independiente en un título, o convertir un título en un párrafo de texto independiente.

Consejo.

Para seleccionar un título junto con todo su subtexto, pulse simplemente sobre el símbolo que aparece delante del título.

Para cambiar el nivel de un título, haga lo siguiente:

1.     Sitúe el punto de inserción en el título que quiere cambiar o seleccione los distintos títulos en los que quiere aumentar o disminuir el nivel.

2.     Para cambiar el nivel de un título al siguiente nivel superior, pulse el botón Aumentar nivel, o para cambiar el nivel del título al siguiente nivel inferior, pulse el botón Disminuir nivel.

Como alternativa, puede pulsar la combinación Alt + Mayús + Tecla de flecha izquierda o Mayús + Tab para aumentar el nivel, o puede pulsar la combinación Alt + Mayús + Tecla de flecha derecha o Tab para disminuirlo.

Consejo.

Para introducir un espacio de tabulación en la vista Esquema, pulsa CTRL + TAB.

También puede cambiar el nivel de un título y de todos los subtítulos que le siguen arrastrando el símbolo del título a la izquierda para aumentarlo, o a la derecha para disminuirlo.

Cuando Word cambia el nivel de un título, le asigna un nuevo estilo de título.

Puede convertir un párrafo de texto independiente en un título aumentando o disminuyendo su nivel, utilizando los métodos que se acaban de describir. Puede seleccionar más de un párrafo de texto independiente, pero no puede incluir un título en la selección. Si aumenta el nivel de un párrafo de texto independiente, éste pasa al nivel del título que le pierde, y si disminuye el nivel, se transforma en un título de un nivel inferior al del título que le precede.

Consejo.

Utilización de accesos directos para convertir rápidamente títulos y textos.

Para transformar un título de un párrafo de texto independiente, sitúe el punto de inserción dentro del título y pulse el botón Disminuir a texto, o, si Bloq Num está desactivado, pulse Alt + Mayús + 5. Word asignará el estilo Normal al párrafo.

También puede convertir cualquier párrafo a un título sin estar en el modo presentación Esquema seleccionando el párrafo, eligiendo la opción Párrafo del menú Formato, pulsando la ficha Sangría y espacio y eligiendo el estilo de título deseado en la lista Nivel de esquema.

CÓMO MOVER BLOQUES DE TEXTO.

Puede mover uno o más párrafos rápidamente utilizando estos dos botones de la barra de herramientas Esquema.

Los párrafos pueden ser títulos o texto independiente. Éste es el procedimiento a seguir:

1.     Sitúe el punto de inserción en el párrafo que quiera mover o seleccione los distintos párrafos que quiera cambiar de lugar.

2.     A continuación pulse el botón Mover hacia arriba para situar el párrafo por encima del párrafo anterior o el botón Mover hacia abajo para situar el párrafo por debajo del siguiente párrafo.

Alternativamente, puede pulsa la combinación Alt + Mayús + Tecla de flecha arriba para mover el párrafo hacia arriba, o pulsar la combinación Alt + Mayús + Tecla de flecha abajo para mover el párrafo hacia abajo.

3.     Pulse el botón o combinación de teclas correspondientes tantas veces como sea necesario para situar el párrafo en la posición final deseada.

También puede mover rápidamente un párrafo arrastrando el símbolo del párrafo hacia arriba o hacia abajo en el documento.

CÓMO CONTRAER Y EXPANDIR EL TEXTO.

Para ocultar el subtexto - subtítulos o texto independiente - que va a continuación de un título, siga esta serie de pasos:

1.     Sitúe el punto de inserción en el título o seleccione varios títulos a los que quiere que afecte.

2.     Pulse el botón Contraer, o pulse la tecla menos. Word ocultará el nivel inferior de subtexto que aparece a la vista.

3.     Continué pulsando el botón Contraer hasta que haya ocultado el número de niveles deseado.

Para que se vuelva a mostrar el subtexto contraído, utilice el mismo procedimiento, pero en el paso 2, pulse el botón Expandir, o pulse la tecla más del teclado numérico.

También puede contraer totalmente un título (es decir, ocultar todo su subtexto) haciendo una doble pulsación sobre su símbolo.

Para expandir totalmente el título, se vuelve a hacer una doble pulsación.

También puede cambiar los niveles de los títulos que se muestran a lo largo de todo el documento. Para mostrar solamente los títulos del nivel 1, pulse el botón Mostrar títulos nivel 1 o pulse Alt + Mayús + 1. Para mostrar los títulos de los niveles 1 y 2, pulse el botón Mostrar títulos nivel 2 o pulse Alt + Mayús + 2. Observe que todos estos botones y combinaciones de teclas ocultan el texto independiente.

 Para mostrar todos los títulos, incluyendo el texto independiente, pulse el botón Mostrar todos los títulos o pulse Alt + Mayús + T o el asterisco del teclado numérico, de forma que el botón Todo de la barra de herramientas Esquema aparezca pulsado. Para mostrar todos los niveles de título sin mostrar el texto independiente, vuelva a pulsar el botón Todo o el asterisco, de forma que el botón no aparezca pulsado.

Por último, puede mostrar solamente la primera línea de todos los párrafos de texto independiente pulsando el botón Mostrar sólo primera línea o pulsando la combinación Alt + Mayús + L, de forma que la opción Mostrar sólo primera línea esté activada.

Para ocultar el formato de carácter que haya asignado, pulse el botón Mostrar formato o pulse la barra del teclado numérico de forma que el botón no aparezca pulsado. Word mostrará todos los caracteres con formato de carácter Normal. Esto no elimina el formato de carácter que se haya asignado, simplemente hace que no se vea en la pantalla. Para volver a ver todas las características de formato de carácter que se han asignado se pulsan de nuevo el botón o la tecla, de forma que el botón aparezca pulsado.

Por último, al pulsar el botón Vista Documento maestro se activa el modo de presentación Documento maestro. Al pulsar de nuevo este botón se vuelve al modo de presentación Esquema. El modo de presentación Documento maestro le permite dividir un documento grande de Word en subdocumentos, cada uno de los cuales pertenece a un solo documento maestro.

DESPLAZAMIENTO POR TÍTULOS DE UN ESQUEMA.

En Office 97, Word ofrece dos nuevas características que permiten desplazarse rápidamente a un título en particular de n documento. Estas características ofrecen razones extra para incluir los títulos de esquema en los documentos.

En primer lugar, al arrastrar el cuadro de desplazamiento de la barra vertical, Word muestra el número de página de la posición actual del documento, así como su título de esquema correspondiente.

Para localizar un título en particular, basta con arrastrar el cuadro de desplazamiento hasta ver el título correspondiente y soltar a continuación el botón del ratón.

Otra característica que facilita el desplazamiento por los títulos es el Mapa del documento, que aparece en un panel aparte de la ventana del documento. Para mostrar el Mapa del documento, elija la opción Mapa del documento en el menú Ver o pulse el botón Mapa del documento de la barra de herramientas Estándar.

El Mapa del documento permite ver todos los títulos del esquema, incluso sin estar en la vista Esquema.

Para hacer que Word se desplace a un título en particular del documento, seleccione ese título en el Mapa del documento.

CÓMO IMPRIMIR UN ESQUEMA.

Para imprimir todo el documento, puede pulsar el botón Todo de la barra de herramientas Esquema o salir del modo de presentación Esquema antes de imprimir.

COMO AÑADIR NOTAS A PIE DE PÁGINA Y NOTAS AL FINAL.

Para añadir una nota de pie de página o una nota al final a un documento, haga lo que se indica a continuación:

1.     Sitúe el punto de inserción en el lugar en que quiera incluir la marca de referencia para la nota a pie de página o para la nota al final.

2.     Elija Nota al pie del menú Insertar para abrir el cuadro de diálogo Notas al pie y notas al final.

3.     Seleccione la opción Nota al pie para crear una nota a pie de página, o Nota al final para crear una nota al final.

4.     En el área Numeración, elija el tipo de marca de referencia que desea insertar, del siguiente modo:

·        Para utilizar un número, letra o símbolo generado automáticamente como marca de referencia, elija Autonumeración.

·        Para utilizar una marca de referencia personalizada, elija Marca personal y escriba un carácter, como el asterisco, en el cuadro Marca personal.

5.     Para modificar el tipo de numeración que inserta la opción autonumeración, o para definir otras opciones para las notas al pie o las notas al final, pulse el botón Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de notas.

6.     Pulse el botón Aceptar del cuadro de diálogo Notas al pie y notas al final.

7.     Escriba el texto correspondiente a la nota la pie o la nota al final.

Consejo.

Para añadir rápidamente una nota al pie o una nota al final utilizando Autonumeración y todas las demás opciones implícitas, sitúe el punto de inserción en el lugar en el que quiere poner la marca de referencia y pulse Alt + CTRL + O para una nota al pie y Alt + Ctrl + L para una nota al final.

Para eliminar una nota al pie o una nota al final, basta con seleccionar la marca de referencia y pulsa la tecla Supr. Word eliminará tanto la marca de referencia como el texto de la nota.

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