Excel maneja todo tipo de datos.Utilizando las herramientas de este completo programa es posible realizar desde un control de gastos hogareños hasta la administración de una empresa .Por ejemplo Excel permite efectuar cálculos , mostrar resultados según determinadas condiciones , trabajar con datos variables ,filtrar información con las herramientas para las bases de datos , generar macros para automatizar tareas y resumir los datos en gráficos .Tomaremos como ejemplo una planilla que permitirá ir registrando las ventas de los distintos empleados de una empresa y luego calcular los totales y las comisiones que le corresponde a cada uno. Generaremos una hoja por cada trimestre de facturación y relacionaremos un resultado final utilizando los datos incluidos en las diferentes hojas del libro de Excel.
Sumar las ventas
Luego de ingresar los títulos y los datos de los vendedores en la primera hoja para calcular el total de ventasefectuados en un periodo es posible utilizar la herramienta autosuma, una función para realizar difeentes cálculos de forma sencilla.
1-Seleccione en donde ubicara el resultado por ejemplo columna d fila 10 , 2- presione la flecha que se encuentra a la derecha del boton autosuma en la barra de herramientas estándar .Se desplegaran las diferentes opciones entre las cuales debe elegir la operación que desea realizar , suma ,3-Seleccionar con el mouse las celdas a sumar en este rango aparecerá un rectángulo de líneas punteadas ejemplo D4:D7 y en la celda D10 se vera la función suma con el rango ingresado automáticamente .Presione la tecla enter y Excel realizara el calculo.
Los porcentajes
Cada uno de los vendedores recibe un porcentaje de la venta a modo de comisión esta varia cada periodo y se registra manualmente en la celda B14 2-Entonces seleccione esa celda e ingrese 0.1.Asi podrá realizar operaciones utilizando ese valor como un porcentaje en este caso el 10% de la venta .Luego para aplicar el formato de porcentaje haga clic en el botón estilo porcentual de la barra de herramientas de formato .El calculo de las comisiones se realizara en la columna E .En la celda E3 escriba el titulo comisión ,luego en E4 escriba la formula =D4*B14 a través de la cual obtendrá el 10% (dato de la celda B14) total de ventas del primer vendedor celda D4.
Al copiar formula
Luego de obtener el primer valor es posible copiar o estirar las formulas a las celdas inferiores y obtener las comisiones de cada vendedor. Al realizar este procedimiento notara que las celdas muestran el valor 0 .Debe saber que las formulas y valores de Excel al ser copiadas o movidas se adaptan a su nueva posición en la planilla .De este modo las referencias a otra celda se mueven junto con la formula .Notara este efecto si selecciona la celda E5 los datos que multiplica son los del vendedor de esa fila .Pero asi cómo desplazo esta referencia una celda hacia abajo también modifico la correspondiente al porcentaje.
Para evitar este problema y hacer que una referencia quede fija por mas que se mueva la formula es necesario anteponer el signo$ a cada una de sus coordenadas (columna y fila) en el ejemplo si utiliza la formula =D4*$B$14 en la celda E5 al copiarla esta cambiara automáticamente y se convertirá en D5*$B$14, como las ventas del empleado no son las mismas que del anterior este valor debe buscarse en D5 y no en D4.Esta referencia que se modifica al copiarla o al mover de lugar se conoce en Excel como relativa mientras que la posición que queda fija en este caso $B$14 es la referencia absoluta.
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