Normalmente, las empresas suelen contar con normas, criterios y pautas que determinan la organización y planificación del trabajo, adaptándose así a las políticas de la misma, por ejemplo, los protocolos de almacenamiento y custodia de la documentación y el archivo, la organización de la agenda de trabajo, etc.
Pero es evidente que aunque la empresa marque determinados protocolos en materia de planificación y organización, existen otros que dependen exclusivamente del propio trabajador y que podrán afectar en mayor o menor medida a su trabajo. Pasemos a considerar algunos de ellos:
El tiempo
El tiempo es finito, por lo tanto, administrar y gestionar correctamente éste supondrá una de las tareas más importantes a considerar por todo profesional del secretariado y que le permitirá optimizar este bien escaso. Por todo ello, es necesario tener en cuenta estos consejos que a continuación le ofrecemos:
1. Durante la jornada laboral existen los denominados “tiempos muertos”, es decir, el tiempo que perdemos en: buscar algo que no está debidamente colocado, pasearnos por algún pasillo o planta para buscar algo o a alguien, realizar tareas innecesarias o improductivas (llamadas de teléfono personales, navegar por Internet para ocio propio, etc.), en realizar una mala gestión de llamadas telefónicas, etc. Ese tiempo muerto resulta muy significativo en nuestras tareas cotidianas, sino, anote en una jornada ordinaria el tiempo que pierde o que no es productivo para su empresa o trabajo y se sorprenderá.
Pues bien, si el tiempo muerto lo eliminamos o lo reducimos empleándolo para realizar otras tareas, convertiremos un tiempo improductivo en productivo, ganaremos tiempo, acabaremos nuestras tareas con tiempo y no nos agobiaremos.
Para eliminar o minimizar el tiempo muerto tendremos que tener en cuenta las siguientes consideraciones:
La imagen siguiente, muestra una pequeña hoja de cálculo ideal para gestionar tareas:
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Anote en una hoja de cálculo Excel todas las tareas que tenga pendientes en un período de tiempo concreto (por ejemplo, una semana). Lo ideal es que estas tareas sean profesionales, si no es así, anote tareas personales. En la hoja de cálculo deberá indicar la fecha de solicitud (cuando se dio por enterado de dicha tarea) y la fecha crítica, es decir, cuando debería estar finalizada, además, añadiremos un campo denominado “severidad” o “criticidad” y éste podrá tener los valores: alta, media y baja. Una vez añadidas todas las tareas, con un simple filtro ordenaremos por criticidad y contaremos el número de éstas, es decir, el número de tareas con criticidad alta, media y baja. Si damos una nota de 3 puntos a las altas, 2 a las medias y un 1 a las bajas, podremos sacar nuestros propios resultados. La idea es sencilla, si tiene 30 tareas y su nota son 90 puntos, su ineficacia es absoluta. Ahora compruebe sus resultados y recuerde: a mayor nota, más ineficacia y peor organización de su trabajo.
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2. El orden. ¿Por qué el orden influye en el tiempo? Es evidente que si no hay orden, el tiempo de búsqueda se incrementa y aumenta el tiempo muerto.
Tanto el área de trabajo (despacho, sala, oficina, etc.), mobiliario, equipos informáticos y todos los accesorios que forman parte del lugar de trabajo deberán estar perfectamente distribuidos y ordenados de una manera funcional, práctica y a la vez estética, que permita ofrecer un lugar de trabajo agradable y cree una buena sensación a cualquier persona que acceda a la sala o despacho donde nos encontremos trabajando.
Es necesario que toda la información esté actualizada y ordenada, por ello, debemos contar con bases de datos, ficheros Excel actualizados en versiones, protegidos ante personal ajeno y disponer siempre de copias de seguridad (backup) que permitan restaurar posibles pérdidas de información.
Recuerde: “cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa”.
3. El archivo. El archivo suele ser un elemento de consulta habitual y que de no está correctamente clasificada la información, puede llevar tiempo encontrar un determinado documento o dosier.
Existen distintos criterios o técnicas que permiten clasificar correctamente un archivo, algunas de ellas, vendrán definidas por las propias empresas, no obstante, todo profesional deberá conocer los criterios a seguir que le permitan clasificar toda la información, de esta forma, disminuiremos el tiempo en la búsqueda de la misma. Destinaremos otro curso para profundizar más en este concepto.
4. La distribución del espacio de trabajo. Se ha demostrado que un espacio de trabajo bien distribuido, con un entorno agradable, una buena iluminación, así como una disposición de elementos funcionales y ergonómicos, hacen disminuir la fatiga aumentando por consiguiente el rendimiento del trabajador, lo que implica un incremento de la eficiencia y una disminución del tiempo para abordar las tareas cotidianas, por tanto, tanto los trabajadores como las empresas, deberán tener en cuenta este aspecto.
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Cursos para compartir lo que sabes
EJERCICIO 1: Este sencillo ejemplo es muy común en cursos de secretariado, dirección de proyectos y en general cualquier curso que tenga que ver con el tema tratado. Los resultados sorprenden muy a menudo a los alumnos; por ello, se lo planteamos ahora a usted.
